1. Pengertian manajemen, tingkatan manajemen dan Manajer
A. Mengapa kita memerlukan manajemen,bagaimana manajemen didefinisikan, apakah manajemen termasuk seni atau ilmu, dan bagaimana pula pengertian manajemen sebagai profesi ?
Manajemen sangat diperlukan dalam suatu organisasi, baik itu organisasi yang mencari keuntungan maupun tidak. Suatu organisasi pasti punya tutuan tujuan yang ingin dicapai. Dan yang namanya organisasi pasti terdiri dari anggota lebih dari satu atau mungkin ratusan ribu. Masing-masing anggota punya tujuan-tujuan pribadi, sifat, karakter, kelebihan, kekurangan yang berbeda-beda satu sama lain. Organisasi juga punya bagian-bagian yang punya fungsi, tanggung jawab dan cara kerja sendiri-sendiri dan kadang-kadang malah saling bertentangan satu sama lain, contohnya bagian pemasaran ingin mempromosikan pruduk secara besar-besaran dengan biaya besar, sedangkan bagian keuangan akan berusaha untuk menekan pengeluaran.
Didalam organisasi juga pasti ada keinginan agar tujuan secepatnya tercapai, tepat sasaran atau tidak melenceng, organisasi terus berkembang berkesinambungan, dan terus dicari jalan agar dapat menekan biaya / pengorbanan sekecil-kecilnya, tapi mendapat output yang sebesar-besarnya.
Dengan melihat banyak sekali kendala-kendala dan hambatan-hambatan serta keinginan - keinginan organisasi untuk lebih maju, maka mutlak diperlukan manajemen. Dengan manajemen yang bagus dan sesuai dengan organisasi yang ada, tujuan organisasi akan cepat tercapai, tujuan organisasi akan tepat sasaran, ada keharmonisan antar anggota organisasi, pengeluaran dapat ditekan dan pendapatan meningkat, organisasi juga dapat terus dikembangkan lebih besar. Tercapainya tujuan organisasi baik tujuan ekonomis, social atau politik, sebagian besar tergantung pada kepada kemampuan para manajer dalam organisasi yang bersangkutan.
Jadi Manajemen diperlukan dalam segala bidang, bentuk dan organisasi serta tipe kegiatan. Dimana orang- orang saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.
Mendefinisikan manajemen ada berbagai ragam, ada yang mengartikan dengan ketatalaksanaan, manajemen pengurusan dan lain sebagainya. Pengertian manajemen dapat dilihat dari tiga pengertian.
1. Manajemen sebagai suatu proses
2. Manajemen sebagai suatu kolektivitas manusia
3. Manajemen sebagai ilmu ( science ) dan sebagai seni
Manajemen sebagai suatu proses. Pengertian manajemen sebagai suatu proses dapat dilihat dari pengertian menurut :
a. Encylopedia of the social science, yaitu suatu proses dimana pelaksanaan suatu tujuan
tertentu dilaksanakan dan diawasi.
b. Haiman, manajemen yaitu fungsi untuk mencapai suatu tujuan melalui kegiatan orang
lain, mengawasi usaha-usaha yang dilakukan individu untuk mencapai tujuan
c. Georgy R. Terry, yaitu cara pencapaian tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu
dengan melalui kegiatan orang lain.
Manajemen sebagai kolektivitas yaitu merupakan suatu kumpulan dari orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan bersama. Kolektivitas atau kumpulan orang- orang inilah yang disebut dengan manajemen, sedang orang yang bertanggung jawab terhadap terlaksananya suatu tujuan atau berjalannya aktivitas manajemen disebut Manajer.
Manajemen sebagai suatu ilmu dan seni, melihat bagaimana aktivitas manajemen dihubungkan dengan prinsip - prinsip dari manajemen. Pengertian manajemen sebagai suatu ilmu dan seni dari :
1. Chaster I Bernard dalam bukunya yang berjudul The function of the executive, bahwa
manajemen yaitu seni dan ilmu, juga Henry Fayol, Alfin Brown Harold, Koontz Cyril
O’donnel dan Geroge R. Terry.
2. Marry Parker Follet menyatakan bahwa manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan
pekerjaan melalui orang lain
Banyak ahli memberikan makna manajemen dalam prespekstif ilmu pengetahuan adalah sebagai berikut:
* Reitz (1985) menyebutkan sebagai “ management thinking “,
* Stoner (1996) menyebutnya sebagai “ Management thory”,
* Shrode (1974) menyebutnya sebagai “management science”
* Handoko (1997) cenderung melihat manajemen sebagai kombinasi antara ilmu
(science) dan seni (art).
* Edgar H. Schein melihat manajemen sebagai profesi
Beberapa orang menyebut manajemen sebagai ilmu dikarenakan penggunaan pe-
Mecahannya menggunakan asumsi dan landasan berfikir secara ilmiah, sehingga dapat dikaji dan dipelajari. Sedangkan manajemen dilihat sebagai seni, karena dalam setiap masalah manajemen dapat dipecahkan dengan berbagai model dan sangat dipengaruhi oleh pengalaman, intuisi seni para manajer dalam memberikan jalan keluar atau mela-
kukan pekerjaan.
Pada akhirnya, pemberian makna manajemen tersebut di atas sangat mempengaruhi cara pandang orang memberikan batasan manajemen itu sendiri.
Manajemen adalah proses perencanaan , pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha - usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya - sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
Manajemen Sebagai Ilmu Dan Sebagai Seni
Manajemen merupakan suatu ilmu dan seni, mengapa disebut demikian, sebab antara keduanya tidak bisa dipisahkan. Manajemen sebagai suatu ilmu pengetahuan, karena telah dipelajari sejak lama, dan telah diorganisasikan menjadi suatu teori. Hal ini dikare- nakan didalamnya menjelaskan tentang gejala-gejala manajemen, gejala - gejala ini lalu diteliti dengan menggunakan metode ilmiah yang dirumuskan dalam bentuk prinsip -prinsip yang diujudkan dalam bentuk suatu teori.
Manajemen sebagai Ilmu artinya juga manajemen memenuhi kreteria ilmu dan metode
keilmuan yang menekankan kepada konsep-konsep, teori, prinsip dan teknik pengelolaan.
Sebagai lmu pengetahuan manajemen memiliki cirri-ciri ilmu pengetahuan yaitu :
a. Tersusun secara sistematis atau teratur.
b. Dapat dipelajari dan diajarkan
c. Menggunakan metode-metode ilmiah.
d. Mempunyai prinsip-prinsip tertentu.
e. Dapat dijadikan teori.
f. Obyektif dan Rasional
Sedang manajemen sebagai suatu seni, disini memandang bahwa di dalam mencapai suatu tujuan diperlukan kkerja sama dengan orang lain, nah bagaimana cara memerintahkan pada orang lain agar mau bekerja sama. Pada hakekatnya kegiatan manusia pada umumnya adalah managing ( mengatur ) untuk mengatur disini diperlukan suatu seni, bagaimana orang lain memerlukan pekerjaan untuk mencapai tujuan bersama.
Manajemen sebagai Seni, kemampuan pengelolaan sesuatu itu merupakan seni
menciptakan atau biasa disebut kreatifitas ( daya cipta yang timbul dari dalam untuk
mewujudkan sesuatu ), dan merupakan keterampilan seseorang ( kemahiran yang dipe-roleh dari pengalaman )
Dalam bukunya “Principles of Management” George R Terry membedakan seni dan
ilmu dalam manajemen sebagai berikut :
I l m u
Kemajuan diperoleh dengan Ilmu.
Pembuktian
Ramalan
Menentukan
Ukuran-ukuran.
S e n i
Kemajuan diperoleh dengan praktek.
Perasaan
Terkaan
Menggambarkan
Pendapat-pendapat
Manajemen Sebagai Suatu Profesi
Dalam jaman modern ini semua jenis kegiatan selalu harus dimanajemeni, dalam arti aturan yang jelas, dan sekarang boleh dikata bahwa bidang manajemen sudah merupakan suatu profesi bagi ahlinya. Mengapa demikian karena dalam kegiatan apapun pekerjaan harus dikerjakan secara efisien dan efektif, sehingga diperoleh masukan atau input yang besar.
Edgar H Schein dalam bukunya yang berjudul organization socialization and the profession of Managemen menguraikan karakteristik atau criteria - kriteria sesuatu bisa dijadikan suatu profesi yaitu :
1. Para professional membuat keputusan atas dasar prinsip-prinsip umum yang berlaku
dalam situasi dan lingkungan, hal ini banyak ditunjang dengan banyaknya pendidikan-
pendidikan yang tujuannya mendidik siswanya menjadi seorang professional.
Misalnya Akademi Pendidikan Profesi Manajemen, kursus - kursus dan program-
program latihan dan lain sebagainya.
2. Para profesioal memperoleh status dengan cara mencapai suatu standar prestasi kerja
tertentu, ini tidak didasarkan pada keturunan, favoritas, suku bangsa, agama dan
kriteria- kriteria lainnya.
3. Para professional harus ditentukan oleh suatu kode etik yang kuat.
Jadi intinya manajemen sebagai profesi adalah dapat dipelajari oleh siapapun dan dimanapun.
Tujuan organisasi memiliki manajer
Manajer, yaitu orang yang mengarahkan aktivitas dari orang lainnya, timbul dan dibutuhkan karena adanya suatu organisasi. Organisasi di dunia ini bervariasi jenisnya mulai dari ukuran, struktur, sumber daya, karyawan, serta tujuannya, tetapi biasanya memiliki karaktristik umum yang sama.
Biasanya, suatu organisasi adalah kumpulan (group) dari dua atau lebih orang yang ada dan beroperasi untuk mencapai suatu objectives. Objectives adalah tujuan (goal)-target yang dituju/hasil yang akan dicapai melalui perencanaan dan tindakan. Objectives ini dilakukan dengan menyediakan barang dan jasa kepada anggota organisasi atau lingkungan di luar organisasi. Tanpa adanya kontrol, anggota dari suatu organisasi mungkin bekerja yang menurut pendapat mereka akan ikut memberikan andil bagi pencapaian objectives, sedangkan pada kenyataannya mereka bekerja ke arah yang sebaliknya. Untuk mencegah terjadinya kekacauan ini dan menjamin koordinasi kerja untuk mencapai objectives, manajer dibutuhkan
Kebutuhan Universal akan Manajer
Manajer ditermukan pada seluruh organisasi. Kadang-kadang manajer hanya diasumsikan bekerja di sektor swasta, untuk profit organisasi, tetapi kenyataannya mereka dibutuhkan dimanapun dalam organisasi. Misal, jika kia menemui ketua jurusan maka kita akan menemui seorang manajer.
Apa yang manajer lakukan? Apakah semua pekerjaan manajemen sama? Jika ada perbedaan, apakah perbedaaan tersebut?
Apakah manajemen itu
Manajemen adalah suatu proses untuk menetapkan dan mencapai tujuan melalui pemanfaatan lima fungsi dasar dengan menggunakan manusia (human), finansial, bahan (material) dan sumber informasi.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan pada definisi ini :
Manajer membuat keputusan untuk membuat dan mencapai tujuan. Pengambilan keputusan merupakan bagian penting dari seluruh aktifitas manajemen.
Manajer melakukan tugas melalui orang. Ketika manajer mendapatkan finansial, bahan, dan sumber informasi untuk organisasi, manajer bekerja melalui anggota organisasi untuk mencapai objectives.
Untuk mencapai tujuan ini, manajer harus melaksanakan lima fungsi dasar. Fungsi manajemen adalah lima aktivitas dasar yang manajer lakukan untuk mencapai tujuan organisasi : planning, organizing, staffing, directing, dan controlling.
Lingkungan Manajer
Environment dari suatu manajer sekarang ini bertambah kompleks. Banyak perubahan terjadi pada industri dewasa ini : perubahan bisnis (Barito Pasific), perubahan struktur (PJKA, BCA), downsizing (Astra), penutupan pabrik (Indorayon), merger (Bank Mandiri) dan lain sebagainya. Penyesuaian perubahan yang terjadi hari-ke-hari dari suatu bisnis/kegiatan membuat suatu manajemen menjadi komplek dan menarik. Pada saat ini manajer memiliki bermacam kepentingan untuk membagi waktu yang dimiliki, seperti kapasitas untuk menyerap teknologi baru, keluwesan dalam mengadaptasi perbedaan budaya yang timbul karena perubahan jaman dan lain sebagainya.
Isu utama yang dihadapi manajer dewasa ini adalah : internalization, perhatian terhadap etika, serta penekanan pada Total Quality Management. Perusahaan dituntut untuk dapat bersaing di tingkat internasional dengan mengadaptasi metode-metode manajemen yang belum pernah dilakukan. Masyarakat juga menuntut perusahaan untuk lebih menjunjung etika dalam menjalankan bisnisnya dan lain sebagainya. Manajer harus dapat mencari jalan menyeimbangkan bermacam tuntutan tersebut.
Mitos dan kenyataan dari pekerjaan manajer
Mitos 1 : Manajer adalah pembuat keputusan yang sistematis. Masyarakat percaya bahwa
manajer memiliki waktu untuk merencanakan dan bekerja secara sistematis.
Realita : manajer memiliki banyak pekerjaan sehingga hanya sedikit pekerjaan yang
dapat direncanakan.
Mitos 2 : Manajer yang efektif tidak memiliki tugas rutin yang harus dilakukan. Berdasar
mitos ini,manajer sudah menetapkan semuanya di depan dan tinggal mengawasi
jalannya pekerjaan tersebut.
Realita : meskipun tiap hari disibukkan menangani beberapa masalah, manajer memiliki
tugas rutin yang harus dilakukan
Mitos 3 : Pekerjaan manajer menjadi sebuah ilmu
Realita : pekerjaan manajer lebih mengutamakan seni daripada ilmu
Siapakah Manajer itu
Cara terbaik untuk menentukan siapa manajer tersebut adalah dengan jalan mengetahui tingkat dan area dari manajemen
Tingkat (level) dari manajemen
Apakah manajer adalah sama untuk suatu organisasi. Jawabannya bisa ya bisa pula tidak. Semua manajer melakukan fungsi manajemen yang sama, tetapi perbedaan posisi dalam suatu perusahaan membutuhkan penekanan fungsi yang berbeda. Kebanyakan organisasi membentuk hirarki manajemen, atau macam-macam tingkatan manajemen, biasanya berbentuk piramida. Kita dapat membagi hirarki tersebut menjadi tiga bagian :
1. Top manajemen terdiri dari manajer utama dari suatu organisasi-chief executive officer
Atau presiden direktur, serta satu tingkat di bawahnya (subordinat) yang biasanya
disebut vice presiden / wakil direktur. Top manajemen bertanggung jawab terhadap
keseluruhan manajemen dari suatu organisasi.Bertugas objective dari suatu organisasi,
goal (tujuan), dan kebijaksanaan operasional.
2. Midlle manajemen meliputi seluruh manajer yang tingkatannya di bawah vicepresident
tetapi di atas tingkatan supervisor. Manajer tingkatan ini bertanggung jawab terhadap
pelaksanaan objective dan kebijaksanaan yang telah dibuat oleh top manajemen.
Beberapa perusahaan memiliki dua atau tiga tingkatan middle manajer. Manajer pabrik
dan sales manajer adaloah contoh dari middle manajemen.
3. First Line Manajemen, atau supervisor, adalah manajer pada tingkatan operasional,
level terendah dari suatu manajemen. Memiliki tanggung jawab untuk me-manage
group tempat mereka berada dan untuk mencapai tingkat kerja yang diinginkan suatu
organisasi. Bawahan yang dimiliki manajer ini adalah karyawan bagian operasional.
Area dari Manajemen
Manajer juga dapat diidentifikasi dari jenis pekerjaannya, aktifitas, atau fungsi yang ditangani. Jenis yang paling umum adalah marketing (pemasaran), operation, finance (keuangan), serta human resources (sumber daya manusia).
Marketing Manager. Manajer pemasaran bertanggung jawab untuk melakukan riset serta pengembangan produk, begitu pula mengenai penetapan harga, promosi, serta strategi distribusi dari suatu organisasi.
Operation Manager. Manajer operasi bertanggung jawab dalam semua aktivitas yang berhubungan dengan penciptaan produk atau jasa dati suatu organisasi. Mereka menangani pengawasan inventori, plant layout, pengawasan produksi, sera quality control.
Finance Manager. Manajer keuangan bertanggung jawab untuk mengelola asset finansial dari suatu organisasi. Manajer pada bagian ini bertanggung jawab terhadap akuntansi, investasi, budgeting, serta pengawasan finansial.
Human Resourse Manager. Manajer sumber daya bertanggung jawab terhadap semua elemen yang meliputi sumber daya manusia dari suatu organisasi. Tugasnya meliputi rekruitmen, penseleksian, orientasi kerja, dan pengembangan sumber daya yang dimiliki, juga membuat sistem kompensasi bagi karyawan.
Manajer fungsional bertanggung jawab pada satu kegiatan organisasi, seperti produksi pemasaran, keuangan dan lain sebagainya, manajer umum membawahi unit yang lebih rumit misalnya sebuah perusahaan cabang atau bagian operasional yang independen yang bertanggung jawab atas semua kegiatan unit.
Fungsi - fungsi Manajemen yang harus dilaksanakan para manajer
Dalam Manajemen terdapat fungsi-fungsi manajemen yang terkait erat di dalamnya. Pada umumnya ada empat (4) fungsi manajemen yang banyak dikenal masyarakat yaitu fungsi perencanaan (planning), fungsi pengorganisasian (organizing), fungsi pengarahan (directing) dan fungsi pengendalian (controlling). Untuk fungsi pengorganisasian terdapat pula fungsi staffing (pembentukan staf). Para manajer dalam organisasi perusahaan bisnis diharapkan mampu menguasai semua fungsi manajemen yang ada untuk mendapatkan hasil manajemen yang maksimal.
Di bawah ini akan dijelaskan arti definisi atau pengertian masing-masing fungsi manajemen - POLC :
1. Fungsi Perencanaan / Planning
Fungsi perencanaan adalah suatu kegiatan membuat tujuan perusahaan dan diikuti dengan membuat berbagai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan tersebut.
2. Fungsi Pengorganisasian / Organizing
Fungsi perngorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumber daya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan.
3. Fungsi Pengarahan / Directing / Leading
Fungsi pengarahan adalah suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat, dinamis, dan lain sebagainya.
4. Fungsi Pengendalian / Controling
Fungsi pengendalian adalah suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan.
Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan.
adapun fungsi-fungsi manajemen adalah;
Perencanaan (Planning)
Kegiatan seorang manajer adalah menyusun rencana. Menyusun rencana berarti memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Agar dapat membuat rencana secara teratur dan logis, sebelumnya harus ada keputusan terlebih dahulu sebagai petunjuk langkah-langkah selanjutnya.
Pengorganisian (Organizing)
Pengorganisasian atau organizing berarti menciptakan suatu struktur dengan bagian-bagian yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga hubungan antarbagian-bagian satu sama lain dipengaruhi oleh hubungan mereka dengan keseluruhan struktur tersebut.
Pengorganisasian bertujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Selain itu, mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut.
Menggerakkan (Actuating)
Menggerakkan atau Actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya adalah menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau penuh kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan (leadership).
Pengawasan (Controling)
Pengawasan merupakan tindakan seorang manajer untuk menilai dan mengendalikan jalannya suatu kegiatan yang mengarah demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan
Fungsi Manajemen pada semua level
Tanpa memandang posisi, atau tingkatan manajemen, seluruh manajer melakukan pekerjaan yang sama. Mereka melaksanakan lima fungsi manajemendan bekerja melalui dan dengan yang lain untuk membuat dan mencapai tujuan organisasi. Perbedaan terletak pada jumlah waktu dan penekanan masing-masing fungsi juga berbeda.
Top Manajemen, Fungsi perencanaan pada manajer puncak terdiri dari pengembangan tujuan serta objective umum dari suatu organisasi, serta kebijakan utama yang harus dlaksanakan oleh middle serta first line manajer. Organizing pada tingkat atas adalah pengembangkan keseluruhan struktur dari suatu organisasi untuk mendukung rencana serta mendapatkan sumber daya.
Middle manajemen, pekerjaan utama middle manajer adalah mengembangkan strategi untuk melaksanakan konsep dasar yang telah ditentukan oleh top manajemen. Sebagai contoh jika manajer pada Dell Computer memutuskan pendapatan keuntungan 10%, middle manajer harus mendefinisikan tujuan yang mereka miliki untuk mencapai keuntungan tersebut.
First-line Manajemen, first line manajer hanya berkonsentrasi pada tanggungjawab yang mereka miliki.
Gambar 1.2 Fungsi Manajemen pada Beberapa Tingkatan Manajemen
Peran Manajemen (Management Roles)
Untuk mengerjakan fungsi-fungsi manajemen, setiap manajer harus mempunyai beberapa peran. Role adalah kumpulan harapan untuk tingkah laku manajer. Henry Mintzberg telah menganalisa perilaku manajemen dan menemukan 10 role, yang dapat digolongkan menjadi tiga kategori.
Interpersonal Role
Interpersonal role berperan dalam hubungan antara manajer dengan lainnya. Hal ini timbul dari posisi formalseorang manajer dan kewenangan yang dimiliki.
Figurehead, seorang manajer adalah kepala dari unit kerja, apakah itu divisi, departemen, atau bagian. Karena posisi tersebut, manajer harus secara rutin melakukan beberapa tugas seremonial, seperti menerima tamu, menghadiri pernikahan bawahan.
Leader, manajer harus membuat suatu environment. Manajer akan memeainkan peran sebagai leader untuk meningkatkan kinerja karyawan., mengurangi konflik, memberikan umpan-balik, dan lain-lain.
Liaison, manajer berinteraksi dengan orang lain selain atasan dan bawahan, mereka bekerja dengan manajer dari departemen lain, supplier, pelanggan.
Informational Role
Sebagai hasil dari kontak di dalam atau di luar organisasi, manajer biasanya memiliki lebih banyak informasi disbanding anggota lain di bagian staff
Monitor, manajer secara kontinyu memonitor lingkungan untuk menentukan apa yang sedang terjadi.
Diseminator, manajer memberikan ke bawahan beberapa informasi yang secara normal tidak bisa didapatkan oleh mereka.
Spokesperson, manajer adalah orang yang berbicara mewakili unit kerja ke orang di luar lingkungan itu.
Decisional Role
Peran ini focus pada penetapan dari beberapa pilihan
Entrepreneur, jika seorang manajer dihadapkan pada beberapa ide atau metode baru untuk meningkatkan kerja unitnya, maka manajer harus melaksanakan peran sebagai entrepreneur.
Disturbance handler, ketika bagian dari ligkungan kerja keluar dari pengawasan, maka manajer harus mengangani krisis tersebut.
Resource allocator, manajer menentukan siapa di dalam unit kerjanya yang mendapatkan sumber daya dan bagaimana cara masing-masing untuk mendapatkan hal itu.
Negosiator, manajer dibutuhkan untuk melakukan negosiasi denga supplier dan lain sebagainya.
Kemampuan manajemen (manajement skills)
Kemampuan teknik (technical skills)
Meliputi pengetahuan dan kemampuan menggunakan proses, pekerjaan, teknik, serta alat pada spesialisasi bidang yang manajer tersebut berada.
Human Skills
Kemampuan untuk berinteraksi dan berkomunikasi dengan orang lain. Seorang manajer harus berusaha untuk memahami, bekerja dengan, untuk membangun sebuah lingkungan kerja yang baik dari sebuah tim
Kemampuan Konseptual (Conceptual Skills)
Adalah kemampuan untuk melihat sebuah organisasi secara keseluruhan dan melihat bagian yang satu berhubungan dan bergantung dengan yang lain.
Jumlah Kemampuan Yang Dibutuhkan Pada Beberapa Tingkatan
Atau dengan kata kain ketrampilan yang harus dimiliki
1. Keterampilan konseptual
Manajer tingkat atas ( top manager ) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi yang ia pimpin . Keterampilan ini sering disebut sebagai keterampilan kosepsional (conceptional skill). Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk menciptakan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.
2. Keterampilan komunikasi atau kemanusiaan
Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang laion yang disebut juga keterampilan kemanusiaan (human skill).
Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang [persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbutka kepada atasan. Keterampilan kberkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, mengengah maupun bawah.
3. Keterampilan teknis
Keterampilan terakhir yang merupakan bekal bagi seorang manajer adalah keterampilan teknis (technical skill). Keterampilan ini apda umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya memperbaiki mesin, membuat kursi, merangkai bunga dan keterampilan teknis yang lain.
Manajer di masa depan
Pekerjaan yang paling penting yang harus dihadapi manajer di masa depan. Dalam pemikiran saya, ada lima tantangan serius yang harus dihadapi manajer puncak. Pertama, harus memiliki kompetensi yang sempurna untuk mampu mengelola semua sumber daya berwujud yang di miliki perusahaan. Kedua, memiliki kualitas untuk memotivasi sumber daya manusia. Ketiga, memiliki kualitas untuk membangun hubungan positif dengan stakeholder’s. Keempat, memiliki kualitas dan wawasan untuk menghadapi perubahan keinginan pasar. Kelima, memiliki kreatifitas, dan kualitas dalam memahami produk atau jasa. Beberapa tahun terakhir ini, perubahan keinginan pasar yang begitu cepat, produk – produk yang semakin berusia singkat merupakan tonggak penunjuk dan batu peringatan bagi seorang manajer. Manajer masa depan haruslah seorang pemimpin yang telah belajar bersama waktu untuk mengerjakan semua tugas dan tanggung jawab berdasarkan rencana yang baik dan seimbang dengan perubahan dahsyat yang sedang terjadi pada saat ini. Manajer masa depan juga berarti manajer hari ini yang seharusnya mulai membangun dirinya dan mengembangkan potensi dirinya untuk mengembangkan kualitas, karakter, perilaku, nilai positif, prinsip sukses, dan keberanian dalam menghadapi setiap tantangan dan perubahan.
Manajer masa depan harus mengisi pikirannya dengan fakta, bahwa manusia adalah harta terbesar dan terpenting dari organisasi perusahaan. Sebagai pemimpin ia wajib menunjukan kekuatan manajerialnya dalam bentuk perilaku dan hubungan kerja bersama tim besar nya di perusahaan. Para manajer yang berwawasan luas dan berpengetahuan positif sudah lama membuang hierarki, dan banyak melibatkan pikiran positif, niat sukses bersama, dan kekuatan kualitas keterampilan dalam membangun struktur kerja yang lebih bersemangat dan produktif. Bangunan struktur kerja baru tersebut mengeluarkan sumber daya manusia dari dalam kotak hierarki lama dan menggerakkan mereka ke dalam sistem manajemen yang lebih efisien, disiplin, fleksibel, produktif, berkualitas, berketerampilan tinggi, dan mencuatkan kreatifitas dalam semangat tanggung jawab sukses bersama.
Manajer masa depan sudah waktunya untuk mengembangkan kepemimpinan yang terpencar dan beragam membagi kepemimpinan pada sudut terjauh dari lingkar untuk mengungkap kekuatan tanggung jawab bersama. Pemimpin membangun sumber daya perusahaan yang meliputi manusia, organisasi, uang, modal, utang, dan pasar. Keragaman lingkup pekerjaan, para pelanggan, dan stakeholder’s yang terkait akan menyadari sendiri saat mereka melihat kekuatan dan kemampuan perusahaan dalam menjawab tantangan masa depan.
Manajer masa depan mampu mempertahankan visi masa depan organisasi dan dengan setengah memaksa mengobarkan semangat yang dibutuhkan untuk membangun perusahaan. Manajer memobilasi orang orang di sekitar misi organisasi, memantapkan suatu kekuatan dalam masa yang tidak menentu di masa depan. Koordinasi sekitar misi ini menggerakan suatu kekuatan yang ditransformasikan menjadi satu ke tempat kerja, dimana karyawan dan tim dapat menyatakan diri mereka sendiri dalam pekerjaan dan menemukan signifikasi melampaui tugas, saat mereka mengelola misi. Melalui suatu fokus yang tetap pada misi, manajer puncak seharusnya memberi kepada staf – staf nya yang tersebar dan beraneka ragam suatu kesadaran arah yang jelas dan peluang untuk menemukan makna dalam pekerjaan mereka.
Manajer seharusnya tahu bahwa mendengarkan pelanggan dan belajar apa yang ia beri nilai “sambil menggali di lapangan” akan merupakan komponen penting, bahkan lebih penting di masa depan ketimbang masa kini. Persaingan global dan lokal makin cepat, dan kebutuhan untuk memfokuskan pada apa yang dibutuhkan pelanggan akan makin kuat.
Setiap orang akan mengamati manajer masa depan, sama seperti kita mengamati yang sekarang ini ada, untuk melihat apakah praktik bisnis dari organisasi sudah sejalan dengan prinsip yang dianut oleh manajer. Dalam semua interaksi, dari yang terkecil sampai yang terbesar, perilaku dari manajer yang baik akan menghargai keluhuran dan harga diri dari mereka yang membangun perusahaan.
Makna sosial terpenting dari manajer masa depan adalah cara mereka menghayati totalitas kepemimpinan, tidak sekedar memasukkan “organisasi saya” tetapi juga menjangkau ke luar dinding organisasi. Manajer yang baik menyadari arti penting mereka yang membangun perusahaan, nilai dari tempat kerja yang mengembangkan sumber daya manusia untuk berprestasi adalah penting untuk kelanjutan misi, serta perlunya suatu tim kerja yang sehat untuk tercapainya sukses perusahaan. Manajer yang bijaksana akan merangkul semua yang terlibat dalam lingkaran yang mengitari perusahaan, organisasi, orang, kepemimpinan, dan masyarakat.
Tantangan yang berasal dari luar organisasi memerlukan banyak perhatian, komitmen, dan semangat sebagai tugas yang paling penting di dalam organisasi. Manajer masa depan akan membangun sumber daya manusia yang sehat dengan semangat yang sama dengan semangat saat mereka membangun perusahaan yang sehat, produktif, dengan menyadari bahwa organisasi dengan kinerja tinggi tidak dapat hidup jika perusahaan tersebut mengecewakan orang orangnya dan hidup dalam suatu perusahaan tanpa sistem dan kepastian masa depan.
Pada saat ini kesetiaan karyawan kepada perusahaan semakin berkurang, dan kepercayaan perusahaan kepada karyawan juga semakin berkurang. Hal ini merupakan pesan yang jelas bagi manajer masa depan. Persaingan yang keras dalam dunia bisnis dan semakin materialistisnya manusia mengakibatkan hancur dan punahnya filosofi kesetiaan dan kerja sama abadi. Pengurangan tenaga kerja bukanlah solusi yang sehat, tetapi memompa semangat ,etos kerja dalam memandu visi, prinsip, dan nilai perusahaan akan membangun kepercayaan, semangat, dan kreativitas internal perusahaan.
Manajer yang cerdas akan mampu meramalkan waktu yang menguntungkan, dan waktu untuk lebih waspada menghadapi tantangan. Manajer adalah seorang pemimpin yang memiliki kompetensi terbaik untuk memberi harapan dan motivasi bagi kehidupan semua sumber daya manusia yang ada di perusahaannya, serta mempunyai keberanian untuk mengambil sikap dan tindakan tepat mengenai semua isu, prinsip, visi, misi, operasional dan kebijakan strategi perusahaan dan mampu secara bijaksana mengendalikan semua potensi resiko yang bisa terjadi. Manajer masa depan sebaiknya bersikap lebih hati – hati dalam menghadapi berbagai spekulasi bisnis. Kualitas kepemimpinan seorang manajer masa depan dan manajer hari ini harus terjawab dari perilaku, wawasan, pengetahuan, karakter, kekuatan positif, dan mental sukses seorang manajer pemenang yang harus ada di dalam lubuk hati terdalam.
PERKEMBANGAN TEORI MANAJEMEN
A. Pengantar
Perkembangan teori manajemen sampai pada saat ini telah berkembang dengan pesat. Tapi sampai detik ini pula belum ada suatu teori yang bersifat umum ataupun berupa kumpulan-kumpulan hokum bagi manajemen yang dapat diterapkan dalam berbagai situasi dan kondisi. Para manajemen banyak mengalami dan menjumpai pandangan-pandangan tentang manajemen, yang berbeda adalah dalam penerapannya.
Dalam bab ini akan dikupas tiga aliran pemikiran manajemen, yaitu :
1. Aliran klasik yang terbagi dalam manajemen ilmiah dan teori organisasi klasik.
2. Aliran hubungan manusiawi, disebut sebagai aliran neoklasik atau pasca klasik.
3. Aliran manajemen modern.
Disamping itu akan dibicarakan juga dua pendekatan manajemen yaitu :
1. Pendekatan sistem (System Approach)
2. Pendekatan kontingensi (Contingency Approac)
B. Teori Manajemen Klasik
Ada dua tokoh manajemen yang mengawali munculnya manajemen, yaitu :
1. Robert Owen (1771 1858)
Dimulai pada awal tahun 1800-an sebagai Manajer Pabrik Pemintalan Kapas di New Lanark, Skotlandia. Robert Owen mencurahkan perhatiannya pada penggunaan faktor produksi mesin dan faktor produksi tenaga kerja. Dari hasil pengamatannya disimpulkan bahwa, bilamana terhadap mesin diadakan suatu perawatan yang baik akan memberikan keuntungan kepada perusahaan, demikian pula halnya pada tenaga kerja, apabila tenaga kerja dipelihara dan dirawat ( dalam arti adanya perhatian baik kompensasi, kesehatan, tunjangan dan lain sebagainya) oleh pimpinan perusahaan akan memberikan keuntungan kepada perusahaan. Selanjutnya dikatakan bahwa kuantitas dan kualitas hasil pekerjaan dipengaruhi oleh situasi ekstern dan intern dari pekerjaan. Atas hasil penelitiannya Robert Owen dikenal sebagai Bapak Manajemen Personalia.
2. Charles Babbage (1792 1871)
Charles Babbage adalah seorang Profesor Matematika dari Inggris yang menaruh perhatia dan minat pada bidang manajemen. Dia dipercaya bahwa aplikasi prinsip-prinsip ilmiah pada proses kerja akan menaikkan produktivitas dari tenaga kerja menurunkan biaya, karena pekerjaan-pekerjaan dilakukan secara efektif dan efisien. Dia menganjurkan agar para manajer bertukar pengalaman dan dalam penerapan prinsip –prinsip manajemen. Pembagian kerja ( devision of labour ), mempunyai beberapa keunggulan, yaitu :
1. Waktu yang diperlukan untuk belajar dari pengalaman-pengalaman yang baru.
2. Banyaknya waktu yang terbuang bila seseorang berpindah dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain akan menghambat kemajuan dan ketrampilan pekerja, untuk itu diperlukan spesialisasi dalam pekerjaannya.
3. Kecakapan dan keahlian seseorang bertambah karena seorang pekerja bekerja te- rus menerus dalam tugasnya.
4. Adanya perhatian pada pekerjaannya sehingga dapat meresapi alat-alatnya karena perhatiannya pada itu-itu saja.
Kontribusi lain dari Charles Babbage yaitu mengembangkan kerja sama yang saling menguntungkan antara para pekerja dengan pemilik perusahaan, juga membuat skema perencanaan pembagian keuntungan.
C. Teori Manajeman Ilmiah
Tokoh-tokoh dari teori manajemen ilmiah antara lain Frederick Winslow Taylor, Frank dan Lilian Gilbreth, Henry L. Gantt dan Harrington Emerson.
1. Frederick Winslow Taylor
Pertama kali manajemen ilmiah atau manajemen yang menggunakan ilmu pengetahuan dibahas, pada sekitar tahun 1900an. Taylor adalah manajer dan penasihat perusahaan dan merupakan salah seorang tokoh terbesar manajemen. Taylor dikenal sebagai bapak manajemen ilmiah (scientifick management).
Hasil penelitian dan analisanya ditetapkan beberapa prinsip yang menggantikan prinsip lama yaitu sistem coba-coba atau yang lebih dikenal dengan nama sistem trial and error.
Hakekat pertama daripada manajemen ilmiah yaitu A great mental revolution, karena hal ini menyangkut manajer dan karyawan. Hakekat yang ke dua yaitu penerapan ilmu pengetahuan untuk menghilangkan sistem coba-coba dalam setiap unsur pekerjaan.
Taylor mengemukakan empat prinsip Scientific Management, yaitu :
1. menghilangkan sistem coba-coba dan menerapkan metode-metode ilmu pengetahuan
disetiap unsur-unsur kegiatan.
2. memilih pekerjaan terbaik untuk setiap tugas tertentu, selanjutnya memberikan latihan dan pendidikan kepada pekerja.
3. setiap petugas harus menerapkan hasil-hasil ilmu pengetahuan di dalam menjalankan tugasnya.
4. harus dijalin kerja sama yang baik antara pimpinan dengan pekerja.
Hal yang menarik dari pendapat Taylor salah satunya adalah mengenai posisi manajer. Dimana manajer adalah pelayan bagi bahwahannya yang bertentangan dengan pendapat sebelumnya yang mengatakan bahwa bawahan adalah pelayan manajer. Oleh Taylor ini dinamakan studi gerak dan waktu (Time and a motion study).
2. Henry Laurance Gantt (1861 1919)
Henry merupakan asisten dari Taylor, dia berdiri sendiri sebagai seorang konsultan, dimana titik perhatiannya pada unsur manusia dalam menaikkan produktivitas kerjanya. Adapun gagasan yang dicetuskannya yaitu :
1. kerja sama yang saling menguntungkan antara manajer dan tenaga kerja untuk mencapai tujuan bersama.
2. mengadakan seleksi ilmiah terhadap tenaga kerja.
3. pembayar upah pegawai dengan menggunakan sistem bonus.
4. penggunaan instruksi kerja yang terperinci.
D. Teori Organisasi Klasik
Tokoh-tokoh teori organisasi klasik antara lain yaitu Henry Fayol, James D. Mooney, Mary Parker Follett dan Chaster I. Bernard.
1. Henry Fayol (1841-1925)
Fayol adalah seorang industrialis Perancis. Fayol mengatakan bahwa teori dan teknik administrasi merupakan dasar pengelolaan organisasi yang kompleks, ini diungkapkan dalam bukunya yang berjudul Administration Industrielle et General atau Gneral and Industrial Management yang ditulis pada tahun 1908 oleh Constance Storrs.
Fayol membagi manajemen menjadi lima unsur yaitu perencanaan, pengorganisasian, pemberian perintah, pengkoordinasian dan pengawasan, fungsi ini dikenal sebagai fungsionalisme.
Fayol. Selanjutnya membagi enam kegiatan manajemen, yaitu 1. Teknik Produksi dan Manufakturing Produk, 2. Komersial, 3. Keuangan, 4. Keamanan, 5. Akuntansi dan 6. Manajerial.
Henry Fayol mengemukakan 14 prinsip manajemen, yaitu :
1. Devision of Work
Adanya spesialisasi dalam pekerjaan
2. Uathority and Responsibility
Wewenang yaitu hak untuk memberi perintah dan kekuasaan untuk meminta dipatuhi.
3. Dicipline
Melakukan apa yang sudah menjadi persetujuan bersama.
4. Unity of Command
Setiap bawahan hanya menerima instruksi dari seorang atasan saja untuk menghilangkan kebingungan dan saling lempar tanggung jawab.
5. Unity of Direction
One head and one plan or a group or activities having the same objective. Seluruh kegiatan dalam organisasi yang mempunyai tujuan sama harus diarahkan oleh seorang manajer.
6. Subordination of Individual Interest to Generale Interest
Kepentingan seseorang tidak boleh di atas kepentingan bersama atau organisasi.
7. Renumeration
Gaji bagi pegawai merupakan harga servis atau layanan yang diberikan, kompensasi.
8. Centralization
Standarisasi dan desentralisasi merupakan pembagian kekuasaan.
9. Sealar Chain (garis wewenang)
Jalan yang harus diikuti oleh semua komunikasi yang bermula dari dan kembali ke kuasaan terakhir.
10. Order
Disini berlaku setiap tempat untuk setiap orang dan setiap orang pada tempatnya berdasarkan pada kemampuan.
11. Equity
Persamaan perlakuan dalam organisasi.
12. Stability of Tonure of Personel
Seorang pegawai memerlukan penyesuaian untuk mengerjakan pekerjaan barunya agar dapat berhasil dengan baik.
13. Initiative
Bawahan diberi kekuasaan dan kebebasan di dalam mengeluarkan pendapatnya, menjalankan dan menyelesaikan rencananya.
14. Esprit the Corps
Persatuan adalah keleluasaan, pelaksanaan operasi organisasi perlu memiliki kebanggaan, keharmonisan dan kesetiaan dari para anggotanya yang tercermin dalam semangat korps.
2. Mary Parker Follett (1868 1933)
Follett menjembatani antara teori klasik dan hubungan manusiawi, dimana pemikiran Follett pada teori kalsik tapi memperkenalkan unsur-unsur hubungan manusiawi. Dia menerapkan psikologi dalam perusahaan, industri dan pemerintahan. Konflik yang terjadi dalam perusahaan dapat dibuat konstruktif dengan menggunakan proses integrasi.
E. Aliran Hubungan Manusiawi (Neo Klasik)
Aliran timbul karena pendekatan klasik tidak sepenuhnya menghasilkan efieiensi dalam produksi dan keselarasan kerja. Para pakar mencoba melengkapi organisasi klasik dengan pandangan sosiologi dan psikologi. Tokoh-tokoh aliran hubungan manusiawi antara lain Hugo Munsterberg dan Elton Mayo.
1. Hugo Munsterberg (1862 1916)
Hugo merupakan pencetus psikologi industri sehingga dikenal sebagai bapak psikologi industri. Bukunya yaitu Psikology and Industrial Efficiensy, menguraikan bahwa untuk mencapai tujuan produktivitas harus melakukan tiga cara pertama penemuan best possible person, kedua penciptaan best possible work dan ketiga penggunaan best possible effect.
2. Elton Mayo
Terkenal dengan percobaan-percobaan Howthorne, dimana hubungan manusiawi menggambarkan manajer bertemu atau berinteraksi dengan bawahan. Bila moral dan efisiensi kerja memburuk, maka hubungan manusiawi dalam organisasi juga akan buruk.
F. Aliran Hubungan Modern (Ilmu Pengetahuan)
Aliran campuran dari klasik dan neo klasik. Jadi melihat manusia dan pekerjaan yang dihadapi saat itu. Dalam pengembangannya dibagi menjadi dua, pertama aliran hubungan manusiawi (perilaku organisasi), dan kedua berdasar pada manajemen ilmiah atau manajemen operasi.
Perilaku Organisasi :
a. Douglas McGregor
b. Frederick Herzberg
c. Chris Argiris
d. Edgar Schein
e. Abraham Maslow
f. Robert Blak dan Jane Mounton
g. Rensistlikert
h. Fred Feidler
Prinsip Dasar Perilaku Organisasi :
1. Manajemen tidak dapat dipandang sebagai proses teknik secara ketat ( peranan, pro
prosedur dan prinsip).
2. Manajemen harus sistematis, pendekatannya harus dengan pertimbangan konservatif.
3. Organisasi sebagai suatu keseluruhan dan pendekatan manajer individual untuk
pengawasan harus sesuai dengan situasi.
4. Pendekatan motivasional yang menghasilkan komitmen pekerja terhadap tujuan
organisasi sangat dibutuhkan.
G. Aliran Kuantitatie
Perkembagannya dimulai dengan digunakannya kelompok-kelompok riset operasi dalam memecahkan permasalahan dalam industri. Teknik riset operasi sangat penting sekali dengan semakin berkembangnya teknologi saat ini dalam pembuatan dan pengambilan keputusan. Penggunaan riset operasi dalam manajemen ini selanjutnya dikenal sebagai aliran manajemen science.
Langkah-langkah pendekatan manajemen science yaitu :
1. perumusan masalah dengan jelas dan terperinci
2. penyusunan model matematika dalam pengambilan keputusan
3. penyelesaian model
4. pengujian model atas hasil penggunaan model
5. penetapan pengawasan atas hasil
6. pelaksanaan hasil dalam kegiatan implementasi
H. Pendekatan Sistem
Pendekatan ini memandang organisasi sebagai satu kesatuan yang saling berinteraksi yang tak terpisahkan. Organisasi merupakan bagian dari lingkungan eksternal dalam pengertian luas. Sebagai suatu pendekatan system manajemen meliputi sistem umum dan sistem khusus serta analisis tertutup maupun terbuka.
Pendekatan sistem umum meliputi konsep-konsep organisasi formal dan teknis, filosofis dan sosiopsikologis. Analis system manajemen spesifik meliputi struktur organisasi, desain pekerjaan, akuntansi, sistem informasi dan mekanisme perencanaan serta pengawasan.
I. Pendekatan Kontingensi
Pendekatan kontingensi digunakan untuk menjembatani celah antara teori dan praktek senyatanya. Biasanya antara teori dengan praktek, maka harus memperhatikan lingkungan sekitarnya. Kondisi lingkungan akan memerlukan aplikasi konsep dan teknik manajemen yang berbeda. Pendekatan Kontingensi juga disebut sebagai pendekatan situasional, yaitu penggunaan berbagai konsep pada situasi kehidupan nyata.
Konsep: manajer bekerja pada situasi tertentu, di bawah keadaan tertentu, dan pada waktu tertentu.
ORGANISASI MANA DEPAN
Mengelola masa depan sangat tergantung kemampuan kita mengelola lembaga kita secara lebih professional. Aspek-aspek manajemen yang menjadi isu menarik untuk organisasi masa depan dalam pandangan Stoner (1996) adalah :
1. Lingkungan penentu organisasi, meliputi Lingkungan alam, Tanggung jawab sosial
dan etika, globalisasi, mendirikan dan memperbaharui organisasi ( organization
change), budaya , multibudaya dan perubahan budaya, mutu.
2. Perencanaan, meliputi pembuatan keputusan, perencanaan dan manajemen strategis,
implementasi strategi.
3. Pengorganisasian, meliputi desain organisasi dan struktur organisasi, kekuasaan dan
distribusi wewenang, manajemen SDM, mengelola perubahan organisasi dan inovasi.
4. Kepemimpimpinan,meliputi motivasi, kepemimpinan, tim dan kerja kelompok, komu-
nikasi dan negoisasi.
5. Pengendalian, meliputi pengendalian efektif, manajemen operasi, dan sistim informasi.
HUBUNGAN MANAGER DENGAN DUNIA LUAR
Yang dimaksud dengan lingkungan luar adalah semua segmen lingkungan organisasi yang memiliki potensi untuk mempengaruhi organisasi / perusahaan.
Dalam suatu organisasi pasti akan banyak perhubungan dengan organisasi atau lingkungan eksternal, dan seorang manager harus bisa berhubungan dengan baik apapun perusahaan/ organisasi yang dia bawahi., dan hubungan yang baik itu harus bisa mendu- kung tujuan-tujuan dari manajemen.Dan masing-masing manager mempunyai bermacam macam strategi sesuai tujuan dan peran dari masing-masing manager /organisasi.
Umpamanya Manager Perusahaan yang memproduksi produk tertentu, dia harus bertanggung jawab untuk mempromosikan atau menciptakan kesan yang baik mengenai perusahaan dan produk-produknya. Tanggung jawab lainnya yaitu melakukan konfrensi pers, publikasi produk, komunikasi antar perusahaan, membangun hubungan baik dengan pihak-pihak terkait,serta memberikan feedback mengenai permasalahan yang berhubung- an dengan posisi dan image perusahaan dia di mata masyarakat.
Dalam suatu organisasi, semua manager , baik itu General Manager,Marketing Ma- najer, Produksi Manager, Manager Keuangan , manager lini dan lainnya, pasti punya tanggung jawab umum yang sama terhadap lingkungan organisasi luar. Tapi dalam suatu organisasi biasanya ada manajer yang khusus lebih banyak fokus berhubungan dengan organisasi luar sesuai tugas dan tanggung jawab dia.
Misalnya :
1. Marketing Manager. Berhubungan dengan konsumen / organisasi luar agar dapat menjual produk, atau mengenalkan produk baru.
2. PR (Public Relations) Manager. Mengevaluasi sikap dan opini publik, formulasi dan implementasi policy organisasi atas komunikasi organisasi / perusahaan de- ngan publik, menkoordinasikan program-program komunikasi, mengembangkan hubungan dan “good will” lewat proses komunikasi dua arah, mengembangkan hubungan positif antara organisasi dengan public.
3. Manager Keuangan. Berhubungan dengan Lembaga keuangan, pajak, dan yang sejenisnya.
4. Manajer HRD. Yang berhubungan dengan rekrutmen karyawan seperti Departe- men tenaga kerja, Konsultan peningkatan SDM, Lpk-Lpk yang siap memasok tenaga trampil untuk Organisasi/ perusahaan.
5. Manager IT / Manager Produksi / Manager Tehnik. Selalu berhubungan dengan tehnologi dan pengembangan baru yang memasok organisasi/ perusahaan agar senantisa bisa bertahan atau memajukan tujuan.
6. Quality Assurance Manager. Manager yang selalu berhubungan dengan konsu- men agar bisa mewakili konsumen dalam mengimbangi keinginan model produk yang dikeluarkan organisasi / perusahaan.
Dalam dunia usaha terdapat dua (2) pihak yang berkepentingan (stakeholder) yang berpengaruh secara langsung, yakni external stakeholder (pihak luar) dan internal stakeholder (pihak dalam) :
A. Pihak Internal Dunia Usaha
1. Karyawan
Dengan memiliki sumber daya manusia atau sdm yang baik akan sangat membantu
dunia bisnis untuk maju.
2. Pemegang Saham dan Dewan Direksi
Adalah dua bagian penting yang mengatur kegiatan atau jalannya roda perusahaan
publik di mana para pemegang saham memiliki kemungkinan untuk mempengaruhi
suatu perusahaan dengan hak suara yang dimilikinya sesuai dengan persentase saham
yang dimiliki.
B. Pihak Eksternal Dunia Usaha
1. Pelanggan / Konsumen
Konsumen dapat dibagi atau dibedakan menjadi 2, yaitu konsumen perorangan atau
individu dan konsumen lembaga/perusahaan/bisnis. Konsumen membelanjakan uang
yang dimilikinya untuk barang atau jasa yang dimiliki oleh perusahaan.
2. Pemasok / Suplier / Suplayer
Membatu perusahaan untuk mendapatkan faktor produksi atau input untuk diolah
menjadi keluaran atau output yang memiliki nilai tambah.
3. Pemerintah
Lembaga yang membuat undang-undang, kebijakan serta peraturan agar roda perekonomian suatu negara atau daerah dapat berjalan seperti yang telah direncanakan.
4. Serikat Pekerja
Berkaitan dengan hal-hal yang berhubungan dengan pekerja seperti upah, jam kerja,
fasilitas, kondisi kerja, dan sebagainya
5. Pesaing / Rival
Semakin kuat pesaing kita maka akan mengurangi omset perusahaan, sehingga perlu
secara terus menerus melakukan pengembangan dan perbaikan untuk dapat menguasai
pasar.
6. Lembaga Keuangan
Contohnya seperti bank, asuransi, leasing atau sewa guna, dan lain sebagainya yang
membantu perusahaan dalam mengelola keuangannya.
7. Lembaga Konsumen
Lembaga ini akan membantu konsumen dalam memperjuangkan haknya. Jika ada
masalah antara konsumen dengan produk perusahaan, maka lembaga konsumen akan
membantu konsumen.
8. Kelompok Khusus
Contohnya seperti kelompok sosial, kelompok pecinta alam, dan lain-lain
9. Pihak yang Berkepentingan Lain
Memperhatikan lembaga atau organisasi lain yang berhubungan dengan bisnis yang
dijalankan. Jika kita terjun ke dalam bisnis rumah sakit, maka kelompok dokter,
paramedis, pasien, dan lainnya harus diperhatikan.
Organisasi luar kita harus dapat berhubungan dengan baik .
Lingkungan organisasi luar dalam kenyataan dilapangan selalu berbeda- beda si- tuasinya.Seorang manajer atau sebuah manajemen harus bisa mengatasi dan mengikuti perkembangan yang ada, agar tujuan dapat selalu tercapai atau organisai / perusahaan malah lebih maju.
Ada tiga jenis lingkungan, yaitu :
1. Lingkungan selalu berubah.
Yaitu adanya kecepatan dan percepatan perubahan lingkungan yang secara umum mempengaruhi organisasi. Perubahan bersifat acak, sering berubah, dan banyak elemen yang mempengaruhi.
2. Lingkungan yang stabil.
Yaitu lingkungan yang jumlah dan frekuensi perubahannya tidak menunjukkan angka atau perubahan besarannya mencolok.
3. Lingkungan yang dinamis
Yaitu lingkungan yang mempunyai potensi mempengaruhi organisasi,senantiasa berubah dengan frekuensi yang cepat. Sehingga perlu organisasi mengantisipasinya dengan cepat dan sesuai.
PERENCANAAN DAN PEMBUATAN KEPUTUSAN
Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tinsdakan. Perencanaan diperlukan dalam setiap jenis kegiatan baik itu kegiatan organisasi, perusahaan maupun kegiatan dimasyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.
Perencanaan
Menurut Newman perencanaan (planning) is deciding in advance what is to be done. Sedangkan menurut A.Allen planning is the determination of a course of action to achieve a desired result. Pada dasarnya yang dimaksud dengan perencanaan yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa ( what ) siapa ( Who ) kapan (When) dimana ( When ) mengapa ( why ) dan bagaimana ( How ) jadi perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta program-program yang dilakukan.
Bagian-Bagian Perencanaan
Perencanaan yang baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai bagian- bagian dari perencanaan yaitu :
1. Tindakan apa yang harus dikerjakan
2. Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan
3. Dimana tindakan tersebut dilakukan
4. Kapan tindakan tersebut dilakukan
5. Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut
6. Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut.
Persyaratan Perencanaan (Planning Requirements)
1.Faktual dan Realistis
2.Logis dan Rasional
3.Fleksibel
4.Komitmen
5.Komprehensif atau menyeluruh
Peran Rencana dan Tujuan dalam Proses Perencanaan
Rencana (Plans) adalah segala bentuk konsep dan dokumentasi yang menggambarkan bagaimana tujuan akan dicapai dan bagaimana sumber daya perusahaan akan dialokasikan, penjadualan dari proses pencapaian tujuan, hingga segala hal yang terkait dengan pencapaian tujuan
Tujuan (Goals) pada dasarnya adalah hasil akhir yang diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh individu, kelompok atau seluruh organisasi.
Sifat Rencana Yang Baik
Rencana yang baik harus memuat sifat-sifat sebagai berikut :
1. Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas dalam arti mudah dipahami oleh yang menerima sehingga penafsiran yang berbeda-beda dapat ditiadakan.
2. Fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya bila ada perubahan keadaan maka tidak semua rencana dirubah dan dimungkinkan diadakan penyesuaian- penyesuaian saja. Sifatnya tidak kaku harus begini dan begitu walaupun keadaan lain dari yang direncanakan.
3. Stabilitas, tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi harus dijaga stabilitasnya setiap rencana harus ada dalam perimbangan.
4. Ada dalam perimbangan berarti bahwa pemberian waktu dan factor- faktor produksi kepada siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan.
5. Meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.
Proses Pembuatan Rencana
1. Menetapkan tugas dan tujuan
Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat difrmulir tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh.
2. Observasi dan analisa
Menentukan factor – factor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan ( Observasi ) bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang digunakan.
3. Mengadakan kemungkinan-kemungkinan
Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesian, besarbya biaya yang dibutuhkan efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya.
4. Membuat sintesa
Sintesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan - kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sitesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut. Kemungkinan kemungkinan yang mempunyai kelemahan-kelemahan.
Yang Membuat Perencanaan
1. Panitia Perencanaan
Panitia ini terdiri dari beberapa unsure yang mewakili beberapa pihak, yang masing-masing membawakan misinya untuk menghasilkan suatu rencana, dengan harapan rencana yang dibuat akan lebih baik.
2. Bagian Perencanaan
Seringkali tugas perencanaan, merupakan tugas rutin dalam suatu organisasi atau perusahaan. Ini merupakan satu unit dalam suatu organisasi yang bertugas khusus membuat rencana. Jadi disini tidak ada unsur perwakilan yang mewakili suatu bagian dalam organisasi.
3. Tenaga Staf
Pada sebuah organisasi atau perusahaan ada dua kelompok fungsional yaitu :
- Pelaksana, tidak disamakan dengan pimpinan yaitu kelompok yang langsung menangani pekerjaan
- Staf (pemikir) yaitu kelompok yang tidak secara langsung menghasilkan barang atau produk perusahaan, tugasnya menganalisa fakta-fakta untuk kemudian merencanakan sesuatu guna.
Bentuk-bentuk Perencanaan
1. Recana Global (Global Plan)
Analisa penyusunan recana global terdiri atas:
- Strenght yaitu kekuatan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan
- Weaknesses, memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi yang bersangkutan.
- Opportunity yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi
- Treath yaitu tekanan dan hambatan yang dihadapi organisasi
2. Rencana Stategik (Strategic Plan)
Bagian dari rencana global yang lebih terperinci. Dimana dengan menyusun kerangka kerja yang akan dilakukan untuk mencapai rencana global, dimensi waktunya adalah jangka panjang. Dalam pencapaiannya dilakukan dengan system prioritas. Mana yang akan dicapai terlebih dahulu.
Merupakan proses prencanaan jangka panjang yang tersusun dan digunakan untuk men- capai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Tiga alasan penggunaan perencanaan strategic ini yaitu :
1. Memberikan kerangka dasar bagi perencanaan lainnya yang akan dilakukan
2. Mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya.
3. Titik permulaan pemahaman dan penilaian kegiatan manajer dan organisasi.
3. Rencana Operasional ( Operational Plan )
Rencana ini meliputi perencanaan terhadap kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat jangka pendek.
- Rencana sekali pakai ( single use plan ) yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah tercapainya tujuan dan ini sifatnya lebih terperinci hanya sekali pakai, misalnya rencana pembelian dan pemasangan mesin komputer dalam suatu perusahaan.
- Rencana Tetap ( Standing Plan ) yaitu berupa pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan-penanganan situasi yang dapat diperkirakan terlebih dahulu dan akan terjadi berulang-ulang.
Tujuan Organisasi ( Organization Goal )
Dua unsur dari pada tujuan yaitu :
1. Hasil akhir yang ingin dicapai
2. Kegiatan yang dilakukan saat ini untuk mencapai tujuan tersebut
Dalam buku Manullang Davis membagi tujuan menjadi tiga jenis yaitu :
1. Tujuan primer berupa nilai ekonomis yang diberikan baik langsung ataupun tidak langsung kepada masyarakat dalam pembuatan barang dan jasa.
2. Tujuan kolateralnilai umum dalam pengertian luas demi kebaikan masyarakat
3. Tujuan Skunder, berkenaan dengan nilai ekonomis dan efektifitas dalam pencapaian tujuan diatas.
Bentuk-bentuk Tujuan
Parrow membagi tujuan menjadi lima bentuk :
1. Sociental Goals, dibagi menjadi bagian-bagian karena organisasi sifatnya luas untuk memenuhi kebutuhan dari masyarakat.
2. Output Goals, menghasilkan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh konsumen dalam bentuk konsumsi.
3. System Goals, pelaksanaan semua fungsi organisasi dilakukan dengan system yang biasa digunakan dalam organisasi tersebut.
4. Product Goals, berdasarkan pada produk yang dihasilkan oleh organisasi atau perusahaan.
5. Derived Goals, dihubungkan dan didasarkan pada tujuan-tujuan lainnya yang ada dalam organisasi,
Fungsi Tujuan
1. Sebagai dasar dan patokan bagi kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasi baik pengarahan, penyaluran usaha-usaha maupun kegiatan dari para anggota organisasi tersebut tanpa kecuali.
2. Sumber legitimasi dengan meningkatkan kemampuan kegiatan-kegiatan yang dilakukan guna mendapatkan sumber daya yang diperlukan dalam proses produksi dan mendapatkan dukungan dari lingkungan yang berada di sekitarnya.
3. Sebagai standar pelaksanaan dengan melaksanakan diri pada tujuan yang akan dicapai yang dibuat secara jelas dan dapat dipahami oleh anggota lainnya.
4. Sumber motivasi untuk mendorong anggota lainnya dalam melaksanakan tugasnya, misal dengan memberikan insentif bagi anggota yang melaksanakan tugasnya dengan baik, menghasilkan produk di atas standar dan lain sebagainya yang akhirnya dapat mendorong anggota lainnya.
5. Sebagai unsur rasional perusahaan, karena tujuan ini merupakan dasar perancangan dari organisasi.
Peter Drucker menetapkan delapan unsur yang harus ada dalam suatu organisasi di dalam menetapkan tujuan, yaitu :
1. Posisi pasar, berapa market share yang dapat dikuasai oleh perusahaan, hal ini dengan melihat berapa besar langganan dan produk yang dapat dikuasai, segmen pasar dan saluran distribusi yang digunakan.
2. Produktivitas, yaitu dengan menghitung antar input yang digunakan dengan output yang dicapai, yang merupakan efisiensi perusahaan.
3. Sumberdaya pisik dan keuangan, dengan memperhatikan teknologi yang digunakan dan sumberdaya yang diperlukan dihubungkan dengan besarnya posisi keuangan yang dimiliki.
4. Profitabilitas, pencapaian tujuan yang dihitung dengan berapa rupiah yang diterima dengan melakukan riset and develop-ment, tersedianya kapital untuk renovasi teknologi dan kompensasi yang diterima.
5. Inovasi, yaitu pembaharuan-pembaharuan yang dilaksanakan dengan mengeluarkan produk baru, teknologi yang lebih canggih misalnya, yang didasarkan pada kebutuhan yang terus bertambah.
6. Prestasi dan pengembangan manajer, dengan memperhatikan pada kualitas manajemen untuk pengembangan para manajer.
7. Prestasi dan sikap karyawan, dengan menetapkan tujuan-tujuan yang menyangkut faktor-faktor karyawan dalam pencapaian efektifitas kerja.
8. Tanggung jawab solusi dan publik, guna menangani gejolak yang terjadi di perusahaan yang dilakukan oleh para karyawan berupa pemogokan ataupun unjuk rasa, hukum, pemerintah dan kelompok masyarakat lainnya.
Management By Obyektif ( M B O )
Pertama kali diperkenalkan oleh Peter Drucker dalam bukunya The Practice of Management pada tahun 1954. Management by objective dapat juga disebut sebagai manajemen berdasarkan sasaran, manajemen berdasarkan hasil (Management by Result), Goals management, Work planning and review dan lain sebagainya yang pada intinya sama.
Management by objective menekankan pada pentingnya peranan tujuan dalam perencanaan yang efektif, dengan menetapkan prosedur pencapaian baik yang formal maupun informal, pertama dengan menetapkan tujuan yang akan dicapai dilanjutkan dengan kegiatan yang akan dilaksanakan sampai selesai baru diadakan peninjauan kembali atas pekerjaan yang telah dilakukan. Kegiatan MBO singkatan dari management by objective yaitu proses partisipasi yang melibatkan bawahan dan para manajer dalam setiap tingkatan organisasi yang dirumuskan dengan bentuk misi atau sasaran, yang dapat diukur dimana penggunaan ukuran ini sebagai pedoman bagi pengoperasian satuan kerja.
Sistem Management By Objective Yang Efektif
1. Adanya komitmen para manajer tujuan pribadi dan organisasi, sehingga dia harus berjumpa dengan bawahannya untuk memberikan penetapan tujuan dan menilainya.
2. Penetapan tujuan manajemen puncak yang dinyatakan dalam nilai tertentu yang dapat diukur, sehingga antara manajer dan bawahan mempunyai gagasan yang jelas tentang apa yang diharapkan oleh manajemen puncak, sehingga dapat diketahui antara individu dengan tujuan organisasi secara keseluruhan.
3. Tujuan perseorangan, dimana antara manajer dan bawahan harus merumuskan tujuan bersama dan tanggung jawab terhadap bagiannya secara jelas guna memahami tentang apa yang akan dicapai.
4. Perlunya partisipasi semua pihak,dimana semakin besar partisipasi dari semua anggota, maka semakin besar tujuan yang akan tercapai.
5. Otonomi dan implementasi rencana, disini bawahan dan manajer bebas untuk me- ngembangkan dan mengimplementasikan program-program pencapaian tujuannya.
6. Peninjauan kembali prestasi yang dilakukan secara periodik terhadap kemajuan tujuan.
Kebaikan dan Kelemahan MBO
Kebaikan :
1. Mengetahui apa yang diharap-harapkan dari organisasi.
2. Membantu manajer membuat tujuan dan sasaran.
3. Memperbaiki komunikasi vertikal antara manajer dengan bawahan
4. Membuat proses evaluasi.
Kelemahan :
1. Kelemahan yang melekat pada proses MBO, dalam konsumsi waktu dan biaya yang besar.
2. Dalam hal pengembangan dan implementasi program-program MBO.
Unsur-unsur Efektivitas MBO
1. Agar MBO sukses maka manajer harus memahami dan mempunyai terampilan secara mengetahui kemanfaatan dan kegunaan dari MBO.
2. Tujuan merupakan hal yang realistis dan mudah dipahami oleh siapapun juga, sehingga tujuan ini sering digunakan untuk mengevaluasi prestasi kerja dari manajer, apakah dia berhasil dalam tugasnya atau gagal.
3. Top manajer harus menjaga sistem MBO ini tetap hidup dan berfungsi sebagaimana mestinya.
4. Tanpa partisipasi semua pihak tidaklah mungkin program MBO ini berjalan, maka semua pihak harus mengetahui posisinya dalam hubungannya dengan tujuan yang akan dicapai, umpan balik terhadapnya sangat berguna.
Perencanaan dan pembuatan keputusan
Fungsi Perencanaan (planning)
Sebelum seorang manajer dapat mengorganisasi, mengarahkan dan mengawasi,
Mereka haruslah membuat rencana yang memberikan tujuan dan arah organisasi.
Perencanaan adalah pemilihan dan penetapan kegiatan, selanjutnya apa yang harus
dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa. Perencanaan adalah suatu proses yang
tidak berakhir bila rencana tersebut telah ditetapkan ; rencana haruslah diimplementa- sikan. Setiap saat selama proses implementasi dan pengawasan, rencana - rencana mungkin memerlukan perbaikan agar tetap berguna. "Perencanaan kembali" kadang-kadang dapat menjadi faktor kunci agar mampu menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi baru secepat mungkin.
Salah satu aspek yang juga penting dalam perencanaan adalah pembuatan keputusan (making decision), proses pengembangan dan penyeleksian sekumpulan
kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu.
Ada empat tahapan dalam perencanaan, yaitu :
1. Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan
2. Merumuskan keadaan saat ini
3. Mengindentifikasikan segala peluang dan hambatan
4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan dalam pencapaian tujuan
Ada dua alasan mengapa perencanaan diperlukan yaitu untuk mencapai:
1."Protective bennefits" merupakan hasil dari pengurangan kemungkinan terjadinya
kesalahan dalam pembuatan keputusan.
2."Positive benefit" peningkatan pencapaian tujuan organisasi.
Ada beberapa manfaat Perencanaan antara lain:
1. Membantu manajemen dalam menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan
lingkungan.
2. Perencanaan terkadang cenderung menunda kegiatan
3. Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan
berinovasi. Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penyelesaian
situasi individu dan penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut
terjadi.
PENGERTIAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN
A.Pengertian Keputusan
1.Menurut Ralp C. Davis; Hasil pemecahan masalah yg dihadapinya dengan tegas.
2.Menurut Mary Follet; adalah sesuatu atau sebagai hukum situasi.
3.Menurut James A.F.Stoner; adalah pemilihan diantara alternatif-alternatif.
4.Menurut Prof. Dr. Prajudi Atmosudirjo, SH; suatu pengakhiran daripada proses pemikiran tentang suatu masalah atau problem untuk menjawab pertanyaan apa yang harus diperbuat guna mengatasi masalah tersebut, dengan menjatuhkan pilihan pada suatu alternatif.
Kesimpulan bahwa keputusan merupakan pemecahan masalah sebagai suatu hukum situasi yang dilakukan melalui pemilihan suatu alternatif dari beberapa alternatif.
B. Pengertian Pengambilan Keputusan
1.Menurut George R. Terry; adalah pemilihan alternatif perilaku (kelakuan tertentu dari dua atau lebih alternatif yang ada)
2.Menurut S.P Siaigan; suatu pendekatan yang sistematis terhadap hakikat alternatif yang dihadapi dan mengambil tindakan yang menurut perhitungan merupakan tindakan yang paling tepat.
3.Menurut James A.F. Stoner; proses yang digunakan untuk memilih suatu tindakan sebagai cara pemecahan masalah.
Kesimpulan; pengambilan keputusan merupakan suatu proses pemilihan alternatif terbaik dari beberapa alternatif secara sistematis untuk ditindaklanjuti (digunakan sebagai suatu cara pemecahan masalah)
C. Pengertian Teori Pengambilan Keputusan
Adalah teori-teori atau teknik-teknik atau pendekatan-pendekatan yang digunakan dalam suatu proses pengambilan keputusan.
Fungsi Dan Tujuan Pengambilan Keputusan
A.Fungsi Pengambilan Keputusan
1.Pangkal permulaan dari semua aktifitas manusia yang sadar dan terarah, baik secara individual maupun kelompok, baik secara institusional maupun secara organisasional.
2.Sesuatu yang bersifat futuristik, artinya bersangkut paut dengan hari depan, masa yang akan datang, dimana efeknya atau pengaruhnya berlangsung cukup lama.
B. Tujuan Pengambilan Keputusan
1.Tujuan yang bersifat tunggal; yaitu terjadi apabila keputusan yang dihasilkan hanya menyangkut satu masalah, artinya bahwa sekali diputuskan, tidak akan ada kaitannya dengan masalah lain.
2.Tujuan yang bersifat ganda; yaitu apabila keputusan yang dihasilkan itu menyangkut lebih dari satu masalah, artinya bahwa satu keputusan yang diambil itu sekaligus memecahkan dua masalah (atau lebih), yang bersifat kontradiktif atau yang bersifat tidak kontradiktif.
1.3 Unsur-Unsur Pengambilan Keputusan
1.Tujuan dari pengambilan keputusan.
2. Identifikasi alternatif-alternatif keputusan untuk memecahkan masalah.
3.Perhitungan mengenai faktor-faktor yang tidak dapat diketahui sebelumnya/diluar jangkauan manusia.
4.Sarana atau alat untuk mengevaluasi atau mengukur hasil dari suatu pengambilan keputusan.
1.4 Dasar-dasar penggambilan keputusan
Menurut George R. Terry
1.Intuisi; memiliki sifat subjektif, sehingga mudah terkena pengaruh
2.Pengalaman; memiliki manfaat bagi pengetahuan praktis, karena pengalaman dapat memperkirakan keadaan sesuatu, dapat memperhitungkan untung rugi, baik buruknya keputusan yang akan diambil.
3.Fakta; dapat memberikan keputusan yang sehat, solid dan baik. Tingkat kepercayaan terhadap pengambilan keputusan dapat lebih tinggi, sehingga orang akan menerima keputusan yang dibuat dengan rela dan lapang dada.
4.Wewenang; biasanya dilakukan oleh pimpinan terhadap bawahannya atau orang yang lebih tinggi kedudukannya terhadap orang yang rendah kedudukannya.
5.Rasional; keputusan yang dihasilkan bersifat objektif, logis, lebih transparan, konsisten untuk memaksimumkan hasil atau nilai dalam batas kendala tertentu sehingga dapat dikatakan mendekati kebenaran atau sesuai dengan apa yang diinginkan.
1.5 Faktor yang mempengaruhi keputusan.
1.Posisi/Kedudukan
2.Masalah
3.Situasi
4.Kondisi
5.Tujuan
Faktor-faktor lain:
1.Keadaan Intern organisasi
2.Keadaan Ekternal organisasi
3.Tersediannya Informasi yang diperlukan
4.Kepribadian dan kecakapan pengambilan keputusan.
1.6 Jenis-jenis pengambilan keputusan
A.Berdasarkan Progra; Keputusan terprogram dan keputusan tidak terprogram
B.Berdasarkan Lingkungan:
1.Keputusan dalam kondisi pasti
2.Keputusan dalam kondisi berisiko
3.Keputusan dalam kondisi tidak pasti
4.Keputusan dalam kondisi konflik
2.1. Pengertian proses pengambilan keputusan; merupakan tahap-tahap yang harus dilakukan guna untuk membuat keputusan.
2.2 Proses pengambilan keputusan keputusan
A. Penemuan masalah; merupakan tahap dimana harus didefinisikan dengan jelas sehingga perbedaan antara masalah dan bukan masalah (issu) menjadi jelas.
B. Pemecahan masalah; merupakan tahap dimana masalah yang sudah ada kemudian diselesaikan dengan langkah-langkah sbb:
1. Identifikasi alternatif-alternatif keputusan untuk memecahkan maslaha
2. Perhitungan mengenai faktor-faktor yang tidak dapat diketahui sebelumnya atau diluar jangkauan manusia, identifikasi peristiwa yang akan datang
3. Pembuatan alat ung mengevaluasi atau mengukur hasil.
4. Pemilihan dan penggunanaan model pengambilan keputusan.
C. Pengambilan keputusan ; berdasarkan pada keadaan lingkungan atau kondisi yang ada, spt kondisi pasti, berisiko, kondisi tidak pasti, dan konflik.
Pendapat mengenai proses pengambilan keputusan:
Herbert A. Simon
Fase intelegensia; merupakan fase penelusuran infomasi untuk keadaan yang memungkinkan dalam rangka pengambilan keputusan (pengamatan lingkungan).
Fase desain; fase pencarian, pengembangan serta analisa kemungkinan tindakan :
a. Identifikasi masalah
b. Formulasi masalah
3. Fase pemilihan; fase seleksi alternatif yang dilakukan dari alternatif tersebut. Alternatif yang dipilih kemudian diputuskan dan dilaksanakan.
b. Ricahrad I. Levin, dkk
Observasi;
Analisa dan pengenalan masalah
Pengembangan model
Memilih data masukan yang sesuai
Perumusan dan pengetesan yang dapat dipertanggungjawabkan
Penerapan pemecahan.
c. Sir Francis Bacon
Merumuskan/identifikasi masalah
Mengumpulkan informasi yang relevan.
Mencari alternatif tindakan
Analisis alternatif
Memilih alternatif terbaik
Melaksanakan keputusan dan evaluasi hasil
MODEL PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Pengertian
Model adalah percontohan yang mengandung unsur yang bersifat penyederhanaan untuk dpt ditiru (jika perlu). Pengambilan keputusan itu sendiri merupakan proses berurutan yang memerlukan penggunaan model secara tepat dan benar.
Pentingnya model dalam pengambilan keputusan:
Untuk mengetahui apakah hubungan yang bersifat tunggal dari unsur-unsur itu ada relevansinya terhadap maslah yang akan dipecahkan/diselesaikan itu.
Untuk memperjelas (secara ekplisit) mengenai hubungan signifikan di antara unsur-unsur tersebut.
Untuk merumuskan hipotesis mengenai hakikat hubungan-hubungan anatara variabel. Hubungan ini dalam bentuk matematika
Untuk memberikan pengelolaan terhadap pengambilan keputusan.
KLASIFIKASI MODEL PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Tujuannya: model latihan, model penelitian, model keputusan, model perencanaan, dan model lainnya.
Bidang penerapan(field of application): model tentang transportasi, persediaan barang, pendidikan, keshatan dsb.
Tingkatatan (level): model tingkat manajemen kantor, tingkat kebijakan nasional, kebijakan regional, kebijakan lokal dsb.
Ciri waktunya (time character): model statis dan model dinamis.
Bentuknya (form): model dua sisi, satu sisi, tiga dimensi, model konflik, model non konflik, dsb
Pengembangan analitik: tingkat dimana matematika perlu digunakan
Konpleksitas: model sangat terinci, model sederhana, model global, model keseluruhan dll
Formalisasi: model mengenai dimana interaksi itu telah direncanakan dan hasilnya sudah dapat diramalkan, namun secara formal perlu dibicarakan.
Quade membedakan model dalam dua type:
Model quantitatif: serangkaian asumsi yang tepat yg dinyatakan dalam serangkaian hubungan matematis yg pasti.
Model kualitatif: didasarkan pd asumsi-asumsi yg ketapatannya kurang jika dibandingkan dengan kuantitatif.
Gullet dan Hicks memberikan klasifikasi model sbb:
Model probabilitas
Konsep ttg nila-nilai harapan
Model matriks
Model pohon keputusan
Kurva Indiferen
Model simulasi komputer
Robert D Spech mengelompokan model sbb:
Model matematika
Model komputer
Model permainan operasional
Model verbal
Model fisik
KEPUTUSAN DALAM SUASANA RISK ( DENGAN PROBABILITA )
Tahap-tahap:
Diawali dengan mengidentifikasikan bermacam-macam tindakan yang tersedia dan layak
Peristiwa-peristiwa yang mungkin dan probabilitas terjadinya harus dapat diduga
Pay off untuk suatu tindakan dan peristiwa tertentu ditentukan
Teknik yang digunakan:
Expected Value (Nilai Ekspektasi)
Expected Opportunity Loss ( EOL )
Untuk meminimumkan kerugian yang disebabkan karena pemilihan alternatif keputusan tertentu. Keputusan yang direkomendasikan criteria expected value dan expected opportunity loss adalah sama, dan ini bukan suatu kebetulan karena kedua metode ini selalu memberikan hasil yang sama, sehingga cukup salah satu yang dipakai, tergantung tujuannya. Hanya criteria ini sangat tergantung pada perkiraan probabilita yang akurat.
Expected Value of Perfect Information (EVPI)
Merupakan perluasan dari criteria EV dan EOL, atau dengan kata lain informasi yang didapat pengambil keputusan dapat mengubah suasana risk menjadi certainty (membeli tambahan informasi untuk membantu pembuat keputusan). EVPI sama dengan EOL minimum (terbaik), karena EOL mengukur selisih EV terbaik keputusan dalam suasana risk dan certainty.
BENTUK BENTUK PEMBUATAN KEPUTUSAN DALAM ORGANISASI
Pembuatan keputusan yaitu proses serangkaian kegiatan yang akan dilakukan dalam penyelesaian suatu masalah.Pembuatan keputusan ini dilakukan oleh setiap jabatan dalam organisasi. Manajer akan membantu keputusan yang berbeda dalam situasi dan kondisi yang berbeda pula.
Bentuk keputusan ini bisa berupa keputusan yang deprogram (Programmed decisions) atau tidak, bisa juga dibedakan antara keputusan yang dibuat di bawah kondisi kepastian, resiko dan ketidak pastian.
Keputusan terprogram yaitu keputusan yang dibuat menurut kebiasaan, aturan atau prosedur yang terjadi secara rutin dan berulang-ulang. Contoh : penetapan gaji pegawai, prosedur penerimaan pegawai baru, prosedur kenaikan jenjang kepegawaian dan sebagainya.
Keputusan tidak terprogram (non-programmed decisions), yaitu keputusan yang dibuat karena terjadinya masalah-masalah khusus atau tidak biasanya. Contoh : pengalokasian sumber daya - sumber daya organisasi, penjualan yang merosot tajam, pemakaian teknologi yang termodern, dan lain sebagainya.
Keputusan dengan kepastian,resiko dan ketidak-pastian, ini tergantung dari beberapa aspek yang tidak dapat diperkirakan dan dipastikan sebelumnya, seperti reaksi pesaing, perubahan perekonomian, perubahan teknologi, perilaku konsumen dan lain sebagainya. Oleh karena itu ini terbagi dalam tiga jenis situasi, yaitu :
Kepastian ( certainty ), yaitu dengan diketahuinya keadaan yang akan terjadi diwaktu mendatang, karena tersedianya informasi yang akurat dan responsibility.
Resiko(risk),yaitu dengan diketahuinya kesempatan atau probabilitas setiap kemungkinan yang akan terjadi serta hasilnya, tetapi informasi yang lengkap tidak dimiliki oleh organisasi atau perusahaan.
Ketidak pastian ( uncertainty ), dimana manajer tidak mengetahui probabilitas yang dimiliki serta tidak diketahuinya situasi yang akan terjadi diwaktu mendatang, karena tidak mempunyai informasi yang dibutuhkan. Umumnya ini menyangkut keputusan yang kritis dan paling menarik.
Proses Pembuatan Keputusan
1. Pemahaman dan Perumusan Masalah
Manajer harus dapat menemukan masalah apa yang sebenarnya, dan menentukan bagian-bagian mana yang harus dipecahkan dan bagian mana yang seharusnya dipecahkan.
2. Pengumpuland an Analisa Data yang Relevan
Setelah masalahnya ditemukan, lalu ditentukan dan dibuatkan rumusannya untuk membuat keputusan yang tepat.
3. Pengembangan Alternatif
Pengembangan alternatif memungkinkan menolak kecenderungan membuat keputusan yang cepat agar tercapai keputusan yang efektif.
4. Pengevaluasian terhadap alternatif yang digunakan
Menilai efektivitas dari alternatif yang dipakai, yang diukur dengan menghubungkan tujuan dan sumber daya organisasi dengan alternatif yang realistic serta menilai seberapa baik alternatif yang diambil dapat membantu pemecahan masalah.
5. Pemilihan Alternatif Terbaik
Didasarkan pada informasi yang diberikan kepada manajer dan ketidak sempurnaan kebijaksanaan yang diambil oleh manajer.
6. Implementasi Keputusan
Manajer harus menetapkan anggaran, mengadakan dan mengalokasikan sumber daya yang diperlukan, serta memperhatikan resiko dan ketidak puasan terhadap keputusan yang diambil. Sehingga perlu dibuat prosedur laporan kemajuan periodic dan mempersiapkan tindakan korektif bila timbul masalah baru dalam keputusan yang dibuat serta mempersiapkan peringatan dini atas segala kemungkinan yang terjadi.
7. Evaluasi atas Hasil Keputusan
Implementasi yang telah diambil harus selalu dimonitor terus-menerus, apakah berjalan lancar dan memberikan hasil yang diharapkan.
Keterlibatan Bawahan Dalam Pembuatan Keputusan
Keterlibatan bawahan dalam pembuatan keputusan dapat bersifat resmi missal dengan pembuatan kelompok, bisa juga bersifat tidak resmi missal dengan meminta gagasan dan saran-saran. Pembuatan keputusan yang didasarkan pada sifat formal lebih efektif karena banyak masukan-masukan pengetahuan yang lainnya. karakteristik situasi keputusan dan gaya pembuatan keputusan manajemen akan mempengaruhi dan menentukan apakah pembuatan keputusan dilakukan secara kelompok atau tidak.
Metode Kuantitatif Dalam Pembuatan Keputusan
Operasi organisasi semakin komplek dan mahal, sehingga semakin sulit dan penting manajer dalam membuat rencana dan keputusan. Untuk itu diperlukan bantuan berbagai teknik dan peralatan kuantitatif. Teknik dan peralatan kuantitatif pembuatan keputusan dikenal dengan nama teknik management science dan operations research. Riset operasi menggambarkan, memahami, dan memperkirakan perilaku berbagai sistem yang komplek dalam kehidupan manusia. Tujuannya menyediakan informasi yang akurat.
KOORDINASI & RENTANG MANAJEMEN
I. PENGANTAR
Koodinasi dan rentang menajemen adalah salah satu dari fungsi –fungsi manajemen yang harus dipunyai dan dikuasai oleh seorang Manajer, ketika melakukan tugasnya dalam suatu organisasi atau suatu manajemen. Banyak bentuk organisasi di masyarakat, misalnya negara, partai politik, perkumpulan masyarakat, bahkan bentuk organisasi yang paling kecil yaitu keluarga dan lain sebagainya. Kata organisasi yaitu sebagai suatu lembaga atau fungsional, seperti perguruan tinggi, rumah sakit, perwakilan pemerintah, perwakilan dagang, perkumpulan olah raga dan lain sebagainya. Dan masing - masing manajer punya cara sendiri – sendiri dalam melakukan tugas mengkoordinasi, sesuai organisasi yang dia punyai. Semua itu dilakukan sebagai proses kepada para anggotanya untuk mencapai tujuan organisasi yang efektif.
I I. KOORDINASI
Adalah proses pengintegrasian tujuan dan kegiatan pada satuan yang terpisah pada suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.
Coordinating atau mengkoordinasi merupakan salah satu fungsi manajemen untuk
melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan
kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan
bawahan, sehingga terdapat kerjasama yang terarah dalam usaha mencapai tujuan
organisasi. Usaha yang dapat dilakukan untuk mencapai tujuan itu, antara lain dengan
memberi instruksi, perintah, mengadakan pertemuan untuk memberikan penjelasan
bimbingan atau nasihat, dan mengadakan coaching dan bila perlu memberi teguran.
Menurut G. R. Terry dalam bukunya, Principle of Management :
Koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron / teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang
seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan.
Menurut tinjauan manajemen, koordinasi menurut Terry meliputi :
1. Jumlah usaha baik secara kuantitatif, maupun secara kualitatif
2. Waktu yang tepat dari usaha-usaha tersebut
3. Directing atau penentuan arah usaha-usaha tersebut
Untuk melihat kemampuan seorang manajer dalam memimpin dan melakukan koordinasi, dapat dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen. Koordinasi didefinisikan sebagai proses penyatuan tujuan-tujuan perusahaan dan kegiatan pada tingkat satu- satuan yang terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Koordinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya, sebab tanpa ini setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, yang akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri.
1. Pedoman Koordinasi :
a. Koordinasi harus terpusat, sehingga ada unsur pengendalian guna menghindari tiap
bagian bergerak sendiri- sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada dalam setiap
bagian, ingat bahwa organisasi merupakan kumpulan dari orang- orang yang punya
kebutuhan dan keinginan berbeda.
b. Koordinasi harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling
mengisi dan memberi.
c. Koordinasi harus berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang saling menyam-
bung selalu terjadi, selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya keterkaitan dengan
kegiatan sebelumnya.
d. Koordinasi harus menggun akan pendekatan multi instansional, dengan wujud saling
memberikan informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih
tugas yang satu dengan tugas yang lain.
2. Kebaikan dan Hambatan Koordinasi yang Efektif
Kebaikan :
a. Beban tiap bagian tidak terlalu berat, karena adanya keseimbangan antar bagian.
b. Tiap bagian akan memperoleh informasi yang jelas dalam partisipasi pencapaian tuju-
an dan tahu peranannya masing - masing sehingga dapat memberikan saran dan
komentar terhadap kemungkinan ketidak serasian antar bagian.
c. Skedul kerja saling terkait sehingga menjamin penyelesaian pekerjaan tepat pada
waktunya.
Hambatan :
a. Perbedaan tiap bagian dalam orientasi pencapaian tujuan.
b. Perbedaan dalam orientasi waktu masing-masing bagian.
c. Perbedaan orientasi antar pribadi.
d. Perbedaan dalam formalitas struktur.
3. Pendekatan Untuk Mencapai Koordinasi yang Efektif
a. Menggunakan pendekatan teknik - teknik dasar manajemen yang berupa hirarki ma-
manajerial, rencana dan tujuan sebagai dasar bertindak.
b. Meningkatkan koordinasi potensial bila tiap bagian saling tergantung satu dengan
lainnya serta lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat ditingkatkan
dengan melalui dua cara, yaitu :
* Sistem informasi vertikal, penyaluran data – data melalui tingkatan - tingkatan
organisasi. Komunikasi ini bisa di dalam atau di luar lantai perintah.
* Hubungan lateral (horizontal), dengan membiarkan informasi dipertukarkan dan
keputusan dibuat pada tingkat dimana informasi diperlukan. Ada beberapa
hubungan lateral :
- Hubungan langsung
- Hubungan kelompok langsung
- Hubungan silang
4. Dasar Mekanisme Pengkoordinasi
a. Hirarki manajerial
b. Aturan dan prosedur organisasi tersebut
c. Rencana dan penetapan tujuan organisasi
III. RENTANG MANAJEMEN ( SPAN OFF CONTROL )
Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendali-
kan secara efektif oleh seorang manajer. Pengertian rentang manajemen dapat bermacam-macam, ada yang mengatakan span of control, span of authority, span of attention atau span of supervition.
Berapa sebenarnya bawahan seorang manajer agar manajer dapat melaksanakan tugasnya dengan efektif dan efisien. Disini belum ada ketentuan yang pasti berapa seha- seharusnya bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya. Bawahan yang terlalu banyak kurang baik, demikian pula jumlah bawahan yang terlalu sedikit juga kurang baik. Ada 2 alasan mengapa ada penentuan rentang yang baik dan tepat. Pertama rentang mana- jemen mempengaruhi penggunaan efisiensi dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dan bawahan mereka.Kedua,adanya hubungan antara rentang manajemen dengan struktur organisasi,dimana semakin sempit rentang manajemen struktur organisasi akan berbentuk “tall”, sedang rentang manajemen yang melebar akan membentuk struktur organisasi “flat” yang berarti tingkatan manajemen semakin sedikit.
1. Penentuan rentang yang tepat
a. Rentang manajemen mempengaruhi penggunaan efisien dari manajer dan pelaksa-
naan kerja efektif dari bawahan mereka.
b. Ada hubungan antara rentang manajemen di seluruh organisasi dan struktur
organisasi.
2. Pendekatan Graicunas
Dalam memilih suatu rentangan, manajer harus mempertimbangkan tidak hanya hubungan satu dengan satu secara langsung dengan bawahan yang diawasi, tetapi juga hubungan mereka dengan bawahan dalam kelompok dua atau lebih.
Rumus: R=n{2(n-1)+(n-1)}
dalam hal ini:
* R: jumlah hubungan
* N: jumlah bawahan
3. Pilihan dalam meningkatkan jumlah karyawan
a. Rentang manajemen naik
b. Hirarki tingkatan manajemen naik
c. Kombinasi keduanya
4. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Rentang Manajemen
a. Kesamaan fungsi-fungsi dari anggota- anggota suatu organisasi.
Kesamaan fungsi- fungsi berarti dapat diatur lagi agar manajer lebih mudah menga-
mengawasi. Mungkin dengan fungsi yang yang sama, beberapa karyawan atau bagian
disatukan agar mudah dan lebih efektif dikendalikan.
b. Kedekatan geografis dalam suatu organisasi.
Suatu organisasi yang mempunyai cabang-cabang yang luas disuatu wilayah harus
diatur agar efisien tapi tetap efektif.
c. Tingkat pengawasan langsung yang dibutuhkan.
Semakin tinggi tingkat pengawasan langsung yang dibutuhkan akan semakin banyak
karyawan dan rentang manajemen yang dibutuhkan.
d. Tingkat koordinasi pengawasan yang dibutuhkan.
Semakin banyak tingkat koordinasi pengawasan, yang bisa berarti semakin panjang
struktur suatu organisasi akan semakin menambah jumlah karyawan atau manajer lini
yang harus dikendalikan.
e. Bantuan organisasi yang tersedia bagi pengawas.
Komunikasi Dalam Organisasi
Komunikasi adalah sebuah tindakan untuk berbagi informasi, gagasan atau pun pendapat dari setiap partisipan komunikasi yang terlibat didalamnya guna mencapai kesamaan makna. Tindak komunikasi tersebut dapat dilakukan dalam berbagai konteks. Konteks komunikasi yang telah dibahas pada modul-modul sebelumnya adalah komunikasi antarpribadi (interpersonal Communication) dan komunikasi kelompok.Konteks komunikasi selanjutnya yang akan kita bahas adalah komunikasi organisasi.
Tindak komunikasi dalam suatu organisasi berkaitan dengan pemahaman mengenai peristiwa komunikasi yang terjadi didalamnya, seperti apakah instruksi pimpinan sudah dilaksanakan dengan benar oleh karyawan atau pun bagaimana karyawan/bawahan mencoba menyampaikan keluhan kepada atasan, memungkinkan tujuan organisasi yang telah ditetapkan dapat tercapai sesuai dengan hasil yang diharapkan. Ini hanya satu contoh sederhana untuk memperlihatkan bahwa komunikasi merupakan aspek penting dalam suatu organisasi, baik organisasi yang mencari keuntungan ekonomi maupun organisasi yang bersifat sosial kemasyarakatan.
Pengertian komunikasi Organisasi
Sebelum membahas pengertian komunikasi organisasi sebaiknya kita uraikan terminologi yang melekat pada konteks komunikasi organisasi, yaitu komunikasi dan organisasi. Komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau ‘common” dalam Bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna, “commonness”. Atau dengan ungkapan yang lain, melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipan lainnya. Kendala utama dalam berkomunikasi adalah kita seringkali mempunyai makna yang berbeda terhadap lambang yang sama.
Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss dalam Human Communication menguraikan ada tiga model dalam komunikasi:
1. Model komunikasi linier (one-way communication), dalam model ini komunikator
memberikan suatu stimuli dan komunikan melakukan respon yang diharapkan tanpa
mengadakan seleksi dan interpretasi. Komunikasinya bersifat monolog.
2. Model komunikasi interaksional. Sebagai kelanjutan dari model yang pertama, pada
tahap ini sudah terjadi feedback atau umpan balik. Komunikasi yang berlangsung
bersifat dua arah dan ada dialog, di mana setiap partisipan memiliki peran ganda,
dalam arti pada satu saat bertindak sebagai komunikator, pada saat yang lain
bertindak sebagai komunikan.
3. Model komunikasi transaksional. Dalam model ini komunikasi hanya dapat
dipahami dalam konteks hubungan (relationship) antara dua orang atau lebih.
Pandangan ini menekankan bahwa semua perilaku adalah komunikatif. Tidak ada
satupun yang tidak dapat dikomunikasikan.
Mengenai organisasi, salah satu defenisi menyebutkan bahwa organisasi merupakan suatu kumpulan atau sistem individual yang melalui suatu hirarki/jenjang dan pembagian kerja, berupaya mencapai tujuan yang ditetapkan. Dari batasan tersebut dapat digambarkan bahwa dalam suatu organisasi mensyaratkan:
1. adanya suatu jenjang jabatan ataupun kedudukan yang memungkinkan semua individu dalam organisasi tersebut memiliki perbedaan posisi yang jelas, seperti pimpinan, staf pimpinan dan karyawan.
2. adanya pembagian kerja, dalam arti setiap orang dalam sebuah institusi baik yang komersial mau pun sosial, memiliki satu bidang pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya.
Dengan landasan konsep-konsep komunikasi dan organisasi sebagaimana yang telah diuraikan, maka kita dapat memberi batasan tentang komunikasi organisasi secara sederhana, yaitu komunikasi antarmanusia (human communication) yang terjadi dalam kontek organisasi. Atau dengan meminjam definisi dari Goldhaber, komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergabung satu sama lain (the flow of messages within a network of interdependent relationships).
Sebagaimana telah disebut terdahulu, bahwa arus komunikasi dalam organisasi meliputi komunikasi vertikal dan komunikasi horisontal. Masing-masing arus komunikasi tersebut mempunyai perbedaan fungsi yang sangat tegas. Ronald Adler dan George Rodman dalam buku Understanding Human Communication, mencoba menguraikan masing-masing, fungsi dari kedua arus komunikasi dalam organisasi tersebut sebagai berikut:
1. Downward communication, yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:
a) Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja ( job instruction )
b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan
( job retionnale )
c) Penyampaian informasi mengenai peraturan - peraturan yang berlaku ( procedures
and practices )
d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
2. Upward communication,yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate)
mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini
adalah:
a) Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah
dilaksanakan
b) Penyampaian informasi tentang persoalan - persoalan pekerjaan ataupun tugas
yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan
c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan
d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.
3. Horizontal communication, yaitu tindak komunikasi ini berlangsung di antara para
karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus
komunikasi horisontal ini adalah:
a) Memperbaiki koordinasi tugas
b) Upaya pemecahan masalah
c) Saling berbagi informasi
d) Upaya pemecahan konflik
e) Membina hubungan melalui kegiatan bersama.
Proses Komunikasi
Dalam dataran teoritis, paling tidak kita mengenal atau memahami komunikasi dari dua perspektif, yaitu:
1. Perspektif kognitif. Komunikasi menurut Colin Cherry, yang mewakili perspektif kognitif adalah penggunaan lambang - lambang ( symbols ) untuk mencapai kesamaan makna atau berbagi informasi tentang satu objek atau kejadian. Informasi adalah sesuatu ( fakta, opini, gagasan) dari satu partisipan kepada partisipan lain melalui penggunaan kata - kata atau lambang lainnya. Jika pesan yang disampaikan diterima secara akurat, receiver akan memiliki informasi yang sama seperti yang dimiliki sender, oleh karena itu tindak komunikasi telah terjadi.
2. Perspektif perilaku. Menurut BF. Skinner dari perspektif perilaku memandang komunikasi sebagai perilaku verbal atau simbolik di mana sender berusaha mendapatkan satu efek yang dikehendakinya pada receiver. Masih dalam perspektif perilaku, FEX Dance menegaskan bahwa komunikasi adalah adanya satu respons melalui lambang - lambang verbal di mana simbol verbal tersebut bertindak sebagai stimuli untuk memperoleh respons. Kedua pengertian komunikasi yang disebut terakhir, mengacu pada hubungan stimulus respons antara sender dan receiver.
Setelah kita memahami pengertian komunikasi dari dua perspektif yang berbeda, kita mencoba melihat proses komunikasi dalam suatu organisasi. Menurut Jerry W. Koehler dan kawan-kawan, bagi suatu organisasi, perspektif perilaku dipandang lebih praktis karena komunikasi dalam organisasi bertujuan untuk mempengaruhi penerima (receiver). Satu respons khusus diharapkan oleh pengirim pesan (sender) dari setiap pesan yang disampaikannya. Ketika satu pesan mempunyai efek yang dikehendaki, bukan suatu persoalan apakah informasi yang disampaikan tersebut merupakan tindak berbagi informasi atau tidak.
Sekarang kita mencoba memahami proses komunikasi antarmanusia yang disajikan dalam suatu model berikut:
Proses komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu ataupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain, sebagai berikut:
1. Langkah pertama yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan. Ideation ini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan.
2. Langkah kedua dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kaya, tanda-tanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain. Pesan atau message adalah alat-alat di mana sumber mengekspresikan gagasannya dalam bentuk bahasa lisan, bahasa tulisan ataupun perilaku nonverbal seperti bahasa isyarat, ekspresi wajah atau gambar-gambar.
3. Langkah ketiga dalam proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang telah disandi (encode). Sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan cara berbicara, enulis, menggambar ataupun melalui suatu tindakan tertentu. Pada langkah ketiga ini, kita mengenal istilah channel atau saluran, yaitu alat-alat untuk menyampaikan suatu pesan. Saluran untuk komunikasi lisan adalah komunikasi tatap muka, radio dan telepon. Sedangkan saluran untuk komunikasi tertulis meliputi setiap materi yang tertulis ataupun sebuah media yang dapat mereproduksi kata-kata tertulis seperti: televisi, kaset, video atau ohp (overheadprojector). Sumber berusaha untuk mebebaskan saluran komunikasi dari gangguan ataupun hambatan, sehingga pesan dapat sampai kepada penerima seperti yang dikehendaki.
4. Langkah keempat, perhatian dialihkan kepada penerima pesan. Jika pesan itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang. Dalam proses ini, penerima melakukan decoding, yaitu memberikan penafsiran interpretasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya. Pemahaman (understanding) merupakan kunci untuk melakukan decoding dan hanya terjadi dalam pikiran penerima. Akhirnya penerimalah yang akan menentukan bagaimana memahami suatu pesan dan bagaimana pula memberikan respons terhadap pesan tersebut.
5. Proses terakhir dalam proses komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima. Respons atau umpan balik dari penerima terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata ataupun tindakan-tindakan tertentu. Penerima bisa mengabaikan pesan tersebut ataupun menyimpannya. Umpan balik inilah yang dapat dijadikan landasan untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi.
Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, tindak komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu:
1. Fungsi informatif
Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu.
Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.
2. Fungsi Regulatif
Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:
1. atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada:
1. keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah
2. kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi
3. kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi
4. tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.
2. berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
3. Fungsi Persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
4. Fungsi Integratif
Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.
Memahami Komunikasi dalam Organisasi
Persoalan-persoalan mengenai gaya komunikasi, pengeruh kekuasaan dalam organisasi dan upaya memperbaiki kemampuan berkomunikasi dalam organisasi, merupakan bahan-bahan yang akan dibahas dalam kegiatan belajar 2 berikut.
Gaya komunikasi atau communication style akan memberikan pengetahuan kepada kita tentang bagaimana perilaku orang-orang dalam suatu organisasi ketika mereka melaksanakan tindak berbagi informasi dan gagasan. Sementara pada pengaruh kekuasaan dalam organisasi, kita akan mengkaji jenis-jenis kekuasaan yang digunakan oleh orang-orang dalam tataran manajemen sewaktu mereka mencoba mempengaruhi kemampuan berkomunikasi dalam organsasi, kita akan diajak untuk memikirkan bagaimana mendefinisikan tujuan kita sehubungan dengan tugas dalam organisasi, bagaimana kita memilih orang yang tepat untuk diajak kerjasama dan bagaimana kita memilih saluran yang efektif untuk melaksanakan tugas tersebut.
Gaya Komunikasi
Gaya komunikasi (communication style) didefinisikan sebagai seperangkat perilaku antarpribadi yang terspesialisasi yang digunakan dalam suatu situasi tertentu (a specialized set of intexpersonal behaviors that are used in a given situation).
Masing-masing gaya komunikasi terdiri dari sekumpulan perilaku komunikasi yang dipakai untuk mendapatkan respon atau tanggapan tertentu dalam situasi yang tertentu pula. Kesesuaian dari satu gaya komunikasi yang digunakan, bergantung pada maksud dari pengirim (sender) dan harapan dari penerima (receiver).
Ada enam gaya komunikasi yang akan kita bahas dalam kegiatan belajar 2 ini, yaitu:
1. The controlling style
Gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way communications.
Pihak-pihak yang memakai controlling style of communication ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk berharap pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian untuk berbagi pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian pada umpan balik, kecuali jika umpan balik atau feedback tersebut digunakan untuk kepentingan pribadi mereka. Para komunikator satu arah tersebut tidak khawatir dengan pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusaha menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi pandangan-pandangannya.
Pesan-pesan yag berasal dari komunikator satu arah ini, tidak berusaha ‘menjual’ gagasan agar dibicarakan bersama namun lebih pada usaha menjelaskan kepada orang lain apa yang dilakukannya. The controlling style of communication ini sering dipakai untuk mempersuasi orang lain supaya bekerja dan bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk kritik. Namun demkian, gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, tidak jarang bernada negatif sehingga menyebabkan orang lain memberi respons atau tanggapan yang negatif pula.
2. The equalitarian style
Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan. The equalitarian style of communication ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way traffic of communication).
Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota organisasi dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama.
Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi yang bermakna kesamaan ini, adalah orang-orang yang memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina hubungan yang baik dengan orang lain baik dalam konteks pribadi maupun dalam lingkup hubungan kerja. The equalitarian style ini akan memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, sebaba gaya ini efektif dalam memelihara empati dan kerja sama, khususnya dalam situasi untuk mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan yang kompleks. Gaya komunikasi ini pula yang menjamin berlangsungnya tindak berbagi informasi di antara para anggota dalam suatu organisasi.
3. The structuring style
Gaya komunikasi yang berstruktur ini, memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk mempengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut.
Stogdill dan Coons dari The Bureau of Business Research of Ohio State University, menemukan dimensi dari kepemimpinan yang efektif, yang mereka beri nama Struktur Inisiasi atau Initiating Structure. Stogdill dan Coons menjelaskan mereka bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien adalah orang-orang yang mampu merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih memantapkan tujuan organisasi, kerangka penugasan dan memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang muncul.
4. The dynamic style
Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented). The dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen).
Tujuan utama gaya komunikasi yang agresif ini adalah mestimulasi atau merangsang pekerja/karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat dan lebih baik. Gaya komunikasi ini cukup efektif digunakan dalam mengatasi persoalan-persoalan yang bersifat kritis, namun dengan persyaratan bahwa karyawan atau bawahan mempunyai kemampuan yang cukup untuk mengatasi masalah yang kritis tersebut.
5. The relinguishing style
Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain.
Pesan-pesan dalam gaya komunikasi ini akan efektif ketika pengirim pesan atau sender sedang bekerja sama dengan orang-orang yang berpengetahuan luas, berpengalaman, teliti serta bersedia untuk bertanggung jawab atas semua tugas atau pekerjaan yang dibebankannya.
6. The withdrawal style
Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut.
Dalam deskripsi yang kongkrit adalah ketika seseorang mengatakan: “Saya tidak ingin dilibatkan dalam persoalan ini”. Pernyataan ini bermakna bahwa ia mencoba melepaskan diri dari tanggung jawab, tetapi juga mengindikasikan suatu keinginan untuk menghindari berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu, gaya ini tidak layak dipakai dalam konteks komunikasi organisasi.
Kesimpulan gaya
Gambaran umum yang diperoleh dari uraian di atas adalah bahwa the equalitarian style of communication merupakan gaya komunikasi yang ideal. Sementara tiga gaya komunikasi lainnya: structuring, dynamic dan relinguishing dapat digunakan secara strategis untuk menghasilkan efek yang bermanfaat bagi organisasi. Dan dua gaya komunikasi terakhir: controlling dan withdrawal mempunyai kecenderungan menghalangi berlangsungnya interaksi yang bermanfaat dan produktif.
KEPEMIMPINAN
Definisi
Ada beberapa pengertian kepemimpinan, antara lain:
1. Kepemimpinan adalah pengaruh antar pribadi, dalam situasi tertentu dan langsung melalui proses komunikasi untuk mencapai satu atau beberapa tujuan tertentu (Tannebaum, Weschler and Nassarik, 1961, 24).
2. Kepemimpinan adalah sikap pribadi, yang memimpin pelaksanaan aktivitas untuk mencapai tujuan yang diinginkan. (Shared Goal, Hemhiel & Coons, 1957)
3. Kepemimpinan adalah suatu proses yang mempengaruhi aktifitas kelompok yang diatur untuk mencapai tujuan bersama (Rauch & Behling, 1984, 46).
4. Kepemimpinan adalah kemampuan seni atau tehnik untuk membuat sebuah kelompok atau orang mengikuti dan menaati segala keinginannya.
5. Kepemimpinan adalah suatu proses yang memberi arti (penuh arti kepemimpinan) pada kerjasama dan dihasilkan dengan kemauan untuk memimpin dalam mencapai tujuan (Jacobs & Jacques, 1990, 281).
Banyak definisi kepemimpinan yang menggambarkan asumsi bahwa kepemimpinan dihubungkan dengan proses mempengaruhi orang baik individu maupun masyarakat. Dalam kasus ini, dengan sengaja mempengaruhi dari orang ke orang lain dalam susunan aktivitasnya dan hubungan dalam kelompok atau organisasi. John C. Maxwell mengatakan bahwa inti kepemimpinan adalah mempengaruhi atau mendapatkan pengikut.
PENGERTIAN PEMIMPIN
Pemimpin adalah inti dari manajemen. Ini berarti bahwa manajemen akan tercapai tujuannya jika ada pemimpin. Kepemimpinan hanya dapat dilaksanakan oleh seorang pemimpin. Seorang pemimpin adalah seseorang yang mempunyai keahlian memimpin, mempunyai kemampuan mempengaruhi pendirian/pendapat orang atau sekelompok orang tanpa menanyakan alasan-alasannya. Seorang pemimpin adalah seseorang yang aktif membuat rencana-rencana, mengkoordinasi, melakukan percobaan dan memimpin pekerjaan untuk mencapai tujuan bersama-sama (Panji Anogara, Page 23).
TUGAS DAN PERAN PEMIMPIN
Menurut James A.F Stonen, tugas utama seorang pemimpin adalah:
1. Pemimpin bekerja dengan orang lain
Seorang pemimpin bertanggung jawab untuk bekerja dengan orang lain, salah satu dengan atasannya, staf, teman sekerja atau atasan lain dalam organisasi sebaik orang diluar organisasi.
2. Pemimpin adalah tanggung jawab dan mempertanggungjawabkan (akontabilitas).
Seorang pemimpin bertanggungjawab untuk menyusun tugas menjalankan tugas, mengadakan evaluasi, untuk mencapai outcome yang terbaik. Pemimpin bertanggung jawab untuk kesuksesan stafnya tanpa kegagalan.
3. Pemimpin menyeimbangkan pencapaian tujuan dan prioritas
Proses kepemimpinan dibatasi sumber, jadi pemimpin harus dapat menyusun tugas dengan mendahulukan prioritas. Dalam upaya pencapaian tujuan pemimpin harus dapat mendelegasikan tugas-tugasnya kepada staf. Kemudian pemimpin harus dapat mengatur waktu secara efektif,dan menyelesaikan masalah secara efektif.
4. Pemimpin harus berpikir secara analitis dan konseptual
Seorang pemimpin harus menjadi seorang pemikir yang analitis dan konseptual. Selanjutnya dapat mengidentifikasi masalah dengan akurat. Pemimpin harus dapat menguraikan seluruh pekerjaan menjadi lebih jelas dan kaitannya dengan pekerjaan lain.
5. Manajer adalah seorang mediator
Konflik selalu terjadi pada setiap tim dan organisasi. Oleh karena itu, pemimpin harus dapat menjadi seorang mediator (penengah).
6. Pemimpin adalah politisi dan diplomat
Seorang pemimpin harus mampu mengajak dan melakukan kompromi. Sebagai seorang diplomat, seorang pemimpin harus dapat mewakili tim atau organisasinya.
7. Pemimpin membuat keputusan yang sulit
Seorang pemimpin harus dapat memecahkan masalah.
Menurut Henry Mintzberg, Peran Pemimpin adalah :
1. Peran hubungan antar perorangan, dalam kasus ini fungsinya sebagai pemimpin yang dicontoh, pembangun tim, pelatih, direktur, mentor konsultasi.
2. Fungsi Peran informal sebagai monitor, penyebar informasi dan juru bicara.
3. Peran Pembuat keputusan, berfungsi sebagai pengusaha, penanganan gangguan, sumber alokasi, dan negosiator
PRINSIP- PRINSIP DASAR KEPEMIMPINAN
Prinsip, sebagai paradigma terdiri dari beberapa ide utama berdasarkan motivasi pribadi dan sikap serta mempunyai pengaruh yang kuat untuk membangun dirinya atau organisasi. Menurut Stephen R. Covey (1997), prinsip adalah bagian dari suatu kondisi, realisasi dan konsekuensi. Mungkin prinsip menciptakan kepercayaan dan berjalan sebagai sebuah kompas/petunjuk yang tidak dapat dirubah. Prinsip merupakan suatu pusat atau sumber utama sistem pendukung kehidupan yang ditampilkan dengan 4 dimensi seperti; keselamatan, bimbingan, sikap yang bijaksana, dan kekuatan. Karakteristik seorang pemimpin didasarkan kepada prinsip-prinsip (Stephen R. Coney) sebagai berikut:
1. Seorang yang belajar seumur hidup
Tidak hanya melalui pendidikan formal, tetapi juga diluar sekolah. Contohnya, belajar melalui membaca, menulis, observasi, dan mendengar. Mempunyai pengalaman yang baik maupun yang buruk sebagai sumber belajar.
2. Berorientasi pada pelayanan
Seorang pemimpin tidak dilayani tetapi melayani, sebab prinsip pemimpin dengan prinsip melayani berdasarkan karir sebagai tujuan utama. Dalam memberi pelayanan, pemimpin seharusnya lebih berprinsip pada pelayanan yang baik.
3. Membawa energi yang positif
Setiap orang mempunyai energi dan semangat. Menggunakan energi yang positif didasarkan pada keikhlasan dan keinginan mendukung kesuksesan orang lain. Untuk itu dibutuhkan energi positif untuk membangun hubungan baik. Seorang pemimpin harus dapat dan mau bekerja untuk jangka waktu yang lama dan kondisi tidak ditentukan. Oleh karena itu, seorang pemimpin harus dapat menunjukkan energi yang positif, seperti ;
a. Percaya pada orang lain
Seorang pemimpin mempercayai orang lain termasuk staf bawahannya, sehingga mereka mempunyai motivasi dan mempertahankan pekerjaan yang baik. Oleh karena itu, kepercayaan harus diikuti dengan kepedulian.
b. Keseimbangan dalam kehidupan
Seorang pemimpin harus dapat menyeimbangkan tugasnya. Berorientasi kepada prinsip kemanusiaan dan keseimbangan diri antara kerja dan olah raga, istirahat dan rekreasi. Keseimbangan juga berarti seimbang antara kehidupan dunia dan akherat.
7. Melihat kehidupan sebagai tantangan
Kata ‘tantangan’ sering di interpretasikan negatif. Dalam hal ini tantangan berarti kemampuan untuk menikmati hidup dan segala konsekuensinya. Sebab kehidupan adalah suatu tantangan yang dibutuhkan, mempunyai rasa aman yang datang dari dalam diri sendiri. Rasa aman tergantung pada inisiatif, ketrampilan, kreatifitas, kemauan, keberanian, dinamisasi dan kebebasan.
8. Sinergi
Orang yang berprinsip senantiasa hidup dalam sinergi dan satu katalis perubahan. Mereka selalu mengatasi kelemahannya sendiri dan lainnya. Sinergi adalah kerja kelompok dan memberi keuntungan kedua belah pihak. Menurut The New Brolier Webster International Dictionary, Sinergi adalah satu kerja kelompok, yang mana memberi hasil lebih efektif dari pada bekerja secara perorangan. Seorang pemimpin harus dapat bersinergis dengan setiap orang atasan, staf, teman sekerja.
9. Latihan mengembangkan diri sendiri
Seorang pemimpin harus dapat memperbaharui diri sendiri untuk mencapai keberhasilan yang tinggi. Jadi dia tidak hanya berorientasi pada proses. Proses daalam mengembangkan diri terdiri dari beberapa komponen yang berhubungan dengan: (1) pemahaman materi; (2) memperluas materi melalui belajar dan pengalaman; (3) mengajar materi kepada orang lain; (4) mengaplikasikan prinsip-prinsip; (5) memonitoring hasil; (6) merefleksikan kepada hasil; (7) menambahkan pengetahuan baru yang diperlukan materi; (8) pemahaman baru; dan (9) kembali menjadi diri sendiri lagi.
Mencapai kepemimpinan yang berprinsip tidaklah mudah, karena beberapa kendala dalam bentuk kebiasaan buruk, misalnya: (1) kemauan dan keinginan sepihak; (2) kebanggaan dan penolakan; dan (3) ambisi pribadi. Untuk mengatasi hal tersebut, memerlukan latihan dan pengalaman yang terus-menerus. Latihan dan pengalaman sangat penting untuk mendapatkan perspektif baru yang dapat digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan.
Hukum alam tidak dapat dihindari dalam proses pengembangan pribadi. Perkembangan intelektual seseorang seringkali lebih cepat dibanding perkembangan emosinya. Oleh karena itu, sangat disarankan untuk mencapai keseimbangan diantara keduanya, sehingga akan menjadi faktor pengendali dalam kemampuan intelektual. Pelatihan emosional dimulai dari belajar mendengar. Mendengarkan berarti sabar, membuka diri, dan berkeinginan memahami orang lain. Latihan ini tidak dapat dipaksakan. Langkah melatih pendengaran adalah bertanya, memberi alasan, memberi penghargaan, mengancam dan mendorong. Dalam proses melatih tersebut, seseorang memerlukan pengontrolan diri, diikuti dengan memenuhi keinginan orang.
Mengembangkan kekuatan pribadi akan lebih menguntungkan dari pada bergantung pada kekuatan dari luar. Kekuatan dan kewenangan bertujuan untuk melegitimasi kepemimpinan dan seharusnya tidak untuk menciptakan ketakutan. Peningkatan diri dalam pengetahuan, ketrampilan dan sikap sangat dibutuhkan untuk menciptakan seorang pemimpin yang berpinsip karena seorang pemimpin seharusnya tidak hanya cerdas secara intelektual, tetapi juga emosional (IQ, EQ dan SQ)
HUBUNGAAN ANTARA ORGANISASI, MANAJEMEN DAN KEPEMIMPINAN
Dalam beberapa literatur jika menyebutkan manajemen hampir selalu mengaitkan wadah aktifitas manajemennya, yaitu organisasi. Boleh dikatakan perkembangan ilmu manajemen selalu dikaitkan dengan manajer sebagai pemipin dan lokasi organisasinya. Kita dapat katakana bahwa inti dari organisasi adalah administrasi secara global, inti administrasi adalah manajemen, dan inti manajemen adalah kepemimpinan.
PEMIMPIN MASA DEPAN
Pada awal sudah kami katakan, bahwa berbicara manajemen sangat erat dengan organisasi sebagai wadahnya dan pemimpin sebagai pelaku perubahnya. Untuk itu perlu kita melihat bagaimana pemimpin masa depan dalam mengantisipasi berbagai hal. Menurut Lyal D. Asay (1991). Executive Leadership in health care bahwa ketrampilan kepemimpinan (Leadership Skills) yang harus dimiliki:
1. The Kinds of knowledge and skill need
2. Analytical skills to do logistical evaluation
3. Knowledge of scope of practice
4. Insigt into department’s needs
5. Knowledge of the culture
6. Knowledge of the community
7. Marketing and salesmanship
8. Good interviewing techniques that provide insight into an applicant’s capabilities
9. Ability to close interviews on a positive note.
10. Ability to follow up - persistence, interest, timing
Sedang menurut Jennifer James (1998). Thinking in the future tense Ketrampilan yang dibutuhkan meliputi:
1. Perspektif,
2. Pengenalan pola dan trend: apa yang sedang terjadi
3. Pengetahuan kultural
4. Fleksibilitas
5. Visi
6. Energei
7. Kecerdasan: ketrampilan berfikir
8. Nilai-nilai Global
A. Mengapa kita memerlukan manajemen,bagaimana manajemen didefinisikan, apakah manajemen termasuk seni atau ilmu, dan bagaimana pula pengertian manajemen sebagai profesi ?
Manajemen sangat diperlukan dalam suatu organisasi, baik itu organisasi yang mencari keuntungan maupun tidak. Suatu organisasi pasti punya tutuan tujuan yang ingin dicapai. Dan yang namanya organisasi pasti terdiri dari anggota lebih dari satu atau mungkin ratusan ribu. Masing-masing anggota punya tujuan-tujuan pribadi, sifat, karakter, kelebihan, kekurangan yang berbeda-beda satu sama lain. Organisasi juga punya bagian-bagian yang punya fungsi, tanggung jawab dan cara kerja sendiri-sendiri dan kadang-kadang malah saling bertentangan satu sama lain, contohnya bagian pemasaran ingin mempromosikan pruduk secara besar-besaran dengan biaya besar, sedangkan bagian keuangan akan berusaha untuk menekan pengeluaran.
Didalam organisasi juga pasti ada keinginan agar tujuan secepatnya tercapai, tepat sasaran atau tidak melenceng, organisasi terus berkembang berkesinambungan, dan terus dicari jalan agar dapat menekan biaya / pengorbanan sekecil-kecilnya, tapi mendapat output yang sebesar-besarnya.
Dengan melihat banyak sekali kendala-kendala dan hambatan-hambatan serta keinginan - keinginan organisasi untuk lebih maju, maka mutlak diperlukan manajemen. Dengan manajemen yang bagus dan sesuai dengan organisasi yang ada, tujuan organisasi akan cepat tercapai, tujuan organisasi akan tepat sasaran, ada keharmonisan antar anggota organisasi, pengeluaran dapat ditekan dan pendapatan meningkat, organisasi juga dapat terus dikembangkan lebih besar. Tercapainya tujuan organisasi baik tujuan ekonomis, social atau politik, sebagian besar tergantung pada kepada kemampuan para manajer dalam organisasi yang bersangkutan.
Jadi Manajemen diperlukan dalam segala bidang, bentuk dan organisasi serta tipe kegiatan. Dimana orang- orang saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.
Mendefinisikan manajemen ada berbagai ragam, ada yang mengartikan dengan ketatalaksanaan, manajemen pengurusan dan lain sebagainya. Pengertian manajemen dapat dilihat dari tiga pengertian.
1. Manajemen sebagai suatu proses
2. Manajemen sebagai suatu kolektivitas manusia
3. Manajemen sebagai ilmu ( science ) dan sebagai seni
Manajemen sebagai suatu proses. Pengertian manajemen sebagai suatu proses dapat dilihat dari pengertian menurut :
a. Encylopedia of the social science, yaitu suatu proses dimana pelaksanaan suatu tujuan
tertentu dilaksanakan dan diawasi.
b. Haiman, manajemen yaitu fungsi untuk mencapai suatu tujuan melalui kegiatan orang
lain, mengawasi usaha-usaha yang dilakukan individu untuk mencapai tujuan
c. Georgy R. Terry, yaitu cara pencapaian tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu
dengan melalui kegiatan orang lain.
Manajemen sebagai kolektivitas yaitu merupakan suatu kumpulan dari orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan bersama. Kolektivitas atau kumpulan orang- orang inilah yang disebut dengan manajemen, sedang orang yang bertanggung jawab terhadap terlaksananya suatu tujuan atau berjalannya aktivitas manajemen disebut Manajer.
Manajemen sebagai suatu ilmu dan seni, melihat bagaimana aktivitas manajemen dihubungkan dengan prinsip - prinsip dari manajemen. Pengertian manajemen sebagai suatu ilmu dan seni dari :
1. Chaster I Bernard dalam bukunya yang berjudul The function of the executive, bahwa
manajemen yaitu seni dan ilmu, juga Henry Fayol, Alfin Brown Harold, Koontz Cyril
O’donnel dan Geroge R. Terry.
2. Marry Parker Follet menyatakan bahwa manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan
pekerjaan melalui orang lain
Banyak ahli memberikan makna manajemen dalam prespekstif ilmu pengetahuan adalah sebagai berikut:
* Reitz (1985) menyebutkan sebagai “ management thinking “,
* Stoner (1996) menyebutnya sebagai “ Management thory”,
* Shrode (1974) menyebutnya sebagai “management science”
* Handoko (1997) cenderung melihat manajemen sebagai kombinasi antara ilmu
(science) dan seni (art).
* Edgar H. Schein melihat manajemen sebagai profesi
Beberapa orang menyebut manajemen sebagai ilmu dikarenakan penggunaan pe-
Mecahannya menggunakan asumsi dan landasan berfikir secara ilmiah, sehingga dapat dikaji dan dipelajari. Sedangkan manajemen dilihat sebagai seni, karena dalam setiap masalah manajemen dapat dipecahkan dengan berbagai model dan sangat dipengaruhi oleh pengalaman, intuisi seni para manajer dalam memberikan jalan keluar atau mela-
kukan pekerjaan.
Pada akhirnya, pemberian makna manajemen tersebut di atas sangat mempengaruhi cara pandang orang memberikan batasan manajemen itu sendiri.
Manajemen adalah proses perencanaan , pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha - usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya - sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
Manajemen Sebagai Ilmu Dan Sebagai Seni
Manajemen merupakan suatu ilmu dan seni, mengapa disebut demikian, sebab antara keduanya tidak bisa dipisahkan. Manajemen sebagai suatu ilmu pengetahuan, karena telah dipelajari sejak lama, dan telah diorganisasikan menjadi suatu teori. Hal ini dikare- nakan didalamnya menjelaskan tentang gejala-gejala manajemen, gejala - gejala ini lalu diteliti dengan menggunakan metode ilmiah yang dirumuskan dalam bentuk prinsip -prinsip yang diujudkan dalam bentuk suatu teori.
Manajemen sebagai Ilmu artinya juga manajemen memenuhi kreteria ilmu dan metode
keilmuan yang menekankan kepada konsep-konsep, teori, prinsip dan teknik pengelolaan.
Sebagai lmu pengetahuan manajemen memiliki cirri-ciri ilmu pengetahuan yaitu :
a. Tersusun secara sistematis atau teratur.
b. Dapat dipelajari dan diajarkan
c. Menggunakan metode-metode ilmiah.
d. Mempunyai prinsip-prinsip tertentu.
e. Dapat dijadikan teori.
f. Obyektif dan Rasional
Sedang manajemen sebagai suatu seni, disini memandang bahwa di dalam mencapai suatu tujuan diperlukan kkerja sama dengan orang lain, nah bagaimana cara memerintahkan pada orang lain agar mau bekerja sama. Pada hakekatnya kegiatan manusia pada umumnya adalah managing ( mengatur ) untuk mengatur disini diperlukan suatu seni, bagaimana orang lain memerlukan pekerjaan untuk mencapai tujuan bersama.
Manajemen sebagai Seni, kemampuan pengelolaan sesuatu itu merupakan seni
menciptakan atau biasa disebut kreatifitas ( daya cipta yang timbul dari dalam untuk
mewujudkan sesuatu ), dan merupakan keterampilan seseorang ( kemahiran yang dipe-roleh dari pengalaman )
Dalam bukunya “Principles of Management” George R Terry membedakan seni dan
ilmu dalam manajemen sebagai berikut :
I l m u
Kemajuan diperoleh dengan Ilmu.
Pembuktian
Ramalan
Menentukan
Ukuran-ukuran.
S e n i
Kemajuan diperoleh dengan praktek.
Perasaan
Terkaan
Menggambarkan
Pendapat-pendapat
Manajemen Sebagai Suatu Profesi
Dalam jaman modern ini semua jenis kegiatan selalu harus dimanajemeni, dalam arti aturan yang jelas, dan sekarang boleh dikata bahwa bidang manajemen sudah merupakan suatu profesi bagi ahlinya. Mengapa demikian karena dalam kegiatan apapun pekerjaan harus dikerjakan secara efisien dan efektif, sehingga diperoleh masukan atau input yang besar.
Edgar H Schein dalam bukunya yang berjudul organization socialization and the profession of Managemen menguraikan karakteristik atau criteria - kriteria sesuatu bisa dijadikan suatu profesi yaitu :
1. Para professional membuat keputusan atas dasar prinsip-prinsip umum yang berlaku
dalam situasi dan lingkungan, hal ini banyak ditunjang dengan banyaknya pendidikan-
pendidikan yang tujuannya mendidik siswanya menjadi seorang professional.
Misalnya Akademi Pendidikan Profesi Manajemen, kursus - kursus dan program-
program latihan dan lain sebagainya.
2. Para profesioal memperoleh status dengan cara mencapai suatu standar prestasi kerja
tertentu, ini tidak didasarkan pada keturunan, favoritas, suku bangsa, agama dan
kriteria- kriteria lainnya.
3. Para professional harus ditentukan oleh suatu kode etik yang kuat.
Jadi intinya manajemen sebagai profesi adalah dapat dipelajari oleh siapapun dan dimanapun.
Tujuan organisasi memiliki manajer
Manajer, yaitu orang yang mengarahkan aktivitas dari orang lainnya, timbul dan dibutuhkan karena adanya suatu organisasi. Organisasi di dunia ini bervariasi jenisnya mulai dari ukuran, struktur, sumber daya, karyawan, serta tujuannya, tetapi biasanya memiliki karaktristik umum yang sama.
Biasanya, suatu organisasi adalah kumpulan (group) dari dua atau lebih orang yang ada dan beroperasi untuk mencapai suatu objectives. Objectives adalah tujuan (goal)-target yang dituju/hasil yang akan dicapai melalui perencanaan dan tindakan. Objectives ini dilakukan dengan menyediakan barang dan jasa kepada anggota organisasi atau lingkungan di luar organisasi. Tanpa adanya kontrol, anggota dari suatu organisasi mungkin bekerja yang menurut pendapat mereka akan ikut memberikan andil bagi pencapaian objectives, sedangkan pada kenyataannya mereka bekerja ke arah yang sebaliknya. Untuk mencegah terjadinya kekacauan ini dan menjamin koordinasi kerja untuk mencapai objectives, manajer dibutuhkan
Kebutuhan Universal akan Manajer
Manajer ditermukan pada seluruh organisasi. Kadang-kadang manajer hanya diasumsikan bekerja di sektor swasta, untuk profit organisasi, tetapi kenyataannya mereka dibutuhkan dimanapun dalam organisasi. Misal, jika kia menemui ketua jurusan maka kita akan menemui seorang manajer.
Apa yang manajer lakukan? Apakah semua pekerjaan manajemen sama? Jika ada perbedaan, apakah perbedaaan tersebut?
Apakah manajemen itu
Manajemen adalah suatu proses untuk menetapkan dan mencapai tujuan melalui pemanfaatan lima fungsi dasar dengan menggunakan manusia (human), finansial, bahan (material) dan sumber informasi.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan pada definisi ini :
Manajer membuat keputusan untuk membuat dan mencapai tujuan. Pengambilan keputusan merupakan bagian penting dari seluruh aktifitas manajemen.
Manajer melakukan tugas melalui orang. Ketika manajer mendapatkan finansial, bahan, dan sumber informasi untuk organisasi, manajer bekerja melalui anggota organisasi untuk mencapai objectives.
Untuk mencapai tujuan ini, manajer harus melaksanakan lima fungsi dasar. Fungsi manajemen adalah lima aktivitas dasar yang manajer lakukan untuk mencapai tujuan organisasi : planning, organizing, staffing, directing, dan controlling.
Lingkungan Manajer
Environment dari suatu manajer sekarang ini bertambah kompleks. Banyak perubahan terjadi pada industri dewasa ini : perubahan bisnis (Barito Pasific), perubahan struktur (PJKA, BCA), downsizing (Astra), penutupan pabrik (Indorayon), merger (Bank Mandiri) dan lain sebagainya. Penyesuaian perubahan yang terjadi hari-ke-hari dari suatu bisnis/kegiatan membuat suatu manajemen menjadi komplek dan menarik. Pada saat ini manajer memiliki bermacam kepentingan untuk membagi waktu yang dimiliki, seperti kapasitas untuk menyerap teknologi baru, keluwesan dalam mengadaptasi perbedaan budaya yang timbul karena perubahan jaman dan lain sebagainya.
Isu utama yang dihadapi manajer dewasa ini adalah : internalization, perhatian terhadap etika, serta penekanan pada Total Quality Management. Perusahaan dituntut untuk dapat bersaing di tingkat internasional dengan mengadaptasi metode-metode manajemen yang belum pernah dilakukan. Masyarakat juga menuntut perusahaan untuk lebih menjunjung etika dalam menjalankan bisnisnya dan lain sebagainya. Manajer harus dapat mencari jalan menyeimbangkan bermacam tuntutan tersebut.
Mitos dan kenyataan dari pekerjaan manajer
Mitos 1 : Manajer adalah pembuat keputusan yang sistematis. Masyarakat percaya bahwa
manajer memiliki waktu untuk merencanakan dan bekerja secara sistematis.
Realita : manajer memiliki banyak pekerjaan sehingga hanya sedikit pekerjaan yang
dapat direncanakan.
Mitos 2 : Manajer yang efektif tidak memiliki tugas rutin yang harus dilakukan. Berdasar
mitos ini,manajer sudah menetapkan semuanya di depan dan tinggal mengawasi
jalannya pekerjaan tersebut.
Realita : meskipun tiap hari disibukkan menangani beberapa masalah, manajer memiliki
tugas rutin yang harus dilakukan
Mitos 3 : Pekerjaan manajer menjadi sebuah ilmu
Realita : pekerjaan manajer lebih mengutamakan seni daripada ilmu
Siapakah Manajer itu
Cara terbaik untuk menentukan siapa manajer tersebut adalah dengan jalan mengetahui tingkat dan area dari manajemen
Tingkat (level) dari manajemen
Apakah manajer adalah sama untuk suatu organisasi. Jawabannya bisa ya bisa pula tidak. Semua manajer melakukan fungsi manajemen yang sama, tetapi perbedaan posisi dalam suatu perusahaan membutuhkan penekanan fungsi yang berbeda. Kebanyakan organisasi membentuk hirarki manajemen, atau macam-macam tingkatan manajemen, biasanya berbentuk piramida. Kita dapat membagi hirarki tersebut menjadi tiga bagian :
1. Top manajemen terdiri dari manajer utama dari suatu organisasi-chief executive officer
Atau presiden direktur, serta satu tingkat di bawahnya (subordinat) yang biasanya
disebut vice presiden / wakil direktur. Top manajemen bertanggung jawab terhadap
keseluruhan manajemen dari suatu organisasi.Bertugas objective dari suatu organisasi,
goal (tujuan), dan kebijaksanaan operasional.
2. Midlle manajemen meliputi seluruh manajer yang tingkatannya di bawah vicepresident
tetapi di atas tingkatan supervisor. Manajer tingkatan ini bertanggung jawab terhadap
pelaksanaan objective dan kebijaksanaan yang telah dibuat oleh top manajemen.
Beberapa perusahaan memiliki dua atau tiga tingkatan middle manajer. Manajer pabrik
dan sales manajer adaloah contoh dari middle manajemen.
3. First Line Manajemen, atau supervisor, adalah manajer pada tingkatan operasional,
level terendah dari suatu manajemen. Memiliki tanggung jawab untuk me-manage
group tempat mereka berada dan untuk mencapai tingkat kerja yang diinginkan suatu
organisasi. Bawahan yang dimiliki manajer ini adalah karyawan bagian operasional.
Area dari Manajemen
Manajer juga dapat diidentifikasi dari jenis pekerjaannya, aktifitas, atau fungsi yang ditangani. Jenis yang paling umum adalah marketing (pemasaran), operation, finance (keuangan), serta human resources (sumber daya manusia).
Marketing Manager. Manajer pemasaran bertanggung jawab untuk melakukan riset serta pengembangan produk, begitu pula mengenai penetapan harga, promosi, serta strategi distribusi dari suatu organisasi.
Operation Manager. Manajer operasi bertanggung jawab dalam semua aktivitas yang berhubungan dengan penciptaan produk atau jasa dati suatu organisasi. Mereka menangani pengawasan inventori, plant layout, pengawasan produksi, sera quality control.
Finance Manager. Manajer keuangan bertanggung jawab untuk mengelola asset finansial dari suatu organisasi. Manajer pada bagian ini bertanggung jawab terhadap akuntansi, investasi, budgeting, serta pengawasan finansial.
Human Resourse Manager. Manajer sumber daya bertanggung jawab terhadap semua elemen yang meliputi sumber daya manusia dari suatu organisasi. Tugasnya meliputi rekruitmen, penseleksian, orientasi kerja, dan pengembangan sumber daya yang dimiliki, juga membuat sistem kompensasi bagi karyawan.
Manajer fungsional bertanggung jawab pada satu kegiatan organisasi, seperti produksi pemasaran, keuangan dan lain sebagainya, manajer umum membawahi unit yang lebih rumit misalnya sebuah perusahaan cabang atau bagian operasional yang independen yang bertanggung jawab atas semua kegiatan unit.
Fungsi - fungsi Manajemen yang harus dilaksanakan para manajer
Dalam Manajemen terdapat fungsi-fungsi manajemen yang terkait erat di dalamnya. Pada umumnya ada empat (4) fungsi manajemen yang banyak dikenal masyarakat yaitu fungsi perencanaan (planning), fungsi pengorganisasian (organizing), fungsi pengarahan (directing) dan fungsi pengendalian (controlling). Untuk fungsi pengorganisasian terdapat pula fungsi staffing (pembentukan staf). Para manajer dalam organisasi perusahaan bisnis diharapkan mampu menguasai semua fungsi manajemen yang ada untuk mendapatkan hasil manajemen yang maksimal.
Di bawah ini akan dijelaskan arti definisi atau pengertian masing-masing fungsi manajemen - POLC :
1. Fungsi Perencanaan / Planning
Fungsi perencanaan adalah suatu kegiatan membuat tujuan perusahaan dan diikuti dengan membuat berbagai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan tersebut.
2. Fungsi Pengorganisasian / Organizing
Fungsi perngorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumber daya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan.
3. Fungsi Pengarahan / Directing / Leading
Fungsi pengarahan adalah suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat, dinamis, dan lain sebagainya.
4. Fungsi Pengendalian / Controling
Fungsi pengendalian adalah suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan.
Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan.
adapun fungsi-fungsi manajemen adalah;
Perencanaan (Planning)
Kegiatan seorang manajer adalah menyusun rencana. Menyusun rencana berarti memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Agar dapat membuat rencana secara teratur dan logis, sebelumnya harus ada keputusan terlebih dahulu sebagai petunjuk langkah-langkah selanjutnya.
Pengorganisian (Organizing)
Pengorganisasian atau organizing berarti menciptakan suatu struktur dengan bagian-bagian yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga hubungan antarbagian-bagian satu sama lain dipengaruhi oleh hubungan mereka dengan keseluruhan struktur tersebut.
Pengorganisasian bertujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Selain itu, mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut.
Menggerakkan (Actuating)
Menggerakkan atau Actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya adalah menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau penuh kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan (leadership).
Pengawasan (Controling)
Pengawasan merupakan tindakan seorang manajer untuk menilai dan mengendalikan jalannya suatu kegiatan yang mengarah demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan
Fungsi Manajemen pada semua level
Tanpa memandang posisi, atau tingkatan manajemen, seluruh manajer melakukan pekerjaan yang sama. Mereka melaksanakan lima fungsi manajemendan bekerja melalui dan dengan yang lain untuk membuat dan mencapai tujuan organisasi. Perbedaan terletak pada jumlah waktu dan penekanan masing-masing fungsi juga berbeda.
Top Manajemen, Fungsi perencanaan pada manajer puncak terdiri dari pengembangan tujuan serta objective umum dari suatu organisasi, serta kebijakan utama yang harus dlaksanakan oleh middle serta first line manajer. Organizing pada tingkat atas adalah pengembangkan keseluruhan struktur dari suatu organisasi untuk mendukung rencana serta mendapatkan sumber daya.
Middle manajemen, pekerjaan utama middle manajer adalah mengembangkan strategi untuk melaksanakan konsep dasar yang telah ditentukan oleh top manajemen. Sebagai contoh jika manajer pada Dell Computer memutuskan pendapatan keuntungan 10%, middle manajer harus mendefinisikan tujuan yang mereka miliki untuk mencapai keuntungan tersebut.
First-line Manajemen, first line manajer hanya berkonsentrasi pada tanggungjawab yang mereka miliki.
Gambar 1.2 Fungsi Manajemen pada Beberapa Tingkatan Manajemen
Peran Manajemen (Management Roles)
Untuk mengerjakan fungsi-fungsi manajemen, setiap manajer harus mempunyai beberapa peran. Role adalah kumpulan harapan untuk tingkah laku manajer. Henry Mintzberg telah menganalisa perilaku manajemen dan menemukan 10 role, yang dapat digolongkan menjadi tiga kategori.
Interpersonal Role
Interpersonal role berperan dalam hubungan antara manajer dengan lainnya. Hal ini timbul dari posisi formalseorang manajer dan kewenangan yang dimiliki.
Figurehead, seorang manajer adalah kepala dari unit kerja, apakah itu divisi, departemen, atau bagian. Karena posisi tersebut, manajer harus secara rutin melakukan beberapa tugas seremonial, seperti menerima tamu, menghadiri pernikahan bawahan.
Leader, manajer harus membuat suatu environment. Manajer akan memeainkan peran sebagai leader untuk meningkatkan kinerja karyawan., mengurangi konflik, memberikan umpan-balik, dan lain-lain.
Liaison, manajer berinteraksi dengan orang lain selain atasan dan bawahan, mereka bekerja dengan manajer dari departemen lain, supplier, pelanggan.
Informational Role
Sebagai hasil dari kontak di dalam atau di luar organisasi, manajer biasanya memiliki lebih banyak informasi disbanding anggota lain di bagian staff
Monitor, manajer secara kontinyu memonitor lingkungan untuk menentukan apa yang sedang terjadi.
Diseminator, manajer memberikan ke bawahan beberapa informasi yang secara normal tidak bisa didapatkan oleh mereka.
Spokesperson, manajer adalah orang yang berbicara mewakili unit kerja ke orang di luar lingkungan itu.
Decisional Role
Peran ini focus pada penetapan dari beberapa pilihan
Entrepreneur, jika seorang manajer dihadapkan pada beberapa ide atau metode baru untuk meningkatkan kerja unitnya, maka manajer harus melaksanakan peran sebagai entrepreneur.
Disturbance handler, ketika bagian dari ligkungan kerja keluar dari pengawasan, maka manajer harus mengangani krisis tersebut.
Resource allocator, manajer menentukan siapa di dalam unit kerjanya yang mendapatkan sumber daya dan bagaimana cara masing-masing untuk mendapatkan hal itu.
Negosiator, manajer dibutuhkan untuk melakukan negosiasi denga supplier dan lain sebagainya.
Kemampuan manajemen (manajement skills)
Kemampuan teknik (technical skills)
Meliputi pengetahuan dan kemampuan menggunakan proses, pekerjaan, teknik, serta alat pada spesialisasi bidang yang manajer tersebut berada.
Human Skills
Kemampuan untuk berinteraksi dan berkomunikasi dengan orang lain. Seorang manajer harus berusaha untuk memahami, bekerja dengan, untuk membangun sebuah lingkungan kerja yang baik dari sebuah tim
Kemampuan Konseptual (Conceptual Skills)
Adalah kemampuan untuk melihat sebuah organisasi secara keseluruhan dan melihat bagian yang satu berhubungan dan bergantung dengan yang lain.
Jumlah Kemampuan Yang Dibutuhkan Pada Beberapa Tingkatan
Atau dengan kata kain ketrampilan yang harus dimiliki
1. Keterampilan konseptual
Manajer tingkat atas ( top manager ) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi yang ia pimpin . Keterampilan ini sering disebut sebagai keterampilan kosepsional (conceptional skill). Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk menciptakan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.
2. Keterampilan komunikasi atau kemanusiaan
Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang laion yang disebut juga keterampilan kemanusiaan (human skill).
Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang [persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbutka kepada atasan. Keterampilan kberkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, mengengah maupun bawah.
3. Keterampilan teknis
Keterampilan terakhir yang merupakan bekal bagi seorang manajer adalah keterampilan teknis (technical skill). Keterampilan ini apda umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya memperbaiki mesin, membuat kursi, merangkai bunga dan keterampilan teknis yang lain.
Manajer di masa depan
Pekerjaan yang paling penting yang harus dihadapi manajer di masa depan. Dalam pemikiran saya, ada lima tantangan serius yang harus dihadapi manajer puncak. Pertama, harus memiliki kompetensi yang sempurna untuk mampu mengelola semua sumber daya berwujud yang di miliki perusahaan. Kedua, memiliki kualitas untuk memotivasi sumber daya manusia. Ketiga, memiliki kualitas untuk membangun hubungan positif dengan stakeholder’s. Keempat, memiliki kualitas dan wawasan untuk menghadapi perubahan keinginan pasar. Kelima, memiliki kreatifitas, dan kualitas dalam memahami produk atau jasa. Beberapa tahun terakhir ini, perubahan keinginan pasar yang begitu cepat, produk – produk yang semakin berusia singkat merupakan tonggak penunjuk dan batu peringatan bagi seorang manajer. Manajer masa depan haruslah seorang pemimpin yang telah belajar bersama waktu untuk mengerjakan semua tugas dan tanggung jawab berdasarkan rencana yang baik dan seimbang dengan perubahan dahsyat yang sedang terjadi pada saat ini. Manajer masa depan juga berarti manajer hari ini yang seharusnya mulai membangun dirinya dan mengembangkan potensi dirinya untuk mengembangkan kualitas, karakter, perilaku, nilai positif, prinsip sukses, dan keberanian dalam menghadapi setiap tantangan dan perubahan.
Manajer masa depan harus mengisi pikirannya dengan fakta, bahwa manusia adalah harta terbesar dan terpenting dari organisasi perusahaan. Sebagai pemimpin ia wajib menunjukan kekuatan manajerialnya dalam bentuk perilaku dan hubungan kerja bersama tim besar nya di perusahaan. Para manajer yang berwawasan luas dan berpengetahuan positif sudah lama membuang hierarki, dan banyak melibatkan pikiran positif, niat sukses bersama, dan kekuatan kualitas keterampilan dalam membangun struktur kerja yang lebih bersemangat dan produktif. Bangunan struktur kerja baru tersebut mengeluarkan sumber daya manusia dari dalam kotak hierarki lama dan menggerakkan mereka ke dalam sistem manajemen yang lebih efisien, disiplin, fleksibel, produktif, berkualitas, berketerampilan tinggi, dan mencuatkan kreatifitas dalam semangat tanggung jawab sukses bersama.
Manajer masa depan sudah waktunya untuk mengembangkan kepemimpinan yang terpencar dan beragam membagi kepemimpinan pada sudut terjauh dari lingkar untuk mengungkap kekuatan tanggung jawab bersama. Pemimpin membangun sumber daya perusahaan yang meliputi manusia, organisasi, uang, modal, utang, dan pasar. Keragaman lingkup pekerjaan, para pelanggan, dan stakeholder’s yang terkait akan menyadari sendiri saat mereka melihat kekuatan dan kemampuan perusahaan dalam menjawab tantangan masa depan.
Manajer masa depan mampu mempertahankan visi masa depan organisasi dan dengan setengah memaksa mengobarkan semangat yang dibutuhkan untuk membangun perusahaan. Manajer memobilasi orang orang di sekitar misi organisasi, memantapkan suatu kekuatan dalam masa yang tidak menentu di masa depan. Koordinasi sekitar misi ini menggerakan suatu kekuatan yang ditransformasikan menjadi satu ke tempat kerja, dimana karyawan dan tim dapat menyatakan diri mereka sendiri dalam pekerjaan dan menemukan signifikasi melampaui tugas, saat mereka mengelola misi. Melalui suatu fokus yang tetap pada misi, manajer puncak seharusnya memberi kepada staf – staf nya yang tersebar dan beraneka ragam suatu kesadaran arah yang jelas dan peluang untuk menemukan makna dalam pekerjaan mereka.
Manajer seharusnya tahu bahwa mendengarkan pelanggan dan belajar apa yang ia beri nilai “sambil menggali di lapangan” akan merupakan komponen penting, bahkan lebih penting di masa depan ketimbang masa kini. Persaingan global dan lokal makin cepat, dan kebutuhan untuk memfokuskan pada apa yang dibutuhkan pelanggan akan makin kuat.
Setiap orang akan mengamati manajer masa depan, sama seperti kita mengamati yang sekarang ini ada, untuk melihat apakah praktik bisnis dari organisasi sudah sejalan dengan prinsip yang dianut oleh manajer. Dalam semua interaksi, dari yang terkecil sampai yang terbesar, perilaku dari manajer yang baik akan menghargai keluhuran dan harga diri dari mereka yang membangun perusahaan.
Makna sosial terpenting dari manajer masa depan adalah cara mereka menghayati totalitas kepemimpinan, tidak sekedar memasukkan “organisasi saya” tetapi juga menjangkau ke luar dinding organisasi. Manajer yang baik menyadari arti penting mereka yang membangun perusahaan, nilai dari tempat kerja yang mengembangkan sumber daya manusia untuk berprestasi adalah penting untuk kelanjutan misi, serta perlunya suatu tim kerja yang sehat untuk tercapainya sukses perusahaan. Manajer yang bijaksana akan merangkul semua yang terlibat dalam lingkaran yang mengitari perusahaan, organisasi, orang, kepemimpinan, dan masyarakat.
Tantangan yang berasal dari luar organisasi memerlukan banyak perhatian, komitmen, dan semangat sebagai tugas yang paling penting di dalam organisasi. Manajer masa depan akan membangun sumber daya manusia yang sehat dengan semangat yang sama dengan semangat saat mereka membangun perusahaan yang sehat, produktif, dengan menyadari bahwa organisasi dengan kinerja tinggi tidak dapat hidup jika perusahaan tersebut mengecewakan orang orangnya dan hidup dalam suatu perusahaan tanpa sistem dan kepastian masa depan.
Pada saat ini kesetiaan karyawan kepada perusahaan semakin berkurang, dan kepercayaan perusahaan kepada karyawan juga semakin berkurang. Hal ini merupakan pesan yang jelas bagi manajer masa depan. Persaingan yang keras dalam dunia bisnis dan semakin materialistisnya manusia mengakibatkan hancur dan punahnya filosofi kesetiaan dan kerja sama abadi. Pengurangan tenaga kerja bukanlah solusi yang sehat, tetapi memompa semangat ,etos kerja dalam memandu visi, prinsip, dan nilai perusahaan akan membangun kepercayaan, semangat, dan kreativitas internal perusahaan.
Manajer yang cerdas akan mampu meramalkan waktu yang menguntungkan, dan waktu untuk lebih waspada menghadapi tantangan. Manajer adalah seorang pemimpin yang memiliki kompetensi terbaik untuk memberi harapan dan motivasi bagi kehidupan semua sumber daya manusia yang ada di perusahaannya, serta mempunyai keberanian untuk mengambil sikap dan tindakan tepat mengenai semua isu, prinsip, visi, misi, operasional dan kebijakan strategi perusahaan dan mampu secara bijaksana mengendalikan semua potensi resiko yang bisa terjadi. Manajer masa depan sebaiknya bersikap lebih hati – hati dalam menghadapi berbagai spekulasi bisnis. Kualitas kepemimpinan seorang manajer masa depan dan manajer hari ini harus terjawab dari perilaku, wawasan, pengetahuan, karakter, kekuatan positif, dan mental sukses seorang manajer pemenang yang harus ada di dalam lubuk hati terdalam.
PERKEMBANGAN TEORI MANAJEMEN
A. Pengantar
Perkembangan teori manajemen sampai pada saat ini telah berkembang dengan pesat. Tapi sampai detik ini pula belum ada suatu teori yang bersifat umum ataupun berupa kumpulan-kumpulan hokum bagi manajemen yang dapat diterapkan dalam berbagai situasi dan kondisi. Para manajemen banyak mengalami dan menjumpai pandangan-pandangan tentang manajemen, yang berbeda adalah dalam penerapannya.
Dalam bab ini akan dikupas tiga aliran pemikiran manajemen, yaitu :
1. Aliran klasik yang terbagi dalam manajemen ilmiah dan teori organisasi klasik.
2. Aliran hubungan manusiawi, disebut sebagai aliran neoklasik atau pasca klasik.
3. Aliran manajemen modern.
Disamping itu akan dibicarakan juga dua pendekatan manajemen yaitu :
1. Pendekatan sistem (System Approach)
2. Pendekatan kontingensi (Contingency Approac)
B. Teori Manajemen Klasik
Ada dua tokoh manajemen yang mengawali munculnya manajemen, yaitu :
1. Robert Owen (1771 1858)
Dimulai pada awal tahun 1800-an sebagai Manajer Pabrik Pemintalan Kapas di New Lanark, Skotlandia. Robert Owen mencurahkan perhatiannya pada penggunaan faktor produksi mesin dan faktor produksi tenaga kerja. Dari hasil pengamatannya disimpulkan bahwa, bilamana terhadap mesin diadakan suatu perawatan yang baik akan memberikan keuntungan kepada perusahaan, demikian pula halnya pada tenaga kerja, apabila tenaga kerja dipelihara dan dirawat ( dalam arti adanya perhatian baik kompensasi, kesehatan, tunjangan dan lain sebagainya) oleh pimpinan perusahaan akan memberikan keuntungan kepada perusahaan. Selanjutnya dikatakan bahwa kuantitas dan kualitas hasil pekerjaan dipengaruhi oleh situasi ekstern dan intern dari pekerjaan. Atas hasil penelitiannya Robert Owen dikenal sebagai Bapak Manajemen Personalia.
2. Charles Babbage (1792 1871)
Charles Babbage adalah seorang Profesor Matematika dari Inggris yang menaruh perhatia dan minat pada bidang manajemen. Dia dipercaya bahwa aplikasi prinsip-prinsip ilmiah pada proses kerja akan menaikkan produktivitas dari tenaga kerja menurunkan biaya, karena pekerjaan-pekerjaan dilakukan secara efektif dan efisien. Dia menganjurkan agar para manajer bertukar pengalaman dan dalam penerapan prinsip –prinsip manajemen. Pembagian kerja ( devision of labour ), mempunyai beberapa keunggulan, yaitu :
1. Waktu yang diperlukan untuk belajar dari pengalaman-pengalaman yang baru.
2. Banyaknya waktu yang terbuang bila seseorang berpindah dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain akan menghambat kemajuan dan ketrampilan pekerja, untuk itu diperlukan spesialisasi dalam pekerjaannya.
3. Kecakapan dan keahlian seseorang bertambah karena seorang pekerja bekerja te- rus menerus dalam tugasnya.
4. Adanya perhatian pada pekerjaannya sehingga dapat meresapi alat-alatnya karena perhatiannya pada itu-itu saja.
Kontribusi lain dari Charles Babbage yaitu mengembangkan kerja sama yang saling menguntungkan antara para pekerja dengan pemilik perusahaan, juga membuat skema perencanaan pembagian keuntungan.
C. Teori Manajeman Ilmiah
Tokoh-tokoh dari teori manajemen ilmiah antara lain Frederick Winslow Taylor, Frank dan Lilian Gilbreth, Henry L. Gantt dan Harrington Emerson.
1. Frederick Winslow Taylor
Pertama kali manajemen ilmiah atau manajemen yang menggunakan ilmu pengetahuan dibahas, pada sekitar tahun 1900an. Taylor adalah manajer dan penasihat perusahaan dan merupakan salah seorang tokoh terbesar manajemen. Taylor dikenal sebagai bapak manajemen ilmiah (scientifick management).
Hasil penelitian dan analisanya ditetapkan beberapa prinsip yang menggantikan prinsip lama yaitu sistem coba-coba atau yang lebih dikenal dengan nama sistem trial and error.
Hakekat pertama daripada manajemen ilmiah yaitu A great mental revolution, karena hal ini menyangkut manajer dan karyawan. Hakekat yang ke dua yaitu penerapan ilmu pengetahuan untuk menghilangkan sistem coba-coba dalam setiap unsur pekerjaan.
Taylor mengemukakan empat prinsip Scientific Management, yaitu :
1. menghilangkan sistem coba-coba dan menerapkan metode-metode ilmu pengetahuan
disetiap unsur-unsur kegiatan.
2. memilih pekerjaan terbaik untuk setiap tugas tertentu, selanjutnya memberikan latihan dan pendidikan kepada pekerja.
3. setiap petugas harus menerapkan hasil-hasil ilmu pengetahuan di dalam menjalankan tugasnya.
4. harus dijalin kerja sama yang baik antara pimpinan dengan pekerja.
Hal yang menarik dari pendapat Taylor salah satunya adalah mengenai posisi manajer. Dimana manajer adalah pelayan bagi bahwahannya yang bertentangan dengan pendapat sebelumnya yang mengatakan bahwa bawahan adalah pelayan manajer. Oleh Taylor ini dinamakan studi gerak dan waktu (Time and a motion study).
2. Henry Laurance Gantt (1861 1919)
Henry merupakan asisten dari Taylor, dia berdiri sendiri sebagai seorang konsultan, dimana titik perhatiannya pada unsur manusia dalam menaikkan produktivitas kerjanya. Adapun gagasan yang dicetuskannya yaitu :
1. kerja sama yang saling menguntungkan antara manajer dan tenaga kerja untuk mencapai tujuan bersama.
2. mengadakan seleksi ilmiah terhadap tenaga kerja.
3. pembayar upah pegawai dengan menggunakan sistem bonus.
4. penggunaan instruksi kerja yang terperinci.
D. Teori Organisasi Klasik
Tokoh-tokoh teori organisasi klasik antara lain yaitu Henry Fayol, James D. Mooney, Mary Parker Follett dan Chaster I. Bernard.
1. Henry Fayol (1841-1925)
Fayol adalah seorang industrialis Perancis. Fayol mengatakan bahwa teori dan teknik administrasi merupakan dasar pengelolaan organisasi yang kompleks, ini diungkapkan dalam bukunya yang berjudul Administration Industrielle et General atau Gneral and Industrial Management yang ditulis pada tahun 1908 oleh Constance Storrs.
Fayol membagi manajemen menjadi lima unsur yaitu perencanaan, pengorganisasian, pemberian perintah, pengkoordinasian dan pengawasan, fungsi ini dikenal sebagai fungsionalisme.
Fayol. Selanjutnya membagi enam kegiatan manajemen, yaitu 1. Teknik Produksi dan Manufakturing Produk, 2. Komersial, 3. Keuangan, 4. Keamanan, 5. Akuntansi dan 6. Manajerial.
Henry Fayol mengemukakan 14 prinsip manajemen, yaitu :
1. Devision of Work
Adanya spesialisasi dalam pekerjaan
2. Uathority and Responsibility
Wewenang yaitu hak untuk memberi perintah dan kekuasaan untuk meminta dipatuhi.
3. Dicipline
Melakukan apa yang sudah menjadi persetujuan bersama.
4. Unity of Command
Setiap bawahan hanya menerima instruksi dari seorang atasan saja untuk menghilangkan kebingungan dan saling lempar tanggung jawab.
5. Unity of Direction
One head and one plan or a group or activities having the same objective. Seluruh kegiatan dalam organisasi yang mempunyai tujuan sama harus diarahkan oleh seorang manajer.
6. Subordination of Individual Interest to Generale Interest
Kepentingan seseorang tidak boleh di atas kepentingan bersama atau organisasi.
7. Renumeration
Gaji bagi pegawai merupakan harga servis atau layanan yang diberikan, kompensasi.
8. Centralization
Standarisasi dan desentralisasi merupakan pembagian kekuasaan.
9. Sealar Chain (garis wewenang)
Jalan yang harus diikuti oleh semua komunikasi yang bermula dari dan kembali ke kuasaan terakhir.
10. Order
Disini berlaku setiap tempat untuk setiap orang dan setiap orang pada tempatnya berdasarkan pada kemampuan.
11. Equity
Persamaan perlakuan dalam organisasi.
12. Stability of Tonure of Personel
Seorang pegawai memerlukan penyesuaian untuk mengerjakan pekerjaan barunya agar dapat berhasil dengan baik.
13. Initiative
Bawahan diberi kekuasaan dan kebebasan di dalam mengeluarkan pendapatnya, menjalankan dan menyelesaikan rencananya.
14. Esprit the Corps
Persatuan adalah keleluasaan, pelaksanaan operasi organisasi perlu memiliki kebanggaan, keharmonisan dan kesetiaan dari para anggotanya yang tercermin dalam semangat korps.
2. Mary Parker Follett (1868 1933)
Follett menjembatani antara teori klasik dan hubungan manusiawi, dimana pemikiran Follett pada teori kalsik tapi memperkenalkan unsur-unsur hubungan manusiawi. Dia menerapkan psikologi dalam perusahaan, industri dan pemerintahan. Konflik yang terjadi dalam perusahaan dapat dibuat konstruktif dengan menggunakan proses integrasi.
E. Aliran Hubungan Manusiawi (Neo Klasik)
Aliran timbul karena pendekatan klasik tidak sepenuhnya menghasilkan efieiensi dalam produksi dan keselarasan kerja. Para pakar mencoba melengkapi organisasi klasik dengan pandangan sosiologi dan psikologi. Tokoh-tokoh aliran hubungan manusiawi antara lain Hugo Munsterberg dan Elton Mayo.
1. Hugo Munsterberg (1862 1916)
Hugo merupakan pencetus psikologi industri sehingga dikenal sebagai bapak psikologi industri. Bukunya yaitu Psikology and Industrial Efficiensy, menguraikan bahwa untuk mencapai tujuan produktivitas harus melakukan tiga cara pertama penemuan best possible person, kedua penciptaan best possible work dan ketiga penggunaan best possible effect.
2. Elton Mayo
Terkenal dengan percobaan-percobaan Howthorne, dimana hubungan manusiawi menggambarkan manajer bertemu atau berinteraksi dengan bawahan. Bila moral dan efisiensi kerja memburuk, maka hubungan manusiawi dalam organisasi juga akan buruk.
F. Aliran Hubungan Modern (Ilmu Pengetahuan)
Aliran campuran dari klasik dan neo klasik. Jadi melihat manusia dan pekerjaan yang dihadapi saat itu. Dalam pengembangannya dibagi menjadi dua, pertama aliran hubungan manusiawi (perilaku organisasi), dan kedua berdasar pada manajemen ilmiah atau manajemen operasi.
Perilaku Organisasi :
a. Douglas McGregor
b. Frederick Herzberg
c. Chris Argiris
d. Edgar Schein
e. Abraham Maslow
f. Robert Blak dan Jane Mounton
g. Rensistlikert
h. Fred Feidler
Prinsip Dasar Perilaku Organisasi :
1. Manajemen tidak dapat dipandang sebagai proses teknik secara ketat ( peranan, pro
prosedur dan prinsip).
2. Manajemen harus sistematis, pendekatannya harus dengan pertimbangan konservatif.
3. Organisasi sebagai suatu keseluruhan dan pendekatan manajer individual untuk
pengawasan harus sesuai dengan situasi.
4. Pendekatan motivasional yang menghasilkan komitmen pekerja terhadap tujuan
organisasi sangat dibutuhkan.
G. Aliran Kuantitatie
Perkembagannya dimulai dengan digunakannya kelompok-kelompok riset operasi dalam memecahkan permasalahan dalam industri. Teknik riset operasi sangat penting sekali dengan semakin berkembangnya teknologi saat ini dalam pembuatan dan pengambilan keputusan. Penggunaan riset operasi dalam manajemen ini selanjutnya dikenal sebagai aliran manajemen science.
Langkah-langkah pendekatan manajemen science yaitu :
1. perumusan masalah dengan jelas dan terperinci
2. penyusunan model matematika dalam pengambilan keputusan
3. penyelesaian model
4. pengujian model atas hasil penggunaan model
5. penetapan pengawasan atas hasil
6. pelaksanaan hasil dalam kegiatan implementasi
H. Pendekatan Sistem
Pendekatan ini memandang organisasi sebagai satu kesatuan yang saling berinteraksi yang tak terpisahkan. Organisasi merupakan bagian dari lingkungan eksternal dalam pengertian luas. Sebagai suatu pendekatan system manajemen meliputi sistem umum dan sistem khusus serta analisis tertutup maupun terbuka.
Pendekatan sistem umum meliputi konsep-konsep organisasi formal dan teknis, filosofis dan sosiopsikologis. Analis system manajemen spesifik meliputi struktur organisasi, desain pekerjaan, akuntansi, sistem informasi dan mekanisme perencanaan serta pengawasan.
I. Pendekatan Kontingensi
Pendekatan kontingensi digunakan untuk menjembatani celah antara teori dan praktek senyatanya. Biasanya antara teori dengan praktek, maka harus memperhatikan lingkungan sekitarnya. Kondisi lingkungan akan memerlukan aplikasi konsep dan teknik manajemen yang berbeda. Pendekatan Kontingensi juga disebut sebagai pendekatan situasional, yaitu penggunaan berbagai konsep pada situasi kehidupan nyata.
Konsep: manajer bekerja pada situasi tertentu, di bawah keadaan tertentu, dan pada waktu tertentu.
ORGANISASI MANA DEPAN
Mengelola masa depan sangat tergantung kemampuan kita mengelola lembaga kita secara lebih professional. Aspek-aspek manajemen yang menjadi isu menarik untuk organisasi masa depan dalam pandangan Stoner (1996) adalah :
1. Lingkungan penentu organisasi, meliputi Lingkungan alam, Tanggung jawab sosial
dan etika, globalisasi, mendirikan dan memperbaharui organisasi ( organization
change), budaya , multibudaya dan perubahan budaya, mutu.
2. Perencanaan, meliputi pembuatan keputusan, perencanaan dan manajemen strategis,
implementasi strategi.
3. Pengorganisasian, meliputi desain organisasi dan struktur organisasi, kekuasaan dan
distribusi wewenang, manajemen SDM, mengelola perubahan organisasi dan inovasi.
4. Kepemimpimpinan,meliputi motivasi, kepemimpinan, tim dan kerja kelompok, komu-
nikasi dan negoisasi.
5. Pengendalian, meliputi pengendalian efektif, manajemen operasi, dan sistim informasi.
HUBUNGAN MANAGER DENGAN DUNIA LUAR
Yang dimaksud dengan lingkungan luar adalah semua segmen lingkungan organisasi yang memiliki potensi untuk mempengaruhi organisasi / perusahaan.
Dalam suatu organisasi pasti akan banyak perhubungan dengan organisasi atau lingkungan eksternal, dan seorang manager harus bisa berhubungan dengan baik apapun perusahaan/ organisasi yang dia bawahi., dan hubungan yang baik itu harus bisa mendu- kung tujuan-tujuan dari manajemen.Dan masing-masing manager mempunyai bermacam macam strategi sesuai tujuan dan peran dari masing-masing manager /organisasi.
Umpamanya Manager Perusahaan yang memproduksi produk tertentu, dia harus bertanggung jawab untuk mempromosikan atau menciptakan kesan yang baik mengenai perusahaan dan produk-produknya. Tanggung jawab lainnya yaitu melakukan konfrensi pers, publikasi produk, komunikasi antar perusahaan, membangun hubungan baik dengan pihak-pihak terkait,serta memberikan feedback mengenai permasalahan yang berhubung- an dengan posisi dan image perusahaan dia di mata masyarakat.
Dalam suatu organisasi, semua manager , baik itu General Manager,Marketing Ma- najer, Produksi Manager, Manager Keuangan , manager lini dan lainnya, pasti punya tanggung jawab umum yang sama terhadap lingkungan organisasi luar. Tapi dalam suatu organisasi biasanya ada manajer yang khusus lebih banyak fokus berhubungan dengan organisasi luar sesuai tugas dan tanggung jawab dia.
Misalnya :
1. Marketing Manager. Berhubungan dengan konsumen / organisasi luar agar dapat menjual produk, atau mengenalkan produk baru.
2. PR (Public Relations) Manager. Mengevaluasi sikap dan opini publik, formulasi dan implementasi policy organisasi atas komunikasi organisasi / perusahaan de- ngan publik, menkoordinasikan program-program komunikasi, mengembangkan hubungan dan “good will” lewat proses komunikasi dua arah, mengembangkan hubungan positif antara organisasi dengan public.
3. Manager Keuangan. Berhubungan dengan Lembaga keuangan, pajak, dan yang sejenisnya.
4. Manajer HRD. Yang berhubungan dengan rekrutmen karyawan seperti Departe- men tenaga kerja, Konsultan peningkatan SDM, Lpk-Lpk yang siap memasok tenaga trampil untuk Organisasi/ perusahaan.
5. Manager IT / Manager Produksi / Manager Tehnik. Selalu berhubungan dengan tehnologi dan pengembangan baru yang memasok organisasi/ perusahaan agar senantisa bisa bertahan atau memajukan tujuan.
6. Quality Assurance Manager. Manager yang selalu berhubungan dengan konsu- men agar bisa mewakili konsumen dalam mengimbangi keinginan model produk yang dikeluarkan organisasi / perusahaan.
Dalam dunia usaha terdapat dua (2) pihak yang berkepentingan (stakeholder) yang berpengaruh secara langsung, yakni external stakeholder (pihak luar) dan internal stakeholder (pihak dalam) :
A. Pihak Internal Dunia Usaha
1. Karyawan
Dengan memiliki sumber daya manusia atau sdm yang baik akan sangat membantu
dunia bisnis untuk maju.
2. Pemegang Saham dan Dewan Direksi
Adalah dua bagian penting yang mengatur kegiatan atau jalannya roda perusahaan
publik di mana para pemegang saham memiliki kemungkinan untuk mempengaruhi
suatu perusahaan dengan hak suara yang dimilikinya sesuai dengan persentase saham
yang dimiliki.
B. Pihak Eksternal Dunia Usaha
1. Pelanggan / Konsumen
Konsumen dapat dibagi atau dibedakan menjadi 2, yaitu konsumen perorangan atau
individu dan konsumen lembaga/perusahaan/bisnis. Konsumen membelanjakan uang
yang dimilikinya untuk barang atau jasa yang dimiliki oleh perusahaan.
2. Pemasok / Suplier / Suplayer
Membatu perusahaan untuk mendapatkan faktor produksi atau input untuk diolah
menjadi keluaran atau output yang memiliki nilai tambah.
3. Pemerintah
Lembaga yang membuat undang-undang, kebijakan serta peraturan agar roda perekonomian suatu negara atau daerah dapat berjalan seperti yang telah direncanakan.
4. Serikat Pekerja
Berkaitan dengan hal-hal yang berhubungan dengan pekerja seperti upah, jam kerja,
fasilitas, kondisi kerja, dan sebagainya
5. Pesaing / Rival
Semakin kuat pesaing kita maka akan mengurangi omset perusahaan, sehingga perlu
secara terus menerus melakukan pengembangan dan perbaikan untuk dapat menguasai
pasar.
6. Lembaga Keuangan
Contohnya seperti bank, asuransi, leasing atau sewa guna, dan lain sebagainya yang
membantu perusahaan dalam mengelola keuangannya.
7. Lembaga Konsumen
Lembaga ini akan membantu konsumen dalam memperjuangkan haknya. Jika ada
masalah antara konsumen dengan produk perusahaan, maka lembaga konsumen akan
membantu konsumen.
8. Kelompok Khusus
Contohnya seperti kelompok sosial, kelompok pecinta alam, dan lain-lain
9. Pihak yang Berkepentingan Lain
Memperhatikan lembaga atau organisasi lain yang berhubungan dengan bisnis yang
dijalankan. Jika kita terjun ke dalam bisnis rumah sakit, maka kelompok dokter,
paramedis, pasien, dan lainnya harus diperhatikan.
Organisasi luar kita harus dapat berhubungan dengan baik .
Lingkungan organisasi luar dalam kenyataan dilapangan selalu berbeda- beda si- tuasinya.Seorang manajer atau sebuah manajemen harus bisa mengatasi dan mengikuti perkembangan yang ada, agar tujuan dapat selalu tercapai atau organisai / perusahaan malah lebih maju.
Ada tiga jenis lingkungan, yaitu :
1. Lingkungan selalu berubah.
Yaitu adanya kecepatan dan percepatan perubahan lingkungan yang secara umum mempengaruhi organisasi. Perubahan bersifat acak, sering berubah, dan banyak elemen yang mempengaruhi.
2. Lingkungan yang stabil.
Yaitu lingkungan yang jumlah dan frekuensi perubahannya tidak menunjukkan angka atau perubahan besarannya mencolok.
3. Lingkungan yang dinamis
Yaitu lingkungan yang mempunyai potensi mempengaruhi organisasi,senantiasa berubah dengan frekuensi yang cepat. Sehingga perlu organisasi mengantisipasinya dengan cepat dan sesuai.
PERENCANAAN DAN PEMBUATAN KEPUTUSAN
Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tinsdakan. Perencanaan diperlukan dalam setiap jenis kegiatan baik itu kegiatan organisasi, perusahaan maupun kegiatan dimasyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.
Perencanaan
Menurut Newman perencanaan (planning) is deciding in advance what is to be done. Sedangkan menurut A.Allen planning is the determination of a course of action to achieve a desired result. Pada dasarnya yang dimaksud dengan perencanaan yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa ( what ) siapa ( Who ) kapan (When) dimana ( When ) mengapa ( why ) dan bagaimana ( How ) jadi perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta program-program yang dilakukan.
Bagian-Bagian Perencanaan
Perencanaan yang baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai bagian- bagian dari perencanaan yaitu :
1. Tindakan apa yang harus dikerjakan
2. Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan
3. Dimana tindakan tersebut dilakukan
4. Kapan tindakan tersebut dilakukan
5. Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut
6. Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut.
Persyaratan Perencanaan (Planning Requirements)
1.Faktual dan Realistis
2.Logis dan Rasional
3.Fleksibel
4.Komitmen
5.Komprehensif atau menyeluruh
Peran Rencana dan Tujuan dalam Proses Perencanaan
Rencana (Plans) adalah segala bentuk konsep dan dokumentasi yang menggambarkan bagaimana tujuan akan dicapai dan bagaimana sumber daya perusahaan akan dialokasikan, penjadualan dari proses pencapaian tujuan, hingga segala hal yang terkait dengan pencapaian tujuan
Tujuan (Goals) pada dasarnya adalah hasil akhir yang diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh individu, kelompok atau seluruh organisasi.
Sifat Rencana Yang Baik
Rencana yang baik harus memuat sifat-sifat sebagai berikut :
1. Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas dalam arti mudah dipahami oleh yang menerima sehingga penafsiran yang berbeda-beda dapat ditiadakan.
2. Fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya bila ada perubahan keadaan maka tidak semua rencana dirubah dan dimungkinkan diadakan penyesuaian- penyesuaian saja. Sifatnya tidak kaku harus begini dan begitu walaupun keadaan lain dari yang direncanakan.
3. Stabilitas, tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi harus dijaga stabilitasnya setiap rencana harus ada dalam perimbangan.
4. Ada dalam perimbangan berarti bahwa pemberian waktu dan factor- faktor produksi kepada siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan.
5. Meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.
Proses Pembuatan Rencana
1. Menetapkan tugas dan tujuan
Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat difrmulir tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh.
2. Observasi dan analisa
Menentukan factor – factor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan ( Observasi ) bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang digunakan.
3. Mengadakan kemungkinan-kemungkinan
Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesian, besarbya biaya yang dibutuhkan efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya.
4. Membuat sintesa
Sintesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan - kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sitesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut. Kemungkinan kemungkinan yang mempunyai kelemahan-kelemahan.
Yang Membuat Perencanaan
1. Panitia Perencanaan
Panitia ini terdiri dari beberapa unsure yang mewakili beberapa pihak, yang masing-masing membawakan misinya untuk menghasilkan suatu rencana, dengan harapan rencana yang dibuat akan lebih baik.
2. Bagian Perencanaan
Seringkali tugas perencanaan, merupakan tugas rutin dalam suatu organisasi atau perusahaan. Ini merupakan satu unit dalam suatu organisasi yang bertugas khusus membuat rencana. Jadi disini tidak ada unsur perwakilan yang mewakili suatu bagian dalam organisasi.
3. Tenaga Staf
Pada sebuah organisasi atau perusahaan ada dua kelompok fungsional yaitu :
- Pelaksana, tidak disamakan dengan pimpinan yaitu kelompok yang langsung menangani pekerjaan
- Staf (pemikir) yaitu kelompok yang tidak secara langsung menghasilkan barang atau produk perusahaan, tugasnya menganalisa fakta-fakta untuk kemudian merencanakan sesuatu guna.
Bentuk-bentuk Perencanaan
1. Recana Global (Global Plan)
Analisa penyusunan recana global terdiri atas:
- Strenght yaitu kekuatan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan
- Weaknesses, memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi yang bersangkutan.
- Opportunity yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi
- Treath yaitu tekanan dan hambatan yang dihadapi organisasi
2. Rencana Stategik (Strategic Plan)
Bagian dari rencana global yang lebih terperinci. Dimana dengan menyusun kerangka kerja yang akan dilakukan untuk mencapai rencana global, dimensi waktunya adalah jangka panjang. Dalam pencapaiannya dilakukan dengan system prioritas. Mana yang akan dicapai terlebih dahulu.
Merupakan proses prencanaan jangka panjang yang tersusun dan digunakan untuk men- capai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Tiga alasan penggunaan perencanaan strategic ini yaitu :
1. Memberikan kerangka dasar bagi perencanaan lainnya yang akan dilakukan
2. Mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya.
3. Titik permulaan pemahaman dan penilaian kegiatan manajer dan organisasi.
3. Rencana Operasional ( Operational Plan )
Rencana ini meliputi perencanaan terhadap kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat jangka pendek.
- Rencana sekali pakai ( single use plan ) yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah tercapainya tujuan dan ini sifatnya lebih terperinci hanya sekali pakai, misalnya rencana pembelian dan pemasangan mesin komputer dalam suatu perusahaan.
- Rencana Tetap ( Standing Plan ) yaitu berupa pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan-penanganan situasi yang dapat diperkirakan terlebih dahulu dan akan terjadi berulang-ulang.
Tujuan Organisasi ( Organization Goal )
Dua unsur dari pada tujuan yaitu :
1. Hasil akhir yang ingin dicapai
2. Kegiatan yang dilakukan saat ini untuk mencapai tujuan tersebut
Dalam buku Manullang Davis membagi tujuan menjadi tiga jenis yaitu :
1. Tujuan primer berupa nilai ekonomis yang diberikan baik langsung ataupun tidak langsung kepada masyarakat dalam pembuatan barang dan jasa.
2. Tujuan kolateralnilai umum dalam pengertian luas demi kebaikan masyarakat
3. Tujuan Skunder, berkenaan dengan nilai ekonomis dan efektifitas dalam pencapaian tujuan diatas.
Bentuk-bentuk Tujuan
Parrow membagi tujuan menjadi lima bentuk :
1. Sociental Goals, dibagi menjadi bagian-bagian karena organisasi sifatnya luas untuk memenuhi kebutuhan dari masyarakat.
2. Output Goals, menghasilkan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh konsumen dalam bentuk konsumsi.
3. System Goals, pelaksanaan semua fungsi organisasi dilakukan dengan system yang biasa digunakan dalam organisasi tersebut.
4. Product Goals, berdasarkan pada produk yang dihasilkan oleh organisasi atau perusahaan.
5. Derived Goals, dihubungkan dan didasarkan pada tujuan-tujuan lainnya yang ada dalam organisasi,
Fungsi Tujuan
1. Sebagai dasar dan patokan bagi kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasi baik pengarahan, penyaluran usaha-usaha maupun kegiatan dari para anggota organisasi tersebut tanpa kecuali.
2. Sumber legitimasi dengan meningkatkan kemampuan kegiatan-kegiatan yang dilakukan guna mendapatkan sumber daya yang diperlukan dalam proses produksi dan mendapatkan dukungan dari lingkungan yang berada di sekitarnya.
3. Sebagai standar pelaksanaan dengan melaksanakan diri pada tujuan yang akan dicapai yang dibuat secara jelas dan dapat dipahami oleh anggota lainnya.
4. Sumber motivasi untuk mendorong anggota lainnya dalam melaksanakan tugasnya, misal dengan memberikan insentif bagi anggota yang melaksanakan tugasnya dengan baik, menghasilkan produk di atas standar dan lain sebagainya yang akhirnya dapat mendorong anggota lainnya.
5. Sebagai unsur rasional perusahaan, karena tujuan ini merupakan dasar perancangan dari organisasi.
Peter Drucker menetapkan delapan unsur yang harus ada dalam suatu organisasi di dalam menetapkan tujuan, yaitu :
1. Posisi pasar, berapa market share yang dapat dikuasai oleh perusahaan, hal ini dengan melihat berapa besar langganan dan produk yang dapat dikuasai, segmen pasar dan saluran distribusi yang digunakan.
2. Produktivitas, yaitu dengan menghitung antar input yang digunakan dengan output yang dicapai, yang merupakan efisiensi perusahaan.
3. Sumberdaya pisik dan keuangan, dengan memperhatikan teknologi yang digunakan dan sumberdaya yang diperlukan dihubungkan dengan besarnya posisi keuangan yang dimiliki.
4. Profitabilitas, pencapaian tujuan yang dihitung dengan berapa rupiah yang diterima dengan melakukan riset and develop-ment, tersedianya kapital untuk renovasi teknologi dan kompensasi yang diterima.
5. Inovasi, yaitu pembaharuan-pembaharuan yang dilaksanakan dengan mengeluarkan produk baru, teknologi yang lebih canggih misalnya, yang didasarkan pada kebutuhan yang terus bertambah.
6. Prestasi dan pengembangan manajer, dengan memperhatikan pada kualitas manajemen untuk pengembangan para manajer.
7. Prestasi dan sikap karyawan, dengan menetapkan tujuan-tujuan yang menyangkut faktor-faktor karyawan dalam pencapaian efektifitas kerja.
8. Tanggung jawab solusi dan publik, guna menangani gejolak yang terjadi di perusahaan yang dilakukan oleh para karyawan berupa pemogokan ataupun unjuk rasa, hukum, pemerintah dan kelompok masyarakat lainnya.
Management By Obyektif ( M B O )
Pertama kali diperkenalkan oleh Peter Drucker dalam bukunya The Practice of Management pada tahun 1954. Management by objective dapat juga disebut sebagai manajemen berdasarkan sasaran, manajemen berdasarkan hasil (Management by Result), Goals management, Work planning and review dan lain sebagainya yang pada intinya sama.
Management by objective menekankan pada pentingnya peranan tujuan dalam perencanaan yang efektif, dengan menetapkan prosedur pencapaian baik yang formal maupun informal, pertama dengan menetapkan tujuan yang akan dicapai dilanjutkan dengan kegiatan yang akan dilaksanakan sampai selesai baru diadakan peninjauan kembali atas pekerjaan yang telah dilakukan. Kegiatan MBO singkatan dari management by objective yaitu proses partisipasi yang melibatkan bawahan dan para manajer dalam setiap tingkatan organisasi yang dirumuskan dengan bentuk misi atau sasaran, yang dapat diukur dimana penggunaan ukuran ini sebagai pedoman bagi pengoperasian satuan kerja.
Sistem Management By Objective Yang Efektif
1. Adanya komitmen para manajer tujuan pribadi dan organisasi, sehingga dia harus berjumpa dengan bawahannya untuk memberikan penetapan tujuan dan menilainya.
2. Penetapan tujuan manajemen puncak yang dinyatakan dalam nilai tertentu yang dapat diukur, sehingga antara manajer dan bawahan mempunyai gagasan yang jelas tentang apa yang diharapkan oleh manajemen puncak, sehingga dapat diketahui antara individu dengan tujuan organisasi secara keseluruhan.
3. Tujuan perseorangan, dimana antara manajer dan bawahan harus merumuskan tujuan bersama dan tanggung jawab terhadap bagiannya secara jelas guna memahami tentang apa yang akan dicapai.
4. Perlunya partisipasi semua pihak,dimana semakin besar partisipasi dari semua anggota, maka semakin besar tujuan yang akan tercapai.
5. Otonomi dan implementasi rencana, disini bawahan dan manajer bebas untuk me- ngembangkan dan mengimplementasikan program-program pencapaian tujuannya.
6. Peninjauan kembali prestasi yang dilakukan secara periodik terhadap kemajuan tujuan.
Kebaikan dan Kelemahan MBO
Kebaikan :
1. Mengetahui apa yang diharap-harapkan dari organisasi.
2. Membantu manajer membuat tujuan dan sasaran.
3. Memperbaiki komunikasi vertikal antara manajer dengan bawahan
4. Membuat proses evaluasi.
Kelemahan :
1. Kelemahan yang melekat pada proses MBO, dalam konsumsi waktu dan biaya yang besar.
2. Dalam hal pengembangan dan implementasi program-program MBO.
Unsur-unsur Efektivitas MBO
1. Agar MBO sukses maka manajer harus memahami dan mempunyai terampilan secara mengetahui kemanfaatan dan kegunaan dari MBO.
2. Tujuan merupakan hal yang realistis dan mudah dipahami oleh siapapun juga, sehingga tujuan ini sering digunakan untuk mengevaluasi prestasi kerja dari manajer, apakah dia berhasil dalam tugasnya atau gagal.
3. Top manajer harus menjaga sistem MBO ini tetap hidup dan berfungsi sebagaimana mestinya.
4. Tanpa partisipasi semua pihak tidaklah mungkin program MBO ini berjalan, maka semua pihak harus mengetahui posisinya dalam hubungannya dengan tujuan yang akan dicapai, umpan balik terhadapnya sangat berguna.
Perencanaan dan pembuatan keputusan
Fungsi Perencanaan (planning)
Sebelum seorang manajer dapat mengorganisasi, mengarahkan dan mengawasi,
Mereka haruslah membuat rencana yang memberikan tujuan dan arah organisasi.
Perencanaan adalah pemilihan dan penetapan kegiatan, selanjutnya apa yang harus
dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa. Perencanaan adalah suatu proses yang
tidak berakhir bila rencana tersebut telah ditetapkan ; rencana haruslah diimplementa- sikan. Setiap saat selama proses implementasi dan pengawasan, rencana - rencana mungkin memerlukan perbaikan agar tetap berguna. "Perencanaan kembali" kadang-kadang dapat menjadi faktor kunci agar mampu menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi baru secepat mungkin.
Salah satu aspek yang juga penting dalam perencanaan adalah pembuatan keputusan (making decision), proses pengembangan dan penyeleksian sekumpulan
kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu.
Ada empat tahapan dalam perencanaan, yaitu :
1. Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan
2. Merumuskan keadaan saat ini
3. Mengindentifikasikan segala peluang dan hambatan
4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan dalam pencapaian tujuan
Ada dua alasan mengapa perencanaan diperlukan yaitu untuk mencapai:
1."Protective bennefits" merupakan hasil dari pengurangan kemungkinan terjadinya
kesalahan dalam pembuatan keputusan.
2."Positive benefit" peningkatan pencapaian tujuan organisasi.
Ada beberapa manfaat Perencanaan antara lain:
1. Membantu manajemen dalam menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan
lingkungan.
2. Perencanaan terkadang cenderung menunda kegiatan
3. Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan
berinovasi. Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penyelesaian
situasi individu dan penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut
terjadi.
PENGERTIAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN
A.Pengertian Keputusan
1.Menurut Ralp C. Davis; Hasil pemecahan masalah yg dihadapinya dengan tegas.
2.Menurut Mary Follet; adalah sesuatu atau sebagai hukum situasi.
3.Menurut James A.F.Stoner; adalah pemilihan diantara alternatif-alternatif.
4.Menurut Prof. Dr. Prajudi Atmosudirjo, SH; suatu pengakhiran daripada proses pemikiran tentang suatu masalah atau problem untuk menjawab pertanyaan apa yang harus diperbuat guna mengatasi masalah tersebut, dengan menjatuhkan pilihan pada suatu alternatif.
Kesimpulan bahwa keputusan merupakan pemecahan masalah sebagai suatu hukum situasi yang dilakukan melalui pemilihan suatu alternatif dari beberapa alternatif.
B. Pengertian Pengambilan Keputusan
1.Menurut George R. Terry; adalah pemilihan alternatif perilaku (kelakuan tertentu dari dua atau lebih alternatif yang ada)
2.Menurut S.P Siaigan; suatu pendekatan yang sistematis terhadap hakikat alternatif yang dihadapi dan mengambil tindakan yang menurut perhitungan merupakan tindakan yang paling tepat.
3.Menurut James A.F. Stoner; proses yang digunakan untuk memilih suatu tindakan sebagai cara pemecahan masalah.
Kesimpulan; pengambilan keputusan merupakan suatu proses pemilihan alternatif terbaik dari beberapa alternatif secara sistematis untuk ditindaklanjuti (digunakan sebagai suatu cara pemecahan masalah)
C. Pengertian Teori Pengambilan Keputusan
Adalah teori-teori atau teknik-teknik atau pendekatan-pendekatan yang digunakan dalam suatu proses pengambilan keputusan.
Fungsi Dan Tujuan Pengambilan Keputusan
A.Fungsi Pengambilan Keputusan
1.Pangkal permulaan dari semua aktifitas manusia yang sadar dan terarah, baik secara individual maupun kelompok, baik secara institusional maupun secara organisasional.
2.Sesuatu yang bersifat futuristik, artinya bersangkut paut dengan hari depan, masa yang akan datang, dimana efeknya atau pengaruhnya berlangsung cukup lama.
B. Tujuan Pengambilan Keputusan
1.Tujuan yang bersifat tunggal; yaitu terjadi apabila keputusan yang dihasilkan hanya menyangkut satu masalah, artinya bahwa sekali diputuskan, tidak akan ada kaitannya dengan masalah lain.
2.Tujuan yang bersifat ganda; yaitu apabila keputusan yang dihasilkan itu menyangkut lebih dari satu masalah, artinya bahwa satu keputusan yang diambil itu sekaligus memecahkan dua masalah (atau lebih), yang bersifat kontradiktif atau yang bersifat tidak kontradiktif.
1.3 Unsur-Unsur Pengambilan Keputusan
1.Tujuan dari pengambilan keputusan.
2. Identifikasi alternatif-alternatif keputusan untuk memecahkan masalah.
3.Perhitungan mengenai faktor-faktor yang tidak dapat diketahui sebelumnya/diluar jangkauan manusia.
4.Sarana atau alat untuk mengevaluasi atau mengukur hasil dari suatu pengambilan keputusan.
1.4 Dasar-dasar penggambilan keputusan
Menurut George R. Terry
1.Intuisi; memiliki sifat subjektif, sehingga mudah terkena pengaruh
2.Pengalaman; memiliki manfaat bagi pengetahuan praktis, karena pengalaman dapat memperkirakan keadaan sesuatu, dapat memperhitungkan untung rugi, baik buruknya keputusan yang akan diambil.
3.Fakta; dapat memberikan keputusan yang sehat, solid dan baik. Tingkat kepercayaan terhadap pengambilan keputusan dapat lebih tinggi, sehingga orang akan menerima keputusan yang dibuat dengan rela dan lapang dada.
4.Wewenang; biasanya dilakukan oleh pimpinan terhadap bawahannya atau orang yang lebih tinggi kedudukannya terhadap orang yang rendah kedudukannya.
5.Rasional; keputusan yang dihasilkan bersifat objektif, logis, lebih transparan, konsisten untuk memaksimumkan hasil atau nilai dalam batas kendala tertentu sehingga dapat dikatakan mendekati kebenaran atau sesuai dengan apa yang diinginkan.
1.5 Faktor yang mempengaruhi keputusan.
1.Posisi/Kedudukan
2.Masalah
3.Situasi
4.Kondisi
5.Tujuan
Faktor-faktor lain:
1.Keadaan Intern organisasi
2.Keadaan Ekternal organisasi
3.Tersediannya Informasi yang diperlukan
4.Kepribadian dan kecakapan pengambilan keputusan.
1.6 Jenis-jenis pengambilan keputusan
A.Berdasarkan Progra; Keputusan terprogram dan keputusan tidak terprogram
B.Berdasarkan Lingkungan:
1.Keputusan dalam kondisi pasti
2.Keputusan dalam kondisi berisiko
3.Keputusan dalam kondisi tidak pasti
4.Keputusan dalam kondisi konflik
2.1. Pengertian proses pengambilan keputusan; merupakan tahap-tahap yang harus dilakukan guna untuk membuat keputusan.
2.2 Proses pengambilan keputusan keputusan
A. Penemuan masalah; merupakan tahap dimana harus didefinisikan dengan jelas sehingga perbedaan antara masalah dan bukan masalah (issu) menjadi jelas.
B. Pemecahan masalah; merupakan tahap dimana masalah yang sudah ada kemudian diselesaikan dengan langkah-langkah sbb:
1. Identifikasi alternatif-alternatif keputusan untuk memecahkan maslaha
2. Perhitungan mengenai faktor-faktor yang tidak dapat diketahui sebelumnya atau diluar jangkauan manusia, identifikasi peristiwa yang akan datang
3. Pembuatan alat ung mengevaluasi atau mengukur hasil.
4. Pemilihan dan penggunanaan model pengambilan keputusan.
C. Pengambilan keputusan ; berdasarkan pada keadaan lingkungan atau kondisi yang ada, spt kondisi pasti, berisiko, kondisi tidak pasti, dan konflik.
Pendapat mengenai proses pengambilan keputusan:
Herbert A. Simon
Fase intelegensia; merupakan fase penelusuran infomasi untuk keadaan yang memungkinkan dalam rangka pengambilan keputusan (pengamatan lingkungan).
Fase desain; fase pencarian, pengembangan serta analisa kemungkinan tindakan :
a. Identifikasi masalah
b. Formulasi masalah
3. Fase pemilihan; fase seleksi alternatif yang dilakukan dari alternatif tersebut. Alternatif yang dipilih kemudian diputuskan dan dilaksanakan.
b. Ricahrad I. Levin, dkk
Observasi;
Analisa dan pengenalan masalah
Pengembangan model
Memilih data masukan yang sesuai
Perumusan dan pengetesan yang dapat dipertanggungjawabkan
Penerapan pemecahan.
c. Sir Francis Bacon
Merumuskan/identifikasi masalah
Mengumpulkan informasi yang relevan.
Mencari alternatif tindakan
Analisis alternatif
Memilih alternatif terbaik
Melaksanakan keputusan dan evaluasi hasil
MODEL PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Pengertian
Model adalah percontohan yang mengandung unsur yang bersifat penyederhanaan untuk dpt ditiru (jika perlu). Pengambilan keputusan itu sendiri merupakan proses berurutan yang memerlukan penggunaan model secara tepat dan benar.
Pentingnya model dalam pengambilan keputusan:
Untuk mengetahui apakah hubungan yang bersifat tunggal dari unsur-unsur itu ada relevansinya terhadap maslah yang akan dipecahkan/diselesaikan itu.
Untuk memperjelas (secara ekplisit) mengenai hubungan signifikan di antara unsur-unsur tersebut.
Untuk merumuskan hipotesis mengenai hakikat hubungan-hubungan anatara variabel. Hubungan ini dalam bentuk matematika
Untuk memberikan pengelolaan terhadap pengambilan keputusan.
KLASIFIKASI MODEL PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Tujuannya: model latihan, model penelitian, model keputusan, model perencanaan, dan model lainnya.
Bidang penerapan(field of application): model tentang transportasi, persediaan barang, pendidikan, keshatan dsb.
Tingkatatan (level): model tingkat manajemen kantor, tingkat kebijakan nasional, kebijakan regional, kebijakan lokal dsb.
Ciri waktunya (time character): model statis dan model dinamis.
Bentuknya (form): model dua sisi, satu sisi, tiga dimensi, model konflik, model non konflik, dsb
Pengembangan analitik: tingkat dimana matematika perlu digunakan
Konpleksitas: model sangat terinci, model sederhana, model global, model keseluruhan dll
Formalisasi: model mengenai dimana interaksi itu telah direncanakan dan hasilnya sudah dapat diramalkan, namun secara formal perlu dibicarakan.
Quade membedakan model dalam dua type:
Model quantitatif: serangkaian asumsi yang tepat yg dinyatakan dalam serangkaian hubungan matematis yg pasti.
Model kualitatif: didasarkan pd asumsi-asumsi yg ketapatannya kurang jika dibandingkan dengan kuantitatif.
Gullet dan Hicks memberikan klasifikasi model sbb:
Model probabilitas
Konsep ttg nila-nilai harapan
Model matriks
Model pohon keputusan
Kurva Indiferen
Model simulasi komputer
Robert D Spech mengelompokan model sbb:
Model matematika
Model komputer
Model permainan operasional
Model verbal
Model fisik
KEPUTUSAN DALAM SUASANA RISK ( DENGAN PROBABILITA )
Tahap-tahap:
Diawali dengan mengidentifikasikan bermacam-macam tindakan yang tersedia dan layak
Peristiwa-peristiwa yang mungkin dan probabilitas terjadinya harus dapat diduga
Pay off untuk suatu tindakan dan peristiwa tertentu ditentukan
Teknik yang digunakan:
Expected Value (Nilai Ekspektasi)
Expected Opportunity Loss ( EOL )
Untuk meminimumkan kerugian yang disebabkan karena pemilihan alternatif keputusan tertentu. Keputusan yang direkomendasikan criteria expected value dan expected opportunity loss adalah sama, dan ini bukan suatu kebetulan karena kedua metode ini selalu memberikan hasil yang sama, sehingga cukup salah satu yang dipakai, tergantung tujuannya. Hanya criteria ini sangat tergantung pada perkiraan probabilita yang akurat.
Expected Value of Perfect Information (EVPI)
Merupakan perluasan dari criteria EV dan EOL, atau dengan kata lain informasi yang didapat pengambil keputusan dapat mengubah suasana risk menjadi certainty (membeli tambahan informasi untuk membantu pembuat keputusan). EVPI sama dengan EOL minimum (terbaik), karena EOL mengukur selisih EV terbaik keputusan dalam suasana risk dan certainty.
BENTUK BENTUK PEMBUATAN KEPUTUSAN DALAM ORGANISASI
Pembuatan keputusan yaitu proses serangkaian kegiatan yang akan dilakukan dalam penyelesaian suatu masalah.Pembuatan keputusan ini dilakukan oleh setiap jabatan dalam organisasi. Manajer akan membantu keputusan yang berbeda dalam situasi dan kondisi yang berbeda pula.
Bentuk keputusan ini bisa berupa keputusan yang deprogram (Programmed decisions) atau tidak, bisa juga dibedakan antara keputusan yang dibuat di bawah kondisi kepastian, resiko dan ketidak pastian.
Keputusan terprogram yaitu keputusan yang dibuat menurut kebiasaan, aturan atau prosedur yang terjadi secara rutin dan berulang-ulang. Contoh : penetapan gaji pegawai, prosedur penerimaan pegawai baru, prosedur kenaikan jenjang kepegawaian dan sebagainya.
Keputusan tidak terprogram (non-programmed decisions), yaitu keputusan yang dibuat karena terjadinya masalah-masalah khusus atau tidak biasanya. Contoh : pengalokasian sumber daya - sumber daya organisasi, penjualan yang merosot tajam, pemakaian teknologi yang termodern, dan lain sebagainya.
Keputusan dengan kepastian,resiko dan ketidak-pastian, ini tergantung dari beberapa aspek yang tidak dapat diperkirakan dan dipastikan sebelumnya, seperti reaksi pesaing, perubahan perekonomian, perubahan teknologi, perilaku konsumen dan lain sebagainya. Oleh karena itu ini terbagi dalam tiga jenis situasi, yaitu :
Kepastian ( certainty ), yaitu dengan diketahuinya keadaan yang akan terjadi diwaktu mendatang, karena tersedianya informasi yang akurat dan responsibility.
Resiko(risk),yaitu dengan diketahuinya kesempatan atau probabilitas setiap kemungkinan yang akan terjadi serta hasilnya, tetapi informasi yang lengkap tidak dimiliki oleh organisasi atau perusahaan.
Ketidak pastian ( uncertainty ), dimana manajer tidak mengetahui probabilitas yang dimiliki serta tidak diketahuinya situasi yang akan terjadi diwaktu mendatang, karena tidak mempunyai informasi yang dibutuhkan. Umumnya ini menyangkut keputusan yang kritis dan paling menarik.
Proses Pembuatan Keputusan
1. Pemahaman dan Perumusan Masalah
Manajer harus dapat menemukan masalah apa yang sebenarnya, dan menentukan bagian-bagian mana yang harus dipecahkan dan bagian mana yang seharusnya dipecahkan.
2. Pengumpuland an Analisa Data yang Relevan
Setelah masalahnya ditemukan, lalu ditentukan dan dibuatkan rumusannya untuk membuat keputusan yang tepat.
3. Pengembangan Alternatif
Pengembangan alternatif memungkinkan menolak kecenderungan membuat keputusan yang cepat agar tercapai keputusan yang efektif.
4. Pengevaluasian terhadap alternatif yang digunakan
Menilai efektivitas dari alternatif yang dipakai, yang diukur dengan menghubungkan tujuan dan sumber daya organisasi dengan alternatif yang realistic serta menilai seberapa baik alternatif yang diambil dapat membantu pemecahan masalah.
5. Pemilihan Alternatif Terbaik
Didasarkan pada informasi yang diberikan kepada manajer dan ketidak sempurnaan kebijaksanaan yang diambil oleh manajer.
6. Implementasi Keputusan
Manajer harus menetapkan anggaran, mengadakan dan mengalokasikan sumber daya yang diperlukan, serta memperhatikan resiko dan ketidak puasan terhadap keputusan yang diambil. Sehingga perlu dibuat prosedur laporan kemajuan periodic dan mempersiapkan tindakan korektif bila timbul masalah baru dalam keputusan yang dibuat serta mempersiapkan peringatan dini atas segala kemungkinan yang terjadi.
7. Evaluasi atas Hasil Keputusan
Implementasi yang telah diambil harus selalu dimonitor terus-menerus, apakah berjalan lancar dan memberikan hasil yang diharapkan.
Keterlibatan Bawahan Dalam Pembuatan Keputusan
Keterlibatan bawahan dalam pembuatan keputusan dapat bersifat resmi missal dengan pembuatan kelompok, bisa juga bersifat tidak resmi missal dengan meminta gagasan dan saran-saran. Pembuatan keputusan yang didasarkan pada sifat formal lebih efektif karena banyak masukan-masukan pengetahuan yang lainnya. karakteristik situasi keputusan dan gaya pembuatan keputusan manajemen akan mempengaruhi dan menentukan apakah pembuatan keputusan dilakukan secara kelompok atau tidak.
Metode Kuantitatif Dalam Pembuatan Keputusan
Operasi organisasi semakin komplek dan mahal, sehingga semakin sulit dan penting manajer dalam membuat rencana dan keputusan. Untuk itu diperlukan bantuan berbagai teknik dan peralatan kuantitatif. Teknik dan peralatan kuantitatif pembuatan keputusan dikenal dengan nama teknik management science dan operations research. Riset operasi menggambarkan, memahami, dan memperkirakan perilaku berbagai sistem yang komplek dalam kehidupan manusia. Tujuannya menyediakan informasi yang akurat.
KOORDINASI & RENTANG MANAJEMEN
I. PENGANTAR
Koodinasi dan rentang menajemen adalah salah satu dari fungsi –fungsi manajemen yang harus dipunyai dan dikuasai oleh seorang Manajer, ketika melakukan tugasnya dalam suatu organisasi atau suatu manajemen. Banyak bentuk organisasi di masyarakat, misalnya negara, partai politik, perkumpulan masyarakat, bahkan bentuk organisasi yang paling kecil yaitu keluarga dan lain sebagainya. Kata organisasi yaitu sebagai suatu lembaga atau fungsional, seperti perguruan tinggi, rumah sakit, perwakilan pemerintah, perwakilan dagang, perkumpulan olah raga dan lain sebagainya. Dan masing - masing manajer punya cara sendiri – sendiri dalam melakukan tugas mengkoordinasi, sesuai organisasi yang dia punyai. Semua itu dilakukan sebagai proses kepada para anggotanya untuk mencapai tujuan organisasi yang efektif.
I I. KOORDINASI
Adalah proses pengintegrasian tujuan dan kegiatan pada satuan yang terpisah pada suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.
Coordinating atau mengkoordinasi merupakan salah satu fungsi manajemen untuk
melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan
kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan
bawahan, sehingga terdapat kerjasama yang terarah dalam usaha mencapai tujuan
organisasi. Usaha yang dapat dilakukan untuk mencapai tujuan itu, antara lain dengan
memberi instruksi, perintah, mengadakan pertemuan untuk memberikan penjelasan
bimbingan atau nasihat, dan mengadakan coaching dan bila perlu memberi teguran.
Menurut G. R. Terry dalam bukunya, Principle of Management :
Koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron / teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang
seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan.
Menurut tinjauan manajemen, koordinasi menurut Terry meliputi :
1. Jumlah usaha baik secara kuantitatif, maupun secara kualitatif
2. Waktu yang tepat dari usaha-usaha tersebut
3. Directing atau penentuan arah usaha-usaha tersebut
Untuk melihat kemampuan seorang manajer dalam memimpin dan melakukan koordinasi, dapat dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen. Koordinasi didefinisikan sebagai proses penyatuan tujuan-tujuan perusahaan dan kegiatan pada tingkat satu- satuan yang terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Koordinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya, sebab tanpa ini setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, yang akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri.
1. Pedoman Koordinasi :
a. Koordinasi harus terpusat, sehingga ada unsur pengendalian guna menghindari tiap
bagian bergerak sendiri- sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada dalam setiap
bagian, ingat bahwa organisasi merupakan kumpulan dari orang- orang yang punya
kebutuhan dan keinginan berbeda.
b. Koordinasi harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling
mengisi dan memberi.
c. Koordinasi harus berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang saling menyam-
bung selalu terjadi, selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya keterkaitan dengan
kegiatan sebelumnya.
d. Koordinasi harus menggun akan pendekatan multi instansional, dengan wujud saling
memberikan informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih
tugas yang satu dengan tugas yang lain.
2. Kebaikan dan Hambatan Koordinasi yang Efektif
Kebaikan :
a. Beban tiap bagian tidak terlalu berat, karena adanya keseimbangan antar bagian.
b. Tiap bagian akan memperoleh informasi yang jelas dalam partisipasi pencapaian tuju-
an dan tahu peranannya masing - masing sehingga dapat memberikan saran dan
komentar terhadap kemungkinan ketidak serasian antar bagian.
c. Skedul kerja saling terkait sehingga menjamin penyelesaian pekerjaan tepat pada
waktunya.
Hambatan :
a. Perbedaan tiap bagian dalam orientasi pencapaian tujuan.
b. Perbedaan dalam orientasi waktu masing-masing bagian.
c. Perbedaan orientasi antar pribadi.
d. Perbedaan dalam formalitas struktur.
3. Pendekatan Untuk Mencapai Koordinasi yang Efektif
a. Menggunakan pendekatan teknik - teknik dasar manajemen yang berupa hirarki ma-
manajerial, rencana dan tujuan sebagai dasar bertindak.
b. Meningkatkan koordinasi potensial bila tiap bagian saling tergantung satu dengan
lainnya serta lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat ditingkatkan
dengan melalui dua cara, yaitu :
* Sistem informasi vertikal, penyaluran data – data melalui tingkatan - tingkatan
organisasi. Komunikasi ini bisa di dalam atau di luar lantai perintah.
* Hubungan lateral (horizontal), dengan membiarkan informasi dipertukarkan dan
keputusan dibuat pada tingkat dimana informasi diperlukan. Ada beberapa
hubungan lateral :
- Hubungan langsung
- Hubungan kelompok langsung
- Hubungan silang
4. Dasar Mekanisme Pengkoordinasi
a. Hirarki manajerial
b. Aturan dan prosedur organisasi tersebut
c. Rencana dan penetapan tujuan organisasi
III. RENTANG MANAJEMEN ( SPAN OFF CONTROL )
Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendali-
kan secara efektif oleh seorang manajer. Pengertian rentang manajemen dapat bermacam-macam, ada yang mengatakan span of control, span of authority, span of attention atau span of supervition.
Berapa sebenarnya bawahan seorang manajer agar manajer dapat melaksanakan tugasnya dengan efektif dan efisien. Disini belum ada ketentuan yang pasti berapa seha- seharusnya bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya. Bawahan yang terlalu banyak kurang baik, demikian pula jumlah bawahan yang terlalu sedikit juga kurang baik. Ada 2 alasan mengapa ada penentuan rentang yang baik dan tepat. Pertama rentang mana- jemen mempengaruhi penggunaan efisiensi dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dan bawahan mereka.Kedua,adanya hubungan antara rentang manajemen dengan struktur organisasi,dimana semakin sempit rentang manajemen struktur organisasi akan berbentuk “tall”, sedang rentang manajemen yang melebar akan membentuk struktur organisasi “flat” yang berarti tingkatan manajemen semakin sedikit.
1. Penentuan rentang yang tepat
a. Rentang manajemen mempengaruhi penggunaan efisien dari manajer dan pelaksa-
naan kerja efektif dari bawahan mereka.
b. Ada hubungan antara rentang manajemen di seluruh organisasi dan struktur
organisasi.
2. Pendekatan Graicunas
Dalam memilih suatu rentangan, manajer harus mempertimbangkan tidak hanya hubungan satu dengan satu secara langsung dengan bawahan yang diawasi, tetapi juga hubungan mereka dengan bawahan dalam kelompok dua atau lebih.
Rumus: R=n{2(n-1)+(n-1)}
dalam hal ini:
* R: jumlah hubungan
* N: jumlah bawahan
3. Pilihan dalam meningkatkan jumlah karyawan
a. Rentang manajemen naik
b. Hirarki tingkatan manajemen naik
c. Kombinasi keduanya
4. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Rentang Manajemen
a. Kesamaan fungsi-fungsi dari anggota- anggota suatu organisasi.
Kesamaan fungsi- fungsi berarti dapat diatur lagi agar manajer lebih mudah menga-
mengawasi. Mungkin dengan fungsi yang yang sama, beberapa karyawan atau bagian
disatukan agar mudah dan lebih efektif dikendalikan.
b. Kedekatan geografis dalam suatu organisasi.
Suatu organisasi yang mempunyai cabang-cabang yang luas disuatu wilayah harus
diatur agar efisien tapi tetap efektif.
c. Tingkat pengawasan langsung yang dibutuhkan.
Semakin tinggi tingkat pengawasan langsung yang dibutuhkan akan semakin banyak
karyawan dan rentang manajemen yang dibutuhkan.
d. Tingkat koordinasi pengawasan yang dibutuhkan.
Semakin banyak tingkat koordinasi pengawasan, yang bisa berarti semakin panjang
struktur suatu organisasi akan semakin menambah jumlah karyawan atau manajer lini
yang harus dikendalikan.
e. Bantuan organisasi yang tersedia bagi pengawas.
Komunikasi Dalam Organisasi
Komunikasi adalah sebuah tindakan untuk berbagi informasi, gagasan atau pun pendapat dari setiap partisipan komunikasi yang terlibat didalamnya guna mencapai kesamaan makna. Tindak komunikasi tersebut dapat dilakukan dalam berbagai konteks. Konteks komunikasi yang telah dibahas pada modul-modul sebelumnya adalah komunikasi antarpribadi (interpersonal Communication) dan komunikasi kelompok.Konteks komunikasi selanjutnya yang akan kita bahas adalah komunikasi organisasi.
Tindak komunikasi dalam suatu organisasi berkaitan dengan pemahaman mengenai peristiwa komunikasi yang terjadi didalamnya, seperti apakah instruksi pimpinan sudah dilaksanakan dengan benar oleh karyawan atau pun bagaimana karyawan/bawahan mencoba menyampaikan keluhan kepada atasan, memungkinkan tujuan organisasi yang telah ditetapkan dapat tercapai sesuai dengan hasil yang diharapkan. Ini hanya satu contoh sederhana untuk memperlihatkan bahwa komunikasi merupakan aspek penting dalam suatu organisasi, baik organisasi yang mencari keuntungan ekonomi maupun organisasi yang bersifat sosial kemasyarakatan.
Pengertian komunikasi Organisasi
Sebelum membahas pengertian komunikasi organisasi sebaiknya kita uraikan terminologi yang melekat pada konteks komunikasi organisasi, yaitu komunikasi dan organisasi. Komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau ‘common” dalam Bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna, “commonness”. Atau dengan ungkapan yang lain, melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipan lainnya. Kendala utama dalam berkomunikasi adalah kita seringkali mempunyai makna yang berbeda terhadap lambang yang sama.
Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss dalam Human Communication menguraikan ada tiga model dalam komunikasi:
1. Model komunikasi linier (one-way communication), dalam model ini komunikator
memberikan suatu stimuli dan komunikan melakukan respon yang diharapkan tanpa
mengadakan seleksi dan interpretasi. Komunikasinya bersifat monolog.
2. Model komunikasi interaksional. Sebagai kelanjutan dari model yang pertama, pada
tahap ini sudah terjadi feedback atau umpan balik. Komunikasi yang berlangsung
bersifat dua arah dan ada dialog, di mana setiap partisipan memiliki peran ganda,
dalam arti pada satu saat bertindak sebagai komunikator, pada saat yang lain
bertindak sebagai komunikan.
3. Model komunikasi transaksional. Dalam model ini komunikasi hanya dapat
dipahami dalam konteks hubungan (relationship) antara dua orang atau lebih.
Pandangan ini menekankan bahwa semua perilaku adalah komunikatif. Tidak ada
satupun yang tidak dapat dikomunikasikan.
Mengenai organisasi, salah satu defenisi menyebutkan bahwa organisasi merupakan suatu kumpulan atau sistem individual yang melalui suatu hirarki/jenjang dan pembagian kerja, berupaya mencapai tujuan yang ditetapkan. Dari batasan tersebut dapat digambarkan bahwa dalam suatu organisasi mensyaratkan:
1. adanya suatu jenjang jabatan ataupun kedudukan yang memungkinkan semua individu dalam organisasi tersebut memiliki perbedaan posisi yang jelas, seperti pimpinan, staf pimpinan dan karyawan.
2. adanya pembagian kerja, dalam arti setiap orang dalam sebuah institusi baik yang komersial mau pun sosial, memiliki satu bidang pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya.
Dengan landasan konsep-konsep komunikasi dan organisasi sebagaimana yang telah diuraikan, maka kita dapat memberi batasan tentang komunikasi organisasi secara sederhana, yaitu komunikasi antarmanusia (human communication) yang terjadi dalam kontek organisasi. Atau dengan meminjam definisi dari Goldhaber, komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergabung satu sama lain (the flow of messages within a network of interdependent relationships).
Sebagaimana telah disebut terdahulu, bahwa arus komunikasi dalam organisasi meliputi komunikasi vertikal dan komunikasi horisontal. Masing-masing arus komunikasi tersebut mempunyai perbedaan fungsi yang sangat tegas. Ronald Adler dan George Rodman dalam buku Understanding Human Communication, mencoba menguraikan masing-masing, fungsi dari kedua arus komunikasi dalam organisasi tersebut sebagai berikut:
1. Downward communication, yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:
a) Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja ( job instruction )
b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan
( job retionnale )
c) Penyampaian informasi mengenai peraturan - peraturan yang berlaku ( procedures
and practices )
d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
2. Upward communication,yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate)
mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini
adalah:
a) Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah
dilaksanakan
b) Penyampaian informasi tentang persoalan - persoalan pekerjaan ataupun tugas
yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan
c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan
d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.
3. Horizontal communication, yaitu tindak komunikasi ini berlangsung di antara para
karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus
komunikasi horisontal ini adalah:
a) Memperbaiki koordinasi tugas
b) Upaya pemecahan masalah
c) Saling berbagi informasi
d) Upaya pemecahan konflik
e) Membina hubungan melalui kegiatan bersama.
Proses Komunikasi
Dalam dataran teoritis, paling tidak kita mengenal atau memahami komunikasi dari dua perspektif, yaitu:
1. Perspektif kognitif. Komunikasi menurut Colin Cherry, yang mewakili perspektif kognitif adalah penggunaan lambang - lambang ( symbols ) untuk mencapai kesamaan makna atau berbagi informasi tentang satu objek atau kejadian. Informasi adalah sesuatu ( fakta, opini, gagasan) dari satu partisipan kepada partisipan lain melalui penggunaan kata - kata atau lambang lainnya. Jika pesan yang disampaikan diterima secara akurat, receiver akan memiliki informasi yang sama seperti yang dimiliki sender, oleh karena itu tindak komunikasi telah terjadi.
2. Perspektif perilaku. Menurut BF. Skinner dari perspektif perilaku memandang komunikasi sebagai perilaku verbal atau simbolik di mana sender berusaha mendapatkan satu efek yang dikehendakinya pada receiver. Masih dalam perspektif perilaku, FEX Dance menegaskan bahwa komunikasi adalah adanya satu respons melalui lambang - lambang verbal di mana simbol verbal tersebut bertindak sebagai stimuli untuk memperoleh respons. Kedua pengertian komunikasi yang disebut terakhir, mengacu pada hubungan stimulus respons antara sender dan receiver.
Setelah kita memahami pengertian komunikasi dari dua perspektif yang berbeda, kita mencoba melihat proses komunikasi dalam suatu organisasi. Menurut Jerry W. Koehler dan kawan-kawan, bagi suatu organisasi, perspektif perilaku dipandang lebih praktis karena komunikasi dalam organisasi bertujuan untuk mempengaruhi penerima (receiver). Satu respons khusus diharapkan oleh pengirim pesan (sender) dari setiap pesan yang disampaikannya. Ketika satu pesan mempunyai efek yang dikehendaki, bukan suatu persoalan apakah informasi yang disampaikan tersebut merupakan tindak berbagi informasi atau tidak.
Sekarang kita mencoba memahami proses komunikasi antarmanusia yang disajikan dalam suatu model berikut:
Proses komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu ataupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain, sebagai berikut:
1. Langkah pertama yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan. Ideation ini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan.
2. Langkah kedua dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kaya, tanda-tanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain. Pesan atau message adalah alat-alat di mana sumber mengekspresikan gagasannya dalam bentuk bahasa lisan, bahasa tulisan ataupun perilaku nonverbal seperti bahasa isyarat, ekspresi wajah atau gambar-gambar.
3. Langkah ketiga dalam proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang telah disandi (encode). Sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan cara berbicara, enulis, menggambar ataupun melalui suatu tindakan tertentu. Pada langkah ketiga ini, kita mengenal istilah channel atau saluran, yaitu alat-alat untuk menyampaikan suatu pesan. Saluran untuk komunikasi lisan adalah komunikasi tatap muka, radio dan telepon. Sedangkan saluran untuk komunikasi tertulis meliputi setiap materi yang tertulis ataupun sebuah media yang dapat mereproduksi kata-kata tertulis seperti: televisi, kaset, video atau ohp (overheadprojector). Sumber berusaha untuk mebebaskan saluran komunikasi dari gangguan ataupun hambatan, sehingga pesan dapat sampai kepada penerima seperti yang dikehendaki.
4. Langkah keempat, perhatian dialihkan kepada penerima pesan. Jika pesan itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang. Dalam proses ini, penerima melakukan decoding, yaitu memberikan penafsiran interpretasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya. Pemahaman (understanding) merupakan kunci untuk melakukan decoding dan hanya terjadi dalam pikiran penerima. Akhirnya penerimalah yang akan menentukan bagaimana memahami suatu pesan dan bagaimana pula memberikan respons terhadap pesan tersebut.
5. Proses terakhir dalam proses komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima. Respons atau umpan balik dari penerima terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata ataupun tindakan-tindakan tertentu. Penerima bisa mengabaikan pesan tersebut ataupun menyimpannya. Umpan balik inilah yang dapat dijadikan landasan untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi.
Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, tindak komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu:
1. Fungsi informatif
Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu.
Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.
2. Fungsi Regulatif
Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:
1. atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada:
1. keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah
2. kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi
3. kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi
4. tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.
2. berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
3. Fungsi Persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
4. Fungsi Integratif
Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.
Memahami Komunikasi dalam Organisasi
Persoalan-persoalan mengenai gaya komunikasi, pengeruh kekuasaan dalam organisasi dan upaya memperbaiki kemampuan berkomunikasi dalam organisasi, merupakan bahan-bahan yang akan dibahas dalam kegiatan belajar 2 berikut.
Gaya komunikasi atau communication style akan memberikan pengetahuan kepada kita tentang bagaimana perilaku orang-orang dalam suatu organisasi ketika mereka melaksanakan tindak berbagi informasi dan gagasan. Sementara pada pengaruh kekuasaan dalam organisasi, kita akan mengkaji jenis-jenis kekuasaan yang digunakan oleh orang-orang dalam tataran manajemen sewaktu mereka mencoba mempengaruhi kemampuan berkomunikasi dalam organsasi, kita akan diajak untuk memikirkan bagaimana mendefinisikan tujuan kita sehubungan dengan tugas dalam organisasi, bagaimana kita memilih orang yang tepat untuk diajak kerjasama dan bagaimana kita memilih saluran yang efektif untuk melaksanakan tugas tersebut.
Gaya Komunikasi
Gaya komunikasi (communication style) didefinisikan sebagai seperangkat perilaku antarpribadi yang terspesialisasi yang digunakan dalam suatu situasi tertentu (a specialized set of intexpersonal behaviors that are used in a given situation).
Masing-masing gaya komunikasi terdiri dari sekumpulan perilaku komunikasi yang dipakai untuk mendapatkan respon atau tanggapan tertentu dalam situasi yang tertentu pula. Kesesuaian dari satu gaya komunikasi yang digunakan, bergantung pada maksud dari pengirim (sender) dan harapan dari penerima (receiver).
Ada enam gaya komunikasi yang akan kita bahas dalam kegiatan belajar 2 ini, yaitu:
1. The controlling style
Gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way communications.
Pihak-pihak yang memakai controlling style of communication ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk berharap pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian untuk berbagi pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian pada umpan balik, kecuali jika umpan balik atau feedback tersebut digunakan untuk kepentingan pribadi mereka. Para komunikator satu arah tersebut tidak khawatir dengan pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusaha menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi pandangan-pandangannya.
Pesan-pesan yag berasal dari komunikator satu arah ini, tidak berusaha ‘menjual’ gagasan agar dibicarakan bersama namun lebih pada usaha menjelaskan kepada orang lain apa yang dilakukannya. The controlling style of communication ini sering dipakai untuk mempersuasi orang lain supaya bekerja dan bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk kritik. Namun demkian, gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, tidak jarang bernada negatif sehingga menyebabkan orang lain memberi respons atau tanggapan yang negatif pula.
2. The equalitarian style
Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan. The equalitarian style of communication ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way traffic of communication).
Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota organisasi dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama.
Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi yang bermakna kesamaan ini, adalah orang-orang yang memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina hubungan yang baik dengan orang lain baik dalam konteks pribadi maupun dalam lingkup hubungan kerja. The equalitarian style ini akan memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, sebaba gaya ini efektif dalam memelihara empati dan kerja sama, khususnya dalam situasi untuk mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan yang kompleks. Gaya komunikasi ini pula yang menjamin berlangsungnya tindak berbagi informasi di antara para anggota dalam suatu organisasi.
3. The structuring style
Gaya komunikasi yang berstruktur ini, memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk mempengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut.
Stogdill dan Coons dari The Bureau of Business Research of Ohio State University, menemukan dimensi dari kepemimpinan yang efektif, yang mereka beri nama Struktur Inisiasi atau Initiating Structure. Stogdill dan Coons menjelaskan mereka bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien adalah orang-orang yang mampu merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih memantapkan tujuan organisasi, kerangka penugasan dan memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang muncul.
4. The dynamic style
Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented). The dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen).
Tujuan utama gaya komunikasi yang agresif ini adalah mestimulasi atau merangsang pekerja/karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat dan lebih baik. Gaya komunikasi ini cukup efektif digunakan dalam mengatasi persoalan-persoalan yang bersifat kritis, namun dengan persyaratan bahwa karyawan atau bawahan mempunyai kemampuan yang cukup untuk mengatasi masalah yang kritis tersebut.
5. The relinguishing style
Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain.
Pesan-pesan dalam gaya komunikasi ini akan efektif ketika pengirim pesan atau sender sedang bekerja sama dengan orang-orang yang berpengetahuan luas, berpengalaman, teliti serta bersedia untuk bertanggung jawab atas semua tugas atau pekerjaan yang dibebankannya.
6. The withdrawal style
Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut.
Dalam deskripsi yang kongkrit adalah ketika seseorang mengatakan: “Saya tidak ingin dilibatkan dalam persoalan ini”. Pernyataan ini bermakna bahwa ia mencoba melepaskan diri dari tanggung jawab, tetapi juga mengindikasikan suatu keinginan untuk menghindari berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu, gaya ini tidak layak dipakai dalam konteks komunikasi organisasi.
Kesimpulan gaya
Gambaran umum yang diperoleh dari uraian di atas adalah bahwa the equalitarian style of communication merupakan gaya komunikasi yang ideal. Sementara tiga gaya komunikasi lainnya: structuring, dynamic dan relinguishing dapat digunakan secara strategis untuk menghasilkan efek yang bermanfaat bagi organisasi. Dan dua gaya komunikasi terakhir: controlling dan withdrawal mempunyai kecenderungan menghalangi berlangsungnya interaksi yang bermanfaat dan produktif.
KEPEMIMPINAN
Definisi
Ada beberapa pengertian kepemimpinan, antara lain:
1. Kepemimpinan adalah pengaruh antar pribadi, dalam situasi tertentu dan langsung melalui proses komunikasi untuk mencapai satu atau beberapa tujuan tertentu (Tannebaum, Weschler and Nassarik, 1961, 24).
2. Kepemimpinan adalah sikap pribadi, yang memimpin pelaksanaan aktivitas untuk mencapai tujuan yang diinginkan. (Shared Goal, Hemhiel & Coons, 1957)
3. Kepemimpinan adalah suatu proses yang mempengaruhi aktifitas kelompok yang diatur untuk mencapai tujuan bersama (Rauch & Behling, 1984, 46).
4. Kepemimpinan adalah kemampuan seni atau tehnik untuk membuat sebuah kelompok atau orang mengikuti dan menaati segala keinginannya.
5. Kepemimpinan adalah suatu proses yang memberi arti (penuh arti kepemimpinan) pada kerjasama dan dihasilkan dengan kemauan untuk memimpin dalam mencapai tujuan (Jacobs & Jacques, 1990, 281).
Banyak definisi kepemimpinan yang menggambarkan asumsi bahwa kepemimpinan dihubungkan dengan proses mempengaruhi orang baik individu maupun masyarakat. Dalam kasus ini, dengan sengaja mempengaruhi dari orang ke orang lain dalam susunan aktivitasnya dan hubungan dalam kelompok atau organisasi. John C. Maxwell mengatakan bahwa inti kepemimpinan adalah mempengaruhi atau mendapatkan pengikut.
PENGERTIAN PEMIMPIN
Pemimpin adalah inti dari manajemen. Ini berarti bahwa manajemen akan tercapai tujuannya jika ada pemimpin. Kepemimpinan hanya dapat dilaksanakan oleh seorang pemimpin. Seorang pemimpin adalah seseorang yang mempunyai keahlian memimpin, mempunyai kemampuan mempengaruhi pendirian/pendapat orang atau sekelompok orang tanpa menanyakan alasan-alasannya. Seorang pemimpin adalah seseorang yang aktif membuat rencana-rencana, mengkoordinasi, melakukan percobaan dan memimpin pekerjaan untuk mencapai tujuan bersama-sama (Panji Anogara, Page 23).
TUGAS DAN PERAN PEMIMPIN
Menurut James A.F Stonen, tugas utama seorang pemimpin adalah:
1. Pemimpin bekerja dengan orang lain
Seorang pemimpin bertanggung jawab untuk bekerja dengan orang lain, salah satu dengan atasannya, staf, teman sekerja atau atasan lain dalam organisasi sebaik orang diluar organisasi.
2. Pemimpin adalah tanggung jawab dan mempertanggungjawabkan (akontabilitas).
Seorang pemimpin bertanggungjawab untuk menyusun tugas menjalankan tugas, mengadakan evaluasi, untuk mencapai outcome yang terbaik. Pemimpin bertanggung jawab untuk kesuksesan stafnya tanpa kegagalan.
3. Pemimpin menyeimbangkan pencapaian tujuan dan prioritas
Proses kepemimpinan dibatasi sumber, jadi pemimpin harus dapat menyusun tugas dengan mendahulukan prioritas. Dalam upaya pencapaian tujuan pemimpin harus dapat mendelegasikan tugas-tugasnya kepada staf. Kemudian pemimpin harus dapat mengatur waktu secara efektif,dan menyelesaikan masalah secara efektif.
4. Pemimpin harus berpikir secara analitis dan konseptual
Seorang pemimpin harus menjadi seorang pemikir yang analitis dan konseptual. Selanjutnya dapat mengidentifikasi masalah dengan akurat. Pemimpin harus dapat menguraikan seluruh pekerjaan menjadi lebih jelas dan kaitannya dengan pekerjaan lain.
5. Manajer adalah seorang mediator
Konflik selalu terjadi pada setiap tim dan organisasi. Oleh karena itu, pemimpin harus dapat menjadi seorang mediator (penengah).
6. Pemimpin adalah politisi dan diplomat
Seorang pemimpin harus mampu mengajak dan melakukan kompromi. Sebagai seorang diplomat, seorang pemimpin harus dapat mewakili tim atau organisasinya.
7. Pemimpin membuat keputusan yang sulit
Seorang pemimpin harus dapat memecahkan masalah.
Menurut Henry Mintzberg, Peran Pemimpin adalah :
1. Peran hubungan antar perorangan, dalam kasus ini fungsinya sebagai pemimpin yang dicontoh, pembangun tim, pelatih, direktur, mentor konsultasi.
2. Fungsi Peran informal sebagai monitor, penyebar informasi dan juru bicara.
3. Peran Pembuat keputusan, berfungsi sebagai pengusaha, penanganan gangguan, sumber alokasi, dan negosiator
PRINSIP- PRINSIP DASAR KEPEMIMPINAN
Prinsip, sebagai paradigma terdiri dari beberapa ide utama berdasarkan motivasi pribadi dan sikap serta mempunyai pengaruh yang kuat untuk membangun dirinya atau organisasi. Menurut Stephen R. Covey (1997), prinsip adalah bagian dari suatu kondisi, realisasi dan konsekuensi. Mungkin prinsip menciptakan kepercayaan dan berjalan sebagai sebuah kompas/petunjuk yang tidak dapat dirubah. Prinsip merupakan suatu pusat atau sumber utama sistem pendukung kehidupan yang ditampilkan dengan 4 dimensi seperti; keselamatan, bimbingan, sikap yang bijaksana, dan kekuatan. Karakteristik seorang pemimpin didasarkan kepada prinsip-prinsip (Stephen R. Coney) sebagai berikut:
1. Seorang yang belajar seumur hidup
Tidak hanya melalui pendidikan formal, tetapi juga diluar sekolah. Contohnya, belajar melalui membaca, menulis, observasi, dan mendengar. Mempunyai pengalaman yang baik maupun yang buruk sebagai sumber belajar.
2. Berorientasi pada pelayanan
Seorang pemimpin tidak dilayani tetapi melayani, sebab prinsip pemimpin dengan prinsip melayani berdasarkan karir sebagai tujuan utama. Dalam memberi pelayanan, pemimpin seharusnya lebih berprinsip pada pelayanan yang baik.
3. Membawa energi yang positif
Setiap orang mempunyai energi dan semangat. Menggunakan energi yang positif didasarkan pada keikhlasan dan keinginan mendukung kesuksesan orang lain. Untuk itu dibutuhkan energi positif untuk membangun hubungan baik. Seorang pemimpin harus dapat dan mau bekerja untuk jangka waktu yang lama dan kondisi tidak ditentukan. Oleh karena itu, seorang pemimpin harus dapat menunjukkan energi yang positif, seperti ;
a. Percaya pada orang lain
Seorang pemimpin mempercayai orang lain termasuk staf bawahannya, sehingga mereka mempunyai motivasi dan mempertahankan pekerjaan yang baik. Oleh karena itu, kepercayaan harus diikuti dengan kepedulian.
b. Keseimbangan dalam kehidupan
Seorang pemimpin harus dapat menyeimbangkan tugasnya. Berorientasi kepada prinsip kemanusiaan dan keseimbangan diri antara kerja dan olah raga, istirahat dan rekreasi. Keseimbangan juga berarti seimbang antara kehidupan dunia dan akherat.
7. Melihat kehidupan sebagai tantangan
Kata ‘tantangan’ sering di interpretasikan negatif. Dalam hal ini tantangan berarti kemampuan untuk menikmati hidup dan segala konsekuensinya. Sebab kehidupan adalah suatu tantangan yang dibutuhkan, mempunyai rasa aman yang datang dari dalam diri sendiri. Rasa aman tergantung pada inisiatif, ketrampilan, kreatifitas, kemauan, keberanian, dinamisasi dan kebebasan.
8. Sinergi
Orang yang berprinsip senantiasa hidup dalam sinergi dan satu katalis perubahan. Mereka selalu mengatasi kelemahannya sendiri dan lainnya. Sinergi adalah kerja kelompok dan memberi keuntungan kedua belah pihak. Menurut The New Brolier Webster International Dictionary, Sinergi adalah satu kerja kelompok, yang mana memberi hasil lebih efektif dari pada bekerja secara perorangan. Seorang pemimpin harus dapat bersinergis dengan setiap orang atasan, staf, teman sekerja.
9. Latihan mengembangkan diri sendiri
Seorang pemimpin harus dapat memperbaharui diri sendiri untuk mencapai keberhasilan yang tinggi. Jadi dia tidak hanya berorientasi pada proses. Proses daalam mengembangkan diri terdiri dari beberapa komponen yang berhubungan dengan: (1) pemahaman materi; (2) memperluas materi melalui belajar dan pengalaman; (3) mengajar materi kepada orang lain; (4) mengaplikasikan prinsip-prinsip; (5) memonitoring hasil; (6) merefleksikan kepada hasil; (7) menambahkan pengetahuan baru yang diperlukan materi; (8) pemahaman baru; dan (9) kembali menjadi diri sendiri lagi.
Mencapai kepemimpinan yang berprinsip tidaklah mudah, karena beberapa kendala dalam bentuk kebiasaan buruk, misalnya: (1) kemauan dan keinginan sepihak; (2) kebanggaan dan penolakan; dan (3) ambisi pribadi. Untuk mengatasi hal tersebut, memerlukan latihan dan pengalaman yang terus-menerus. Latihan dan pengalaman sangat penting untuk mendapatkan perspektif baru yang dapat digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan.
Hukum alam tidak dapat dihindari dalam proses pengembangan pribadi. Perkembangan intelektual seseorang seringkali lebih cepat dibanding perkembangan emosinya. Oleh karena itu, sangat disarankan untuk mencapai keseimbangan diantara keduanya, sehingga akan menjadi faktor pengendali dalam kemampuan intelektual. Pelatihan emosional dimulai dari belajar mendengar. Mendengarkan berarti sabar, membuka diri, dan berkeinginan memahami orang lain. Latihan ini tidak dapat dipaksakan. Langkah melatih pendengaran adalah bertanya, memberi alasan, memberi penghargaan, mengancam dan mendorong. Dalam proses melatih tersebut, seseorang memerlukan pengontrolan diri, diikuti dengan memenuhi keinginan orang.
Mengembangkan kekuatan pribadi akan lebih menguntungkan dari pada bergantung pada kekuatan dari luar. Kekuatan dan kewenangan bertujuan untuk melegitimasi kepemimpinan dan seharusnya tidak untuk menciptakan ketakutan. Peningkatan diri dalam pengetahuan, ketrampilan dan sikap sangat dibutuhkan untuk menciptakan seorang pemimpin yang berpinsip karena seorang pemimpin seharusnya tidak hanya cerdas secara intelektual, tetapi juga emosional (IQ, EQ dan SQ)
HUBUNGAAN ANTARA ORGANISASI, MANAJEMEN DAN KEPEMIMPINAN
Dalam beberapa literatur jika menyebutkan manajemen hampir selalu mengaitkan wadah aktifitas manajemennya, yaitu organisasi. Boleh dikatakan perkembangan ilmu manajemen selalu dikaitkan dengan manajer sebagai pemipin dan lokasi organisasinya. Kita dapat katakana bahwa inti dari organisasi adalah administrasi secara global, inti administrasi adalah manajemen, dan inti manajemen adalah kepemimpinan.
PEMIMPIN MASA DEPAN
Pada awal sudah kami katakan, bahwa berbicara manajemen sangat erat dengan organisasi sebagai wadahnya dan pemimpin sebagai pelaku perubahnya. Untuk itu perlu kita melihat bagaimana pemimpin masa depan dalam mengantisipasi berbagai hal. Menurut Lyal D. Asay (1991). Executive Leadership in health care bahwa ketrampilan kepemimpinan (Leadership Skills) yang harus dimiliki:
1. The Kinds of knowledge and skill need
2. Analytical skills to do logistical evaluation
3. Knowledge of scope of practice
4. Insigt into department’s needs
5. Knowledge of the culture
6. Knowledge of the community
7. Marketing and salesmanship
8. Good interviewing techniques that provide insight into an applicant’s capabilities
9. Ability to close interviews on a positive note.
10. Ability to follow up - persistence, interest, timing
Sedang menurut Jennifer James (1998). Thinking in the future tense Ketrampilan yang dibutuhkan meliputi:
1. Perspektif,
2. Pengenalan pola dan trend: apa yang sedang terjadi
3. Pengetahuan kultural
4. Fleksibilitas
5. Visi
6. Energei
7. Kecerdasan: ketrampilan berfikir
8. Nilai-nilai Global
Tidak ada komentar:
Posting Komentar